Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn lập Sổ cái các tài khoản trong kế toán với hàm “HeoSQL” – Hàm trong bộ Add – Ins HocExcelOnline. Sổ sẽ hoàn toàn tự động cập nhật dữ liệu khi bạn thay đổi Tài khoản cũng như là khoảng thời gian mà bạn muốn xem.

Nội dung, mục đích và vai trò của Sổ cái

– Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo từng tài khoản kế toán được quy định trong chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng.

– Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ (thẻ) kế toán chi tiết và dùng làm căn cứ để lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo Tài chính.

– Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.

Hướng dẫn lập Sổ cái bằng hàm “HeoSQL”

Hàm HeoSQL là một trong những hàm thuộc Add – Ins HocExcelOnline. Bạn tham khảo link dưới đây để xem Video hướng dẫn cài đặt để có được hàm này trong Excel nhé:

Hướng dẫn cài đặt add ins hocexcelonline

Mẫu Sổ cái theo hình thức Nhật ký chung

Với những bạn làm kế toán thì chắc hẳn không còn xa lạ gì với mẫu của sổ cái phải không nào. Trong bài viết này Học Excel Online sử dụng Sổ cái với mẫu như sau:

Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:

Ở cuối bài viết bạn có thể tải Download file đính kèm bài viết này để có được mẫu này.

Hướng dẫn lập Sổ cái bằng hàm “HeoSQL”

Nếu như bạn theo dõi thì trong một bài viết gần đây, Học Excel Online cũng đã có bài viết giới thiệu cách lập Sổ Nhật ký chung với hàm “HeoSQL”. Để cho các bạn dễ so sánh, đối chiếu thì trong bài viết này mình cũng sử dụng bảng DATA trong bài viết đó để làm căn cứ lên Sổ cái các tài khoản, cụ thể DATA đó như sau:

Về bài viết hướng dẫn lập Sổ Nhật ký chung với hàm “HeoSQL” thì bạn có thể tham khảo ở link ngay dưới đây:

Hướng dẫn lập sổ nhật ký chung bằng hàm “HeoSQL”

Quay trở lại với lập Sổ cái, thì ta sẽ sử dụng câu truy vấn SQL như sau:

=”SELECT NGAY, SO_PHIEU, NGAY, DIEN_GIAI, IIF(LEFT(TK_NO,3) =  ” & Heorange(E8,4) & ” , TK_CO, IIF(LEFT(TK_CO,3) = ” & Heorange(E8,4) & “, TK_NO)), IIF(LEFT(TK_NO,3) = ” & Heorange(E8,4) & “, SO_TIEN,0), IIF(LEFT(TK_CO,3) = ” & Heorange(E8,4) & “, SO_TIEN,0) FROM DATA WHERE NGAY >= ” & Heorange(E9,2) & ” AND NGAY <= ” & Heorange($E$10,2) & ” AND (LEFT(TK_NO,3) = ” & Heorange(E8,4) & ” OR LEFT(TK_CO,3) = ” & Heorange(E8,4) & “)”

Với phần tuỳ chọn (đối số thứ 2 của hàm “HeoSQL”) bạn có thể để như sau:

STT = Y, TIEUDE = N, CHEN = Y

Trong đó:

• STT = Y: Tức là cho phép đánh số thứ tự.
• TIEUDE = N: Câu truy vấn trả về KHÔNG bao gồm tiêu đề (Mặc định).
• CHEN = Y: Cho phép tự động co dãn, chèn dòng khi dữ liệu thay đổi.

Kết quả trả về của hàm HeoSQL với câu truy vấn trên như sau (File PDF, vui lòng chọn vào hình để xem rõ hơn)

Với một công thức duy nhất như trên là bạn đã có thể lập được sổ cái, lấy lên được tình hình phát sinh liên quan tới tài khoản Sổ cái trong khoảng thời gian rồi. Đặc biệt là với những ai đã có kiến thức về SQL thì chắc sẽ không thấy quá khó khăn gì.

Nếu như bạn chưa tiếp xúc nhiều với SQL thì bạn có thể Download file đính kèm dưới bài viết này về để tham khảo và hiểu rõ hơn.

Với các thông tin còn lại trên Sổ cái:

• Tên tài khoản: Bạn có thể căn cứ vào danh mục tài khoản và VLOOKUP sang, hoặc INDEX + MATCH,….

Hàm vlookup trong excel, hướng dẫn sử dụng chi tiết và có ví dụ cụ thể

• Số dư đầu kỳ: Bạn có thể áp dụng SUMIFS, MIN, MAX để tính ra.

Cách sử dụng hàm sumifs và sumif với nhiều điều kiện – một số ví dụ công thức

Kết luận

Học Excel Online hy vọng qua bài viết này bạn đã có thể lập được Sổ cái các tài khoản theo hình thức Nhật ký chung một cách nhanh chóng với 1 câu truy vấn SQL như trên. Nếu trong quá trình thực hiện bạn có vướng mắc hay góp ý gì thì bạn có thể để lại Comment để Học Excel Online hỗ trợ thêm 😂. File đính kèm bài viết này bạn có thể tải về ở link dưới đây.

Download file đính kèm bài viết ở đây: Hướng dẫn lập Sổ cái bằng hàm “HeoSQL”

Hướng dẫn làm sổ kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng trong excel

Hướng dẫn cách làm sổ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá trên excel

Hướng dẫn làm sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết tiền mặt trên Excel

Hướng dẫn cách làm sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng trên Excel

Hướng dẫn cách tạo phiếu thu, phiếu chi trên excel.

Hướng dẫn làm phiếu nhập kho trên Excel.