Hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIF cơ bản đếm các giá trị với điều kiện trong Excel

Excel cung cấp một số hàm phục vụ việc đếm các loại ô khác nhau như đếm ô trống, ô không trống, ô chứa giá trị số hoặc những ô chứa kí tự cụ thể nào đó. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào  hàm COUNTIF cơ bản, được sử dụng để đếm ô với điều kiện tự thiết lập thông qua các ví dụ dưới đây.

Cấu trúc hàm COUNTIF cơ bản

Hàm COUNTIF có cấu trúc như sau:

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

range: Vùng chứa các ô muốn đếm

criteria: điều kiện bạn muốn thiết lập dưới dạng một số, kí tự hoặc một logic sẽ chỉ định những giá trị nào sẽ được đếm

Ví dụ về việc sử dụng hàm COUNTIF đơn giản trong Excel

Ứng dụng hàm COUNTIF cơ bản với chữ cái và số trùng khớp

Hãy tham khảo ví dụ dưới đây:

Tại đây, chúng ta sẽ sử dụng hàm COUNTIF để đếm những ô chứa giá trị thỏa mãn trùng khớp với điều kiện. Cú pháp tương ứng trong ví dụ:

=COUNTIF($C$2:$C$31,$I$8) hoặc =COUNTIF($C$2:$C$31,”Nam”) – đếm số lượng ô chứa giá trị “Nam” trong vùng C2 đến C31

=COUNTIF($D$2:$D$31,I11) hoặc =COUNTIF($D$2:$D$31,18) – đếm số lượng ô chứa giá trị “18” trong vùng C2 đến C31.

Lưu ý: Criteria không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Bởi vậy, Nam hay NAM, nam thì cũng như nhau thôi. Trong nhiều trường hợp, nó rất tiện vì bạn không phải xử lí chính xác dữ liệu, nhưng trong nhiều trường hợp, nó lại ảnh hưởng rất nhiều tới việc tìm kiếm. Vậy xử lí thế nào? Có rất nhiều cách. Ở đây, mình sẽ gợi ý một hướng đi, đó là thay vì đếm “Nam”, “NAM”, “nam”, hãy đếm TRUEFALSE kết hợp cùng hàm EXACT. Cụ thể ra sao, các bạn hãy thử suy nghĩ và tự thực hành lời giải nhé.

Không hề khó nhớ phải không? Giờ ta sẽ đến với những “biến thể” ở những ví dụ tiếp theo.

Sử dụng COUNTIF kết hợp những kí tự đại diện (wildcard)

Kí tự đại diện (Wildcard) được sử dụng để thay thế các kí tự khác trong ô. Có 3 kí tự đại diện là dấu sao (*), dấu hỏi (?), dấu ngã (~).

Hãy cùng xem ví dụ:

 Trong ví dụ này, ta sẽ đếm cho 2 trường hợp: những người có họ Lê; những người có tên Anh. 

Đầu tiên, ta sử dụng dấu (*) thay thế cho cụm kí tự. Đối với những người họ , ta sử dụng cú pháp “Lê*” tại vùng điều kiện; hoặc $I$8 & “*” nếu tham chiếu tới ô I8. Nếu các bạn còn khúc mắc về các kí tự đại diện, xem thêm tại đây.

Kết hợp hàm COUNTIF cơ bản, ta có thể  đếm được số lượng ô thỏa mãn điều kiện.

Bây giờ, hãy đến với ví dụ thứ 3

Sử dụng hàm COUNTIF đếm với các phép so sánh lớn nhỏ bằng

Đối với việc đếm sử dụng điều kiện là các phép so sánh lớn hơn (>), nhỏ hơn (<) hoặc bằng (=), có hai kiểu đặt điều kiện thường được sử dụng luân phiên nhau đó là điều kiện trực tiếp và điều kiện tham chiếu.

Với điều kiện trực tiếp ta đặt toàn bộ trong dấu nháy kép như sau: “>=a” với >= là phép so sánh, a là giá trị số được so sánh.

Với điều kiện tham chiếu ta đặt phép so sánh trong dấu nháy kép, kết hợp cùng kí tự &: “>=”& I8 với >= là phép so sánh, I8 là ô được tham chiếu tới.

Qua 3 ví dụ trên, chắc hẳn các bạn đã bắt đầu hiểu rõ hơn về hàm COUNTIF rồi phải không? Giờ hãy tìm hiểu ứng dụng của hàm này một chút với ví dụ cuối cùng nhé.

Ứng dụng hàm COUNTIF lọc giá trị trùng lặp

Ví dụ trên là một ứng dụng đơn giản của hàm COUNTIF trong các hoạt động như lọc email khách hàng, lọc tên… bị trùng lặp. Có lẽ tới đây, các bạn đều đã nhận ra cách làm rồi phải không? Hãy tính số lần xuất hiện của giá trị muốn tìm trong cột tổng và chuyển bài toán về lọc các giá trị trả về theo số tự nhiên.

Xem thêm: Ứng dụng hàm COUNTIF đếm giá trị đúng sai

Đừng quên trên đây chỉ là những ví dụ cơ bản nhất của COUNTIF. Còn rất nhiều ứng dụng đang chờ các bạn khám phá, bởi vậy nên hãy luyện tập thường xuyên nhé!

Chúc các bạn học tốt.