Giới thiệu cơ sở dữ liệu

Giới thiệu

Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ giới thiệu cho các bạn về cơ sở dữ liệu.

Microsoft Access là chương trình tạo và quản lý cơ sở dữ liệu. Để hiểu Access, bạn cần phải hiểu các cơ sở dữ liệu.

Trong bài viết này, bạn sẽ học về cơ sở dữ liệu và cách sử dụng nó. Bạn sẽ tự làm quen với sự khác biệt giữa quản lý dữ liệu trong Microsoft Access và Microsoft Excel. Cuối cùng, bạn sẽ xem xét các phần còn lại của bài hướng dẫn về Access.

Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập dữ liệu được lưu trữ trong một hệ thống máy tính. Cơ sở dữ liệu cho phép người dùng nhập, truy cập và phân tích dữ liệu của họ một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nó là một công cụ hữu ích mà bạn nhìn thấy mọi lúc. Đã bao giờ bạn phải chờ đợi trong khi nhân viên lễ tân của bác sĩ nhập thông tin cá nhân của bạn vào máy tính hoặc xem một nhân viên cửa hàng sử dụng máy tính để xem liệu một món hàng có còn trong kho hay không? Nếu có, thì bạn đã thấy cách cơ sở dữ liệu hoạt động rồi đấy.

Cách đơn giản nhất để hiểu một cơ sở dữ liệu là nghĩ về nó như một tập hợp các danh sách. Hãy nghĩ về một trong những cơ sở dữ liệu chúng tôi đã đề cập ở trên: cơ sở dữ liệu thông tin bệnh nhân tại văn phòng bác sĩ. Danh sách nào được chứa trong một cơ sở dữ liệu như thế này? Để bắt đầu, có một danh sách tên bệnh nhân. Sau đó, có một danh sách các cuộc hẹn trong quá khứ, một danh sách về tình hình bệnh của từng bệnh nhân, một danh sách thông tin liên lạc, v.v …

Điều này đúng với tất cả cơ sở dữ liệu, từ đơn giản đến phức tạp nhất. Ví dụ: nếu bạn thích nướng bánh, bạn có thể quyết định giữ một cơ sở dữ liệu có các loại bánh quy mà bạn biết cách làm và những người bạn mà bạn tặng các bánh quy này. Đây là một trong những cơ sở dữ liệu đơn giản nhất mà bạn có thể tưởng tượng ra. Nó có hai danh sách: một danh sách bạn bè của bạn, và một danh sách về bánh quy.

Tuy nhiên, nếu bạn là một nhà làm bánh chuyên nghiệp, bạn sẽ có nhiều danh sách hơn để theo dõi: danh sách khách hàng, danh sách các sản phẩm được bán, danh sách giá cả, danh sách đơn đặt hàng, v.v. Bạn càng thêm nhiều danh sách, cơ sở dữ liệu càng phức tạp.

Trong Access, các danh sách sẽ trở nên phức tạp hơn một chút so với những gì bạn viết trên giấy. Access lưu trữ danh sách dữ liệu của nó trong bảng, cho phép bạn lưu trữ nhiều thông tin chi tiết hơn. Trong bảng dưới đây, danh sách People trong cơ sở dữ liệu của người làm bánh nghiệp dư đã được mở rộng để bao gồm các thông tin khác liên quan đến bạn bè của người làm bánh.

Nếu bạn đã quen thuộc với các chương trình khác trong bộ Microsoft Office, điều này có thể khiến bạn nghĩ đến Excel, Excel cho phép bạn tổ chức dữ liệu theo cách tương tự. Trên thực tế, bạn có thể tạo một bảng tương tự trong Excel.

Tại sao phải sử dụng cơ sở dữ liệu?

Nếu cơ sở dữ liệu thực chất là một tập hợp các danh sách được lưu trữ trong các bảng và bạn có thể tạo các bảng trong Excel, thì tại sao trước tiên bạn lại cần một cơ sở dữ liệu thực sự? Trong khi Excel rất thích hợp cho việc lưu trữ và tổ chức số, Access lại mạnh mẽ hơn trong việc xử lý các dữ liệu không phải số liệu, như tên và mô tả. Dữ liệu phi số liệu đóng một vai trò quan trọng trong hầu hết các cơ sở dữ liệu, và rất quan trọng để có thể sắp xếp và phân tích nó.

Tuy nhiên, điều khiến cơ sở dữ liệu trở nên nổi bật hơn bất kỳ cách lưu trữ dữ liệu khác chính là kết nối. Chúng tôi gọi cơ sở dữ liệu giống như những gì bạn sẽ thao tác với cơ sở dữ liệu quan hệ trong Access. Một cơ sở dữ liệu quan hệ có thể hiểu được cách các danh sách và các đối tượng trong nó liên quan đến nhau như thế nào. Để khám phá ý tưởng này, hãy trở lại cơ sở dữ liệu đơn giản với hai danh sách: tên bạn bè của bạn và loại bánh quy mà bạn biết cách làm. Bạn quyết định tạo một danh sách thứ ba để theo dõi các lô bánh quy mà bạn thực hiện và người mà bạn định tặng là ai. Bởi vì bạn chỉ làm loại bánh quy mà bạn biết công thức và bạn sẽ chỉ tặng cho bạn bè của bạn, danh sách mới này sẽ nhận được tất cả thông tin từ danh sách cũ bạn đã làm trước đó.

Hãy xem danh sách thứ ba sử dụng những từ xuất hiện trong hai danh sách đầu tiên? Cơ sở dữ liệu có thể hiểu Cha và  Bánh quy bột yến mạch trong danh sách Lô giống như Cha và Bánh quy bột yến mạch trong hai danh sách đầu tiên. Mối quan hệ này dường như rõ ràng, và một người sẽ hiểu nó ngay; tuy nhiên, một bảng tính Excel sẽ không thể hiểu được.

Excel sẽ coi tất cả những thứ này là những mẩu thông tin riêng biệt và không liên quan. Trong Excel, bạn phải nhập mọi thông tin về một người hoặc loại bánh quy mỗi khi bạn đề cập đến nó bởi vì cơ sở dữ liệu đó sẽ không liên quan giống như một cơ sở dữ liệu trong Access. Nói cách khác, cơ sở dữ liệu quan hệ có thể nhận ra những gì một người có thể: Nếu một từ xuất hiện trong nhiều danh sách, chúng đề cập đến cùng một thứ.

Thực tế là việc cơ sở dữ liệu quan hệ có thể xử lý thông tin theo cách này cho phép bạn nhập, tìm kiếm và phân tích dữ liệu trong nhiều bảng cùng một lúc. Tất cả những điều này sẽ rất khó thực hiện trong Excel, nhưng trong Access thậm chí các tác vụ phức tạp có thể được đơn giản hóa và thân thiện với người dùng hơn.

Bài hướng dẫn về Access 2016

Nên kỳ vọng điều gì từ bài hướng dẫn này

Hướng dẫn này sẽ không dạy bạn cách tạo cơ sở dữ liệu từ đầu. Nó được thiết kế cho những người có kế hoạch sử dụng một cơ sở dữ liệu từ trước, rất có thể tại nơi làm việc.

Hướng dẫn này bắt đầu với phần giới thiệu cơ bản về Access. Bạn sẽ trở nên quen thuộc với cấu trúc của một cơ sở dữ liệu Access và bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để định hướng các cửa sổ khác nhau và các đối tượng có trong nó. Khi hướng dẫn tiếp tục, bạn sẽ học cách nhập thông tin bằng nhiều cách. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách sắp xếp, truy xuất và phân tích thông tin này bằng cách chạy truy vấn. Sau khi bạn hiểu làm thế nào để sử dụng cơ sở dữ liệu của mình, bạn sẽ được giới thiệu với các công cụ cho phép bạn thay đổi cấu trúc và hình dạng của nó.

Khi bạn đã đọc xong bài hướng dẫn này, bạn có thể tự tin sử dụng cơ sở dữ liệu. Bạn cũng có thể thay đổi nó cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bài hướng dẫn này có phải cái bạn cần?

Nếu bạn đã đọc bản mô tả và tin rằng hướng dẫn này phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy tiếp tục học thôi. Như đã đề cập ở trên, nó được thiết kế chủ yếu để dạy mọi người cách sử dụng cơ sở dữ liệu hiện có. Nhưng dù mục tiêu cuối cùng của bạn là gì, nó vẫn có thể cung cấp cho bạn một nền tảng vững chắc.

Nếu bạn đang lập kế hoạch tạo một hệ thống để theo dõi thông tin cá nhân, hãy cân nhắc thật kỹ xem liệu bạn có cần đầy đủ chức năng của Access trong cơ sở dữ liệu của mình hay không. Trong khi Access là một công cụ vô cùng hữu ích, việc thiết lập một cơ sở dữ liệu mới có thể khó khăn và mất thời gian. Nếu bạn không cần sự kết nối đầy đủ của một cơ sở dữ liệu quan hệ, hãy xem xét việc quản lý thông tin của bạn với Excel như một cách thay thế. Nếu bạn quyết định tạo cơ sở dữ liệu của mình, hãy xem lại bài học của chúng tôi về Designing Your Own Database dành cho các tài nguyên cho việc tạo cơ sở dữ liệu.

Xin cảm ơn và hẹn gặp lại!