Chuyển đổi CSV sang Excel: cách nhập tệp tin CSV vào bảng tính Excel

Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn 3 cách nhanh chóng để chuyển đổi file CSV sang Excel. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách nhập nhiều tệp CSV trong một bảng tính và cách xử lý các trường hợp khi một số dữ liệu từ tệp CSV không hiển thị đúng trong một trang tính Excel.

Làm thế nào để chuyển đổi CSV sang Excel

Nếu bạn cần chuyển một số dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của công ty sang bảng tính Excel, có thể nghĩ ngay đến việc chọn cách xuất cơ sở dữ liệu sang file CSV và sau đó nhập tệp tin CSV vào Excel.

Có ba cách chuyển đổi file CSV sang Excel: bạn có thể mở tệp.csv trực tiếp trong Excel, nhấp đúp vào tệp trong Windows Explorer hoặc nhập file CSV vào Excel dưới dạng dữ liệu bên ngoài.

Làm thế nào để mở file CSV trong Excel

Nếu bạn tạo tệp tin CSV trong chương trình khác, bạn vẫn có thể mở nó bằng Excel qua lệnh Open.

Chú ý. Mở file CSV trong Excel không thay đổi định dạng tệp. Nói cách khác, tệp này sẽ không chuyển đổi tệp tin CSV của bạn sang tệp.xls hoặc.xlsx của Excel, tệp sẽ giữ lại phần mở rộng.csv (hoặc.txt) ban đầu.

  1. Với Microsoft Excel, chuyển lên trên vào tab Filevà nhấp vào Open.
  2. Hộp thoại Openxuất hiện, chọn Text Files (*.prn, *. Txt, *. Csv) từ danh sách tùy chọn ở góc dưới bên phải.

Xem thêm: Học excel nâng cao online

  1. Tìm tệp CSV và mở nó bằng cách nhấp đúp.

Nếu bạn đang mở một file csv, Excel sẽ mở nó và hiển thị dữ liệu trong một bảng tính mới.

Nếu bạn đã chọn một tập tin văn bản (.txt), Excel sẽ khởi động Import Text Wizard.

Chú ý. Khi Microsoft Excel mở file CSV, nó sử dụng định dạng dữ liệu mặc định để hiểu chính xác cách nhập mỗi cột của dữ liệu văn bản. Nếu dữ liệu của bạn chứa một trong các ký tự hoặc mục dưới đây, hãy sử dụng Import Text Wizard để thay thế:

  • Các dấu phân tách khác nhauđược sử dụng trong tệp csv;
  • Tệp csv chứa các định dạng ngày khác nhau;
  • Bạn chuyển đổi số với số không ở trướcvà muốn giữ số không phía trước trong một trang Excel ;
  • Bạn muốn xem bản xem trướcvề cách dữ liệu file CSV của bạn sẽ được nhập vào Excel;
  • Bạn đang tìm kiếm tính linh hoạt nói chung.

Để chạy Import Text Wizard, bạn có thể thay đổi đuôi tệp từ.csv sang.txt trước khi mở tệp hoặc nhập CSV sang Excel.

Cách mở một tệp tin CSV bằng Windows Explorer

Đây là cách nhanh nhất để mở file CSV trong Excel. Trong Windows Explorer, chỉ cần nhấp đúp vào một tệp.csv và mở nó như một bảng tính mới.

Tuy nhiên, phương pháp này chỉ hoạt động nếu Microsoft Excel được đặt làm chương trình mặc định cho các tệp.csv. Nếu có, bạn sẽ thấy biểu tượng Excel màu xanh quen thuộc hiển thị bên cạnh tên tệp.csv trong Windows Explorer.

Nếu Excel không phải chương trình mặc định, bạn có thể đặt nó như vậy theo cách này:

  1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp.csv nào trong Windows Explorer và chọn Open with… > Choose default program từ danh sách tùy chọn.
  2. Nhấp vào Excel (desktop)trong Recommended Programs, đảm bảo chọn “Always use the selected program to open this kind of file” và nhấp OK.

Setting Microsoft Excel as the default program to open .csv files.

Cách nhập CSV vào Excel

Sử dụng phương pháp này, bạn có thể nhập dữ liệu từ một tệp tin csv vào bảng tính hiện có hoặc bảng tính Excel mới. Không giống hai phương pháp trước đó, nó không chỉ mở file CSV trong Excel mà thực sự chuyển đổi tệp.csv thành.xlsx (nếu bạn sử dụng Excel 2007, 2010 hoặc 2013) hoặc.xls (với phiên bản Excel 2003 và cũ hơn).

  1. Với bảng tính cần mở, hãy nhấp vào ô bạn muốn nhập dữ liệu từ tệp.csv hoặc.txt.
  2. Trên tab Data trong nhóm Get External Data, nhấp From Text.

To convert a CSV file to excel, click From Text on the Data tab.

3. Tìm tệp csv bạn muốn nhập, chọn và nhấp vào nút Import (hoặc chỉ cần nhấp đúp vào tệp.csv).

  1. Text Import Wizardsẽ xuất hiện và bạn lần lượt làm theo các bước.

Trước khi chúng ta tiếp tục, xem hình ảnh dưới đây cho thấy file CSV gốc và kết quả mong muốn trong Excel.

Data to be converted from CSV to Excel

  • Bước 1. Chọn loại file và số hàngđể bắt đầu nhập dữ liệu. Thông thường, bạn chọn Delimited và row 1 tương ứng. Cửa sổ xem trước ở phần dưới của trình hướng dẫn hiển thị các mục đầu tiên của tệp CSV.

Choose the file type and the row number to start importing the data from CSV to Excel.

  • Bước 2. Trong bước này, bạn chọn Delimiters và Text qualifier. Delimiters là ký tự phân cách các giá trị trong tệp.csv của bạn. Nếu file CSV  của bạn sử dụng một số ký tự khác nằm ngoài danh sách có sẵn, chọn hộp kiểm Other và sau đó nhập ký tự tùy ý của bạn. Trong ví dụ của chúng ta, chúng ta chỉ định Tabvà Comma vì chúng tôi muốn mỗi sản phẩm (được ngăn cách bởi các tab) bắt đầu với một hàng mới và các chi tiết sản phẩm như ID và số bán hàng (cách nhau bằng dấu phẩy) được nhập vào các ô riêng biệt.

Xem thêm: Học vba cơ bản

Text qualifier là ký tự kết hợp các giá trị trong tệp văn bản của bạn. Tất cả văn bản đính kèm trong các ký hiệu text qualifier, ví dụ: “text1, text2” sẽ được nhập dưới dạng một giá trị, ngay cả khi văn bản chứa một dấu phân cách bạn chỉ định. Trong ví dụ này, chúng ta đã chọn dấu phẩy là dấu phân cách và dấu ngoặc kép là text qualifier. Kết quả là, tất cả các số có thập phân (cũng là dấu phẩy trong trường hợp của này) sẽ được nhập vào trong một ô, như bạn có thể xem trong hình dưới đây. Nếu chúng ta không chỉ định dấu ngoặc kép ở text qualifier, tất cả các số có dấu thập phân sẽ được nhập vào hai ô liền kề.

Sect the delimiter and text qualifier

  • Bước 3. Nếu bạn đã hài lòng với dữ liệu xem trước, nhấn Finish.

Mẹo. Nếu có nhiều dấu phẩy liên tiếp hoặc các ký tự phân cách khác xuất hiện trong tệp tin CSV của bạn, đánh dấu chọn Treat consecutive delimiters as one để ngăn các ô trống.

  1. Chọn đích đến cho dữ liệu đã nhập, bảng tính hiện tại hoặc tạo mới, nhấp OKđể kết thúc nhập tệp CSV của bạn vào Excel.

Choose the destination and click OK to finish importing your CSV file to Excel.Mẹo. Bạn có thể nhấp vào Properties… để đặt một số tùy chọn nâng cao như làm mới, bố cục và định dạng cho dữ liệu được nhập.

Click the Properties button to set advanced options for the imported data.

Chú ý. Nếu file CSV của bạn chứa dữ liệu số hoặc ngày, Excel sẽ không thể chuyển đổi các giá trị này một cách chính xác. Để thay đổi định dạng dữ liệu được nhập, hãy chọn các cột có vấn đề trong Excel, nhấp chuột phải và chọn Format cells từ danh sách tùy chọn.

Chuyển file CSV sang Excel: các vấn đề và giải pháp

Định dạng CSV đã xuất hiện khoảng hơn 30 năm, dù lịch sử lâu dài của nó chưa bao giờ được ghi chép chính thức. Tên CSV (comma-separated values) hàm ý sử dụng dấu phẩy để phân cách các trường dữ liệu. Điều này là trên lý thuyết. Thực tế, nhiều tệp tin được gọi là tệp “CSV” sử dụng các ký tự khác để tách dữ liệu, chẳng hạn như:

  • Tab – Tệp TSV (tab-separated values) [phân tách bằng tab]
  • Semicolon – tệp SCSV (semicolon separated values) [phân tách bằng dầu chấm phẩy]

Và một số tệp CSV phủ các trường dữ liệu bằng dấu ngoặc kép hoặc dấu nháy đơn, trong khi một số khác yêu cầu dấu byte Unicode khác (BOM), ví dụ UTF-8, Để chuyển chính xác Unicode.

Sự thiếu nhất quán tạo ra các vấn đề khác nhau mà bạn phải đối mặt khi cố gắng chuyển đổi một tệp Excel sang CSV và đặc biệt là khi nhập tệp.csv vào Excel. Ta hãy xem xét chúng và bắt đầu bằng một trong những vấn đề phổ biến nhất.

Tệp CSV không chính xác được hiển thị trong Excel

Triệu chứng. Bạn đang cố mở một tệp.csv trong Excel và tất cả dữ liệu hiển thị trong cột đầu tiên.

Nguyên nhân. Gốc của vấn đề là các bộ tách biệt khác nhau giữa cài đặt trong Windows regional and language của bạn và tệp csv. Ở Bắc Mỹ và một số quốc gia khác, List Separator mặc định là dấu phẩy. Trong khi ở các nước châu Âu, dấu phẩy (,) được coi như là Dấu phân số thập phân và List Separator được đặt thành dấu chấm phẩy (;).

Giải pháp. Có một số giải pháp cho vấn đề này, bạn có thể xem nhanh qua các đề xuất dưới đây và chọn một cái phù hợp nhất cho trường hợp cụ thể của mình.

  1. Xác định dấu phân tách đúng trong tệp CSV. Mở tệp CSV với bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào (ngay cả Notepad) và thêm văn bản dưới đây vào dòng đầu tiên. Lưu ý, nó phải là một dòng riêng biệt trước bất kỳ dữ liệu nào:
    • Để phân tách bằng dấu phẩy: sep =,
    • Để tách ra bằng dấu chấm phẩy: sep =;

Bạn có thể thiết lập bất kỳ dấu cách tuỳ chỉnh khác theo cùng một cách, chỉ cần gõ nó sau dấu bằng.

  1. Chọn dấu tách cần thiết trong Excel. Trong Excel 2013 hoặc 2010, chuyển đến Data > Data Tools > Text To Columns...

Run the Text To Columns wizard in Excel.

Trình Convert Text to Column, chọn loại Delimited click Next. Sau đó chọn dấu tách cần thiết trong bước tiếp theo và nhấp Finish.

Select the needed separator for the CSV file.

 

  1. Thay đổi đuôi.csv thành.txt. Mở tệp.txt trong Excel sẽ khởi động Text Import Wizard và bạn có thể chọn bất kỳ dấu phân cách nào như đã nói trong phần nhập file CSV vào Excel.
  2. Mở dấu chấm phẩy phân cách tệp tin CSV với VBA.

Dưới đây là một mã VBA mẫu để mở một file CSV được phân cách bằng dấu chấm phẩy trong Excel. Mặc dù mã đã được viết vài năm trước cho các phiên bản Excel cũ hơn (2000 và 2003), nếu bạn khá quen thuộc với VBA, bạn sẽ không gặp vấn đề với việc cập nhật nó hoặc sửa đổi cho tệp CSV được phân cách bằng dấu phẩy.

Chú ý. Tất cả các giải pháp trên chỉ thay đổi dấu tách cho một tệp tin CSV nào đó. Nếu bạn muốn thay đổi dấu phân tách mặc định một lần và cho tất cả, hãy tiếp tục với giải pháp 5.

  1. Thay đổi dấu phân cách trong cài đặt Region and Language.

Nhấp vào nút Start và mở Control Panel, sau đó nhấp Region and Language > Additional Settings. Cửa sổ hộp thoại Customize Format mở ra và bạn chọn dấu chấm (.) là Decimal symbol và dấu phẩy (,) là List separator.

Change separators in Windows Region and Language settings.

Nhấp OK hai lần để đóng hai hộp thoại và bạn đã hoàn tất. Từ bây giờ Microsoft Excel sẽ mở và hiển thị tất cả các file CSV (được phân tách bằng dấu phẩy ) một cách chính xác.

Chú ý. Thiết lập decimal và list separators mới trong Control Panel sẽ thay đổi các ký tự phân tách mặc định cho tất cả các chương trình trên máy tính của bạn, không chỉ Microsoft Excel.

Số không ở đầu bị mất khi mở file CSV trong Excel

Triệu chứng. Tệp.csv của bạn chứa các giá trị bằng số không ở đầu và những số không đó bị mất khi bạn mở tệp CSV trong Excel.

Nguyên nhân. Theo mặc định, Microsoft Excel hiển thị các tệp tin SCV ở định dạng General, loại bỏ các số không ở đầu.

Giải pháp. Thay vì mở tệp.csv trong Excel, hãy chạy Text Import Wizard để chuyển CSV sang Excel.

Trong bước 3 của Text Import Wizard, chọn các cột có chứa các giá trị số không ở đầu và thay đổi định dạng của cột thành Text. Điều này chuyển CSV của bạn sang Excel và giữ tất cả các số không ở đầu.

Convert a CSV file to Excel keeping all leading zeros intact.

Excel chuyển đổi một số giá trị sang ngày khi mở tệp tin CSV

Triệu chứng. Một số giá trị trong tệp .csv trông giống ngày tháng và Excel tự động chuyển đổi các giá trị như vậy từ văn bản sang ngày.

Nguyên nhân. Như đã đề cập ở trên, Excel sẽ mở các tệp tin CSV ở định dạng General và chuyển đổi các giá trị xảy ra giống như ngày tháng từ văn bản sang ngày. Ví dụ: nếu bạn đang mở một tệp .csv chứa thông tin đăng nhập của người dùng, các mục tương tự như apr23 sẽ được chuyển đổi thành ngày tháng trong Excel.

Giải pháp. Chuyển CSV sang tệp Excel bằng cách chạy Text Import Wizard ( Data tab > From Text). Trong bước 3, chọn các cột với các bản ghi trông giống như ngày tháng và thay đổi định dạng của cột thành Text.

Change the column's format to Text

Nếu bạn muốn làm ngược lại, tức là bạn muốn các giá trị trong một cột nào đó được chuyển đổi thành ngày trong Excel, thì đặt định dạng của cột đó là Date và chọn định dạng ngày mong muốn.

Làm thế nào để nhập khẩu nhiều file csv vào Excel

Như đá nói, Microsoft Excel cho phép mở một số file CSV bằng cách sử dụng lệnh Open.

  1. Bạn nhấp vào File > Open và chọn ext Files (*.prn, *.txt, *.csv)từ danh sách thả xuống ở góc dưới bên phải.
  2. Để chọn nhiều tệpliền nhau, nhấp vào tệp đầu tiên, giữ phím Shift, rồi nhấp vào tệp cuối cùng. Cả hai tệp được nhấp chuột cũng như tất cả các tệp ở giữa sẽ được chọn.

Còn nếu chọn nhiều tệp không liền kề, giữ phím Ctrl và nhấp vào từng tệp.csv mà bạn muốn mở.

  1. Với nhiều tệp CSV được chọn, nhấp vào nút Open.

Phương pháp này đơn giản và nhanh chóng nhưng có một vấn đề nhỏ – nó mở ra từng tập tin CSV như một bảng tính Excel riêng biệt. Trong thực tế, chuyển đổi qua lại giữa các tập tin Excel có thể bất tiện và khó khăn.

Xem thêm:

Cách chuyển đổi định dạng Xlsx thành định dạng Xls và ngược lại trong Excel

Hướng dẫn lưu file với các định dạng khác nhau sử dụng Save và Save As

Cách chuyển đổi bảng Excel sang HTML

Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…

Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học

Tác giả: dtnguyen (Nguyễn Đức Thanh)

@ Học Excel Online | DTNguyen.business
· · ·
Bài viết khác của cùng tác giả

Khóa học mới xuất bản

Bài viết liên quan