Khi làm việc với 1 bảng tính lớn (do yêu cầu công việc số lượng dữ liệu nhiều, cần sử dụng nhiều công thức) thường gặp phải tình huống là file Excel tính toán chậm. Khi nhập thêm 1 dữ liệu hay thực hiện 1 yêu cầu tính toán, bạn phải mất 1 khoảng thời gian chờ đợi Excel thực hiện tính toán. Điều này gây cảm giác rất khó chịu bởi bạn không muốn chờ đợi, không muốn Excel tính chậm như vậy. Khi đó bạn sẽ nhận thấy việc kiểm soát tốc độ tính toán, giảm thời gian tính toán của Excel là rất quan trọng. Trong bài viết này chúng ta hãy cùng tìm hiểu các cách làm giảm thời gian tính toán của Excel nhé.

Thứ 1: Phân biệt các nguyên nhân khách quan, chủ quan

Nguyên nhân khách quan là những thứ ở bên ngoài phạm vi phần mềm Excel mà bạn không thể dùng Excel mà thay đổi được. Ví dụ như máy tính cũ, tốc độ xử lý chậm, phiên bản excel lỗi thời… Với các nguyên nhân khách quan, bạn cần nâng cấp máy tính, nâng cấp phiên bản Excel, lưu file ở phiên bản đời cao hơn (ví dụ thay file có dạng .xls bằng file .xlsx sẽ tính nhanh hơn, dung lượng file thấp hơn)

Nguyên nhân chủ quan là những thứ bên trong phạm vi phần mềm Excel như cấu trúc bảng tính, độ lớn của dữ liệu, công thức được sử dụng… những điều này hoàn toàn thuộc về người sử dụng Excel. Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cụ thể về các nguyên nhân chủ quan và cách khắc phục.

Thứ 2: Chuẩn bị công cụ đo thời gian tính toán trong Excel

Trong bài viết Hướng dẫn cách đo tốc độ tính toán của Excel bằng VBA chúng ta đã được hướng dẫn cách tạo ra công cụ đo thời gian tính toán trong Excel rồi. Nếu bạn chưa biết nội dung này vui lòng đọc lại nhé. Đây là công cụ rất hữu ích giúp bạn kiểm soát thời gian tính toán trong Excel.

Thứ 3: Những lưu ý về cấu trúc file

Trong quá trình tổ chức dữ liệu, cấu trúc bảng tính, chúng ta thường có thể mắc phải một số lỗi khiến Excel tính toán chậm hơn, bảng tính nặng hơn, ví dụ như:

• Lạm dụng việc định dạng. Việc định dạng khiến Excel tăng dung lượng để ghi nhớ các vị trí được định dạng. Vì vậy chúng ta không nên định dạng một cách bừa bãi, mà chỉ định dạng cho những vùng dữ liệu có sử dụng, cần phải định dạng, định dạng đúng những nội dung cần thiết.
• Sử dụng Conditional formatting không kiểm soát. Conditional formatting là 1 công cụ giúp định dạng dữ liệu theo điều kiện, và công cụ này hoạt động ngầm 1 cách tự động. Do đó nó tiêu tốn bộ nhớ của Excel khá nhiều. Thêm vào đó mỗi ô được áp dụng Conditional formatting đều chứa 1 công thức để nhận dạng dữ liệu. Vì vậy cần hạn chế sử dụng công cụ này, sử dụng đúng mục đích, đúng vị trí.
• Sử dụng quá nhiều tên vùng, không kiểm soát các tên bị lỗi. Các tên vùng bị lỗi khiến Excel không nhận dạng được và làm tốn bộ nhớ, tốn thời gian xử lý.
• Lạm dụng việc liên kết bên ngoài file, tham chiếu tới các địa chỉ tại các workbook khác. Việc này cũng khiến Excel tính toán chậm hơn do phải cập nhật các dữ liệu từ các file bên ngoài.

Các bạn có thể xem thêm tại bài viết: Những nguyên nhân làm file excel trở nên nặng và tính toán chậm

Thứ 4: Những lưu ý về việc sử dụng công thức, hàm

• Hạn chế số lượng công thức cần sử dụng. Mỗi 1 công thức, dù là đơn giản cũng khiến Excel mất thời gian tính toán. Do đó cần hạn chế tối đa số công thức cần sử dụng. Những công thức giống nhau trên cả cột sẽ chỉ nhập 1 lần ở dòng đầu tiên. Khi cần tính toán sẽ Filldown công thức đó tới các dòng bên dưới, kết quả thu được sẽ chuyển về dạng Giá trị kết quả của công thức thay vì giữ nguyên công thức đó.

Xem thêm tại bài viết: Hướng dẫn cách xóa bỏ công thức vẫn giữ nguyên kết quả và định dạng trong Excel

• Sử dụng những công thức tối ưu, thay vì những công thức khiến Excel mất nhiều thời gian tính toán.

Xem thêm tại bài viết: Tại sao nên dùng hàm SUMIFS thay cho hàm SUMPRODUCT tính tổng theo nhiều điều kiện

Ví dụ: Thay vì dùng hàm SUMPRODUCT để lập báo cáo tổng hợp, bạn có thể sử dụng hàm SUMIFS vẫn ra kết quả tương tự nhưng thời gian xử lý của Excel sẽ nhanh hơn.

Hãy đón xem những bài viết tiếp theo của Học Excel Online để hiểu rõ hơn về chủ đề này nhé. Đây là 1 nội dung khá thú vị, đặc biệt có ích cho những ai muốn làm việc một cách hiệu quả hơn trên Excel.