Cách lọc ra một danh sách các giá trị duy nhất và khác biệt trong Excel

Trong bài viết này Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách lọc ra một danh sách các giá trị riêng biệt/độc nhất trong cột bằng cách sử dụng một công thức và cách tinh chỉnh công thức đó cho các bộ dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, Học Excel Online cũng sẽ chỉ cho các bạn cách nhanh chóng nhất để có được một danh sách riêng biệt bằng cách sử dụng Bộ lọc nâng cao của Excel, và làm thế nào để trích xuất các hàng duy nhất sử dụng Duplicate Remover.

Xem ngay: khóa học Excel nâng cao Hà Nội

Để lọc ra một danh sách các giá trị duy nhất trong Excel bạn có thể sử dụng cách xác định các giá trị duy nhất đó, lọc riêng rồi sao chép chúng. Tuy nhiên, sử dụng cách làm này sẽ tốn nhiều thời gian, để thực hiện nhanh hơn, bạn có thể sử dụng một công thức đặc biệt cùng với một vài kĩ thuật khác mà Học Excel Online sẽ chia sẻ với các bạn ngay sau đây.

Cách lọc ra các giá trị duy nhất trong Excel

Để tránh nhầm lẫn, đầu tiên, chúng ta cần hiểu những giá trị nào được gọi là là các giá trị duy nhất trong Excel. Giá trị duy nhất là các giá trị chỉ tồn tại duy nhất một lần trong toàn bộ danh sách. Ví dụ:

Để trích xuất một danh sách các giá trị duy nhất trong Excel, bạn có thể sử dụng một trong các công thức sau đây.

Công thức mảng để tìm ra những giá trị duy nhất (hoàn thành công thức xong ta nhấn Ctrl + Shift + Enter):

= IFERROR (INDEX ($ A $ 2: $ A $ 10, MATCH (0, COUNTIF ($ B $ 1: B1, $ A $ 2: $ A $ 10) + (COUNTIF ($ A $ 2: $ A $ 10, $ A $ 2: $ A $ 10) <> 1), 0)), “”)

Công thức giá trị duy nhất thường xuyên (hoàn thành công thức xong ta nhấn Enter):

= IFERROR (INDEX ($ A $ 2: $ A $ 10, MATCH (0, INDEX (COUNTIF ($ B $ 1: B1, $ A $ 2: $ A $ 10) + (COUNTIF ($ A $ 2: $ A $ 10, $ A $ 2 : $ A $ 10) <> 1), 0,0), 0)), “”)

Trong đó:

A2: A10 – danh sách nguồn
B1 – ô đầu của danh sách duy nhất trừ đi 1. Trong ví dụ này, chúng ta bắt đầu danh sách các giá trị duy nhất ở B2, và do đó chúng ta đưa B1 vào công thức (B2-1 = B1). Nếu danh sách các giá trị duy nhất của bạn bắt đầu ở ô C3, ta sẽ thay đổi $B$1:B1 thành $C$2:C2.

Chú thích. Bởi vì công thức tham chiếu ô bên trên ô đầu tiên của danh sách các giá trị duy nhất, thường là tiêu đề cột (như trong ví dụ này là B1), nên bạn cần đảm bảo rằng tiêu đề của bạn là một tên duy nhất không xuất hiện ở bất cứ đâu trong cột.

Ở ví dụ này đang trích xuất các tên duy nhất từ cột A (chính xác hơn là trong phạm vi A2: A20), và ảnh chụp màn hình sau sẽ minh họa cho công thức sẽ dùng:

Dưới đây là giải thích một cách chi tiết về việc sử dụng công thức để trích xuất các giá trị duy nhất trong bảng tính Excel của bạn:

– Lựa chọn một trong những công thức dựa theo dữ liệu của bạn.
– Nhập công thức vào ô đầu tiên của danh sách các giá trị duy nhất (trong ví dụ sẽ là ô B2).
– Nếu bạn đang sử dụng công thức mảng, nhấn Ctrl + Shift + Enter. Nếu bạn chọn công thức bình thường, hãy nhấn phím Enter như thường lệ.
– Sao chép công thức xuống càng xa càng tốt bằng cách kéo chốt xử lý. Vì cả hai công thức giá trị duy nhất được gói gọn trong hàm IFERROR, bạn có thể sao chép công thức đến cuối bảng mà không làm lộn xộn dữ liệu vì bất kỳ lỗi nào dù các giá trị duy nhất đã được trích xuất ra sao.

Cách lọc ra các giá trị khác biệt trong Excel (duy nhất + những dữ liệu giống nhau sẽ chỉ xuất hiện một lần)

Như bạn đã đoán ra từ tiêu đề của phần này, các giá trị khác biệt trong Excel là tất cả các giá trị khác nhau trong danh sách, tức là những giá trị đó chỉ xuất hiện một lần duy nhất dù nó có bao nhiêu nhân bản đi chăng nữa. Ví dụ:

Để có được một danh sách các giá trị khác biệt trong Excel, ta sử dụng công thức sau.

Công thức mảng để tìm những giá trị khác biệt (nhấn Ctrl + Shift + Enter):

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$10, MATCH(0, COUNTIF($B$1:B1, $A$2:$A$10), 0)), “”)

Công thức chuẩn để tìm những giá trị khác biệt

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$10, MATCH(0, INDEX(COUNTIF($B$1:B1, $A$2:$A$10), 0, 0), 0)), “”)

Trong đó:

A2:A10 là danh sách nguồn
B1 là ô nằm phía trên của danh sách các giá trị khác biệt. Trong ví dụ này, danh sách các giá trị khác biệt bắt đầu ở ô B2 (đây là ô đầu tiên bạn nhập công thức).

Trích xuất các giá trị khác biệt vào trong một cột và bỏ qua các ô trống
Nếu danh sách nguồn của bạn chứa ô trống, thì những công thức chúng ra vừa nêu ở trên sẽ trả về một số không cho mỗi hàng trống. Để khắc phục điều này, chúng ta cần cải tiến công thức thêm một chút.

Học lập trình VBA trong Excel ở đâu?

Công thức trích xuất các giá trị khác biệt không bao gồm khoảng trống:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$10, MATCH(0, COUNTIF($B$1:B1, $A$2:$A$10&””) + IF($A$2:$A$10=””,1,0), 0)), “”)

Trích xuất danh sách các giá trị văn bản riêng biệt bỏ qua số và khoảng trống
Theo cách tương tự, bạn có thể nhận được một danh sách các giá trị riêng biệt trừ các ô và ô trống có chứa số:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$10, MATCH(0, COUNTIF($B$1:B1, $A$2:$A$10&””) + IF(ISTEXT($A$2:$A$10)=FALSE,1,0), 0)), “”)

Trong đó, A2: A10 là danh sách nguồn, và B1 là ô nằm ngay trên ô đầu tiên của danh sách riêng biệt.

Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy kết quả của cả hai công thức trên:

Cách trích xuất các giá trị khác nhau phân biệt chữ hoa chữ thường trong Excel

Khi làm việc với những dữ liệu nhạy cảm như trong trường hợp như mật khẩu, tên người dùng hoặc tên tệp, bạn sẽ cần phải có danh sách các giá trị khác biệt nhạy cảm với từng chữ. Khi đó, bạn có thể sử dụng công thức mảng sau đây, với A2:A10 là danh sách nguồn, và B1 là ô nằm trên ô đầu tiên của danh sách riêng biệt:

Công thức mảng để nhận các giá trị riêng biệt theo từng trường hợp (nhấn Ctrl + Shift + Enter)

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$10, MATCH(0, FREQUENCY(IF(EXACT($A$2:$A$10,TRANSPOSE($B$1:B1)), MATCH(ROW($A$2:$A$10), ROW($A$2:$A$10)), “”), MATCH(ROW($A$2:$A$10), ROW($A$2:$A$10))), 0)), “”)

Cách hoạt động của công thức trích xuất các giá trị duy nhất/ khác biệt

Phần này được viết riêng cho những người muốn hiểu rõ về những công thức này một cách cụ thể nhất.

Việc trích xuất các giá trị duy nhất và khác biệt trong Excel thực sự không phải một thao tác đơn giản. Nhưng bạn có thể thấy rằng tất cả các công thức đều được dựa trên cùng một cách tiếp cận – sử dụng INDEX / MATCH kết hợp với hàm COUNTIF, hoặc COUNTIF + IF.

Để phân tích sâu hơn, chúng ta sẽ cùng sử dụng công thức mảng để trích ra một danh sách các giá trị khác biệt bởi vì tất cả các công thức khác được thảo luận trong hướng dẫn này là các công thức đã được cải tiến hoặc biến thể từ công thức cơ bản sau:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$10, MATCH(0, COUNTIF($B$1:B1, $A$2:$A$10), 0)), “”)

Đối với người mới bắt đầu, chúng ta có thể bỏ qua hàm IFERROR, hàm này được sử dụng với một mục đích duy nhất để loại bỏ lỗi # N/A khi số ô mà bạn đã sao chép công thức vượt quá số lượng các giá trị khác biệt trong danh sách nguồn.

Và bây giờ, chúng ta cùng tìm hiểu về những phần cốt lõi trong công thức tìm giá trị khác biệt:

1. COUNTIF(range, criteria) hàm này sẽ trả về số ô trong một phạm vi đáp ứng được điều kiện cụ thể.
Như ở trong ví dụ này, COUNTIF($B$1:B1, $A$2:$A$10) trả về mảng 1 và 0 dựa trên bất kỳ giá trị nào trong danh sách nguồn ($A$2:$A$10) xuất hiện trong danh sách các giá trị khác biệt ($B$1:B1). Nếu giá trị được tìm thấy, công thức sẽ trả về 1, nếu không tìm thấy sẽ trả về – 0.

Cụ thể, trong ô B2, COUNTIF($B$1:B1, $A$2:$A$10 trở thành:

COUNTIF(“Distinct”, {“Ronnie”; “David”; “Sally”; “Jeremy”; “Robert”; “David”; “Robert”; “Tom”; “Sally”})

Và trả về:

{0;0;0;0;0;0;0;0;0}

Ở đây, không có mục nào trong danh sách nguồn (tiêu chí) xuất hiện trong phạm vi phù hợp với điều kiện tìm. Trong trường hợp này, phạm vi ($B$1:B1) bao gồm một mục duy nhất – “Distinct”.
2. MATCH (lookup_value, lookup_array, [match_type]) trả về vị trí tương đối của giá trị đang tìm trong mảng.
Trong ví dụ này, lookup_value là 0, nên ta có:
MATCH(0,COUNTIF($B$1:B1, $A$2:$A$10), 0)

trở thành:

MATCH(0, {0;0;0;0;0;0;0;0;0},0)

Và trả về 1

Bởi vì chức năng MATCH nhận về giá trị đầu tiên cũng chính là giá trị bằng với giá trị đang đang tìm kiếm (mà giá trị đang tìm là 0).
3. INDEX(array, row_num, [column_num]) trả về một giá trị nằm trong một mảng dựa trên hàng đã được chỉ định và những số cột (tùy ý).
Trong ví dụ này, INDEX($A$2:$A$10, 1)

Trở thành:

INDEX({“Ronnie”; “David”; “Sally”; “Jeremy”; “Robert”; “David”; “Robert”; “Tom”; “Sally”}, 1)

Và trả về “Ronnie”.

Khi công thức được sa chép xuống cột, danh sách các giá trị khác biệt ($B$1:B1) sẽ mở rộng hơn vì tham chiếu thêm ô thứ hai (B1) là một tham chiếu tương đối – thay đổi theo vị trí tương đối của ô khi công thức di chuyển sang ô khác.

Do đó, khi sao chép công thức sang ô B3, COUNTIF($B$1:B1, $A$2:$A$10) thay đổi thành COUNTIF($B$1:B2, $A$2:$A$10), và trở thành:

COUNTIF({“Distinct”;”Ronnie”}, {“Ronnie”; “David”; “Sally”; “Jeremy”; “Robert”; “David”; “Robert”; “Tom”; “Sally”}), 0)), “”)

trả về:

{1;0;0;0;0;0;0;0;0}

Vì có một “Ronnie” được tìm thấy trong phạm vi $B$1:B2.

Từ đó, MATCH(0,{1;0;0;0;0;0;0;0;0},0) trả về 2, bởi vì 2 là vị trí tương đối của số 0 đầu tiên trong mảng.
Cuối cùng, INDEX($A$2:$A$10, 2) trả về giá trị từ hàng thứ 2, đó là “David”.

Mẹo: để hiểu rõ hơn vì logic của công thức, bạn có thể chọn các phần khác nhau của công thức trong thanh công thức và nhấn f9 để xem đánh giá về phần đó:

Như đã đề cập, các công thức khác được thảo luận trong bài hướng dẫn này dựa trên logic tương tự, nhưng có thêm chút thay đổi:

Công thức giá trị duy nhất – chứa thêm một hàm COUNTIF loại bỏ những mục xuất hiện nhiều lần trong danh sách nguồn khỏi danh sách các giá trị duy nhất: khỏi danh sách duy nhất tất cả các mục xuất hiện trong danh sách nguồn nhiều lần: COUNTIF($A$2:$A$10, $A$2:$A$10)<>1.

Các giá trị khác biệt bỏ qua khoảng trắng – ở đây bạn thêm một hàm IF để ngăn không cho các ô trống được thêm vào danh sách riêng biệt: IF($A$2:$A$13=””,1,0).

Các giá trị văn bản khác biệt bỏ qua các con số – bạn sử dụng chức năng ISTEXT để kiểm tra xem giá trị có phải là văn bản hay không, và chức năng IF để loại bỏ tất cả các loại giá trị khác, bao gồm các ô trống: IF(ISTEXT($A$2:$A$13)=FALSE,1,0).

Trích xuất các giá trị khác biệt từ một cột sử dụng Bộ lọc nâng cao – Advanced Filter của Excel
Nếu bạn không muốn lãng phí thời gian để hiểu cặn kẽ các công thức giá trị khác biệt, bạn có thể nhanh chóng có được danh sách các giá trị khác biệt bằng cách sử dụng Bộ lọc nâng cao bằng cách thực hiện các bước chi tiết dưới đây.

1. Chọn cột dữ liệu bạn muốn trích xuất các giá trị khác biệt.
2. Chuyển sang tab Data > Sort & Filter và nhấp vào nút Advanced:

3. Trong hộp thoại Advanced Filter, bạn chọn các tuỳ chọn sau:
– Kiểm tra nút Copy to another location.
– Trong hộp List range, xác minh rằng phạm vi nguồn được hiển thị chính xác.
– Trong hộp Copy to, nhập phạm vi trên cùng của dải ô bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lưu ý là bạn chỉ có thể sao chép dữ liệu đã được lọc vào trang tính đang hoạt động.
– Chọn Unique records only.

4. Cuối cùng, bạn nhấn OK và kiểm tra lại kết quả:

Bạn cần lưu ý rằng, dù tùy chọn của Advanced Filter được đặt tên là “Unique records only” (Chỉ có những bản ghi duy nhất) tuy nhiên nó vẫn trích xuất những giá trị khác biệt, nghĩa là bao gồm các giá trị chỉ xuất hiện một lần duy nhất và một lần xuất hiện chung cho những giá trị trùng lặp.

Trích xuất những hàng duy nhất và khác biệt sử dụng Duplicate Remover

Trong phần cuối cùng của bài hướng dẫn này, Học Excel Online sẽ chỉ cho bạn giải pháp tìm và trích xuất các giá trị riêng biệt và độc nhất trong các trang tính của Excel. Giải pháp này kết hợp linh hoạt các công thức Excel và một số ứng dụng đơn giản của advanced filter. Ngoài ra, giải pháp này còn cung cấp một số tính năng rất độc đáo như:

– Tìm và trích xuất các hàng duy nhất / khác biệt dựa trên các giá trị trong một hoặc nhiều cột.
– Tìm, đánh dấu và sao chép giá trị duy nhất đến bất kỳ vị trí nào khác, trong cùng một bảng tính hoặc sang bảng tính khác.

Giờ chúng ta sẽ cùng xem hoạt động của công cụ Duplicate Remover.

Giả sử bạn có một bảng tóm tắt được tạo ra bằng cách hợp nhất dữ liệu từ một số bảng khác. Có thể thấy rõ ràng rằng bảng tóm tắt chứa rất nhiều hàng trùng lặp và nhiệm vụ của bạn là trích xuất hàng duy nhất xuất hiện trong bảng chỉ một lần hoặc các hàng khác biệt bao gồm những giá trị xuất hiện duy nhất một lần và một lần xuất hiện chung cho những giá trị trùng lặp. Sử dụng Duplicate Remover công việc sẽ được hoàn tất trong 5 bước sau:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng nguồn của bạn và nhấp nút Duplicate Remover trên tab Ablebits Data, trong nhóm Dedupe.

Thủ thuật Duplicate Remover sẽ chạy và chọn toàn bộ bảng. Vì vậy, chỉ cần nhấp vào Next để tiếp tục bước tiếp theo.

Chọn loại giá trị bạn muốn tìm và nhấp vào Next:

Phụ thuộc vào nhu cầu trích xuất dữ liệu của bạn để chọn Unique (duy nhất) hoặc Unique +1st occurrences (distinct) (Những giá trị duy nhất và một lần xuất hiện chung cho những giá trị trùng lặp).

Như trong ví dụ này, chúng ta muốn trích xuất các hàng xuất hiện một lần duy nhất trong bảng nguồn nên ta sẽ chọn Unique:

Mẹo: Như bạn đã thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, có hai lựa chọn dành cho những giá trị xuất hiện nhiều lần, nhưng bạn cần nhớ là không được nhầm lẫn với những bảng tính khác.

Xem ngay: thủ thuật Excel hay mọi thời đại

3. Chọn một hoặc nhiều cột để kiểm tra lại giá trị duy nhất.
Như trong ví dụ này, chúng ta cần tìm ra một hàng duy nhất dựa trên các giá trị trong cả ba cột (Order number, First name and Last name), vì thế chúng ta sẽ chọn tất cả.

4. Chọn ra tùy chọn cần áp dụng cho những giá trị duy nhất tìm được dựa trên các lựa chọn có sẵn sau đây:
– Highlight unique values – Đánh giá các giá trị duy nhất
– Select unique values – Chọn các giá trị duy nhất
– Identify in a status column – Xác định trong cột trạng thái
– Copy to another location – Sao chép sang vị trí khác
Vì chúng ta đang cần chiết xuất các hàng duy nhất, chọn Copy to another location và sau đó chỉ định vị trí chính xác cần sao chép chúng – vị trí đó phải là một bảng tính đang hoạt động (chọn tuỳ chọn Custom location và chỉ định ô trên cùng của dải đích), hoặc vị trí muốn sao chép đó phải là bảng tính mới.

Trong ví dụ này, chúng ta hãy chọn trang tính mới:

5. Chọn Finish, như vậy là đã thực hiện xong.

Hy vọng bài hướng dẫn này giúp bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng trích xuất được các giá trị duy nhất hoặc các hàng bạn cần trong Excel.

———

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel.

Một số hàm cơ bản thường gặp như:

• SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
• COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
• Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…
• Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay sử dụng như:

• Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
• Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
• Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
• Lập báo cáo với Pivot Table…

Rất nhiều kiến thức phải không nào? Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kiến thức một cách đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không hề có giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ dàng tra cứu lại kiến thức khi cần. Hiện nay hệ thống đang có ưu đãi rất lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: HocExcel.Online