Lỗi phổ biến khi sử dụng Excel trong xây dựng Mô hình tài chính

Xây dựng mô hình tài chính có thể là một nhiệm vụ phức tạp, đặc biệt là khi ta đã phải dành rất nhiều thời gian để xây dựng các công thức và điều kiện liên quan, Thật sự đáng tiếc nếu mô hình vẫn bị các lỗi mà không thể tìm ra. Một nhà phân tích tài chính tốt sẽ tuân thủ một số nguyên tắc nhất định trong khi xây dựng một mô hình tài chính và sẽ tránh bất kỳ sai lầm điển hình nào mà thường dễ mắc phải. Dưới đây là danh sách một vài lỗi phổ biến mà bạn phải ghi nhớ khi xây dựng mô hình của bạn trong Excel.

Những giả định “số cứng”

“Số cứng” ở đây hiểu là các số liệu được nhập vào mô hình với giả định không thay đổi, ví dụ: đó là các con số thống kê thực tế như % tăng trưởng GDP năm 2017, tỷ giá năm 2017 hay giả định số lượng nhân viên công ty dự tính, số lượng nguyên liệu đầu vào dự tính. Các con số thống kê đã được công bố chính thức như số liệu thống kê quá khứ (2017 chẳng hạn) là các “số cứng” hợp lý, phản ánh đúng thực tế.

Còn giả định số cứng chính là các giả định về nhân tố đầu vào như số lượng nhân viên, hay số lượng nguyên liệu đầu vào, là kết quả của việc tự ước tính của doanh nghiệp. Về cơ bản, trong mô hình tài chính, ta càng hạn chế việc sử dụng giả định “số cứng” càng tốt, vì logic là khi ta thay đổi các yếu tố đầu vào khác, ví dụ thay đổi sản lượng đầu ra dự tính hay thay đổi số ngày sản xuất trong năm, các giả định khác như nhân công hay đầu vào cũng thay đổi phần nào đó tương ứng.

Khi cần giả định về một số cụ thể, hãy tạo một ô nhập (input cell) trong một khu vực riêng biệt có sự trích dẫn tham chiếu đến ô đó trong quá trình xây dựng mô hình hoặc công thức.

Các công thức tính tổng (Sum)

Ta cần phải cẩn thận trong khi sử dụng công thức tổng trong excel. Ví dụ: nếu có tổng phụ (subtotal) và tổng số (total), hãy đảm bảo việc lựa chọn chính xác các ô trong khi tính tổng. Tránh nhập liệu hai lần, đặc biệt ở các ô có chứa tổng phụ. Ví dụ: Doanh thu cả năm được nhập nhầm bằng cách lấy tổng doanh thu của tháng 1+ quý 1+ quý 2+ quý 3+ quý 4

Lỗi số học

Ta cần rà soát các lỗi công thức. Ví dụ, kiểm tra xem công thức trong ngoặc đơn có đúng như nó được thiết kế lên không, như công thức hàm if là hàm có điều kiện thể hiện kết quả khi điều kiện đúng trước và kết quả khi điều kiện sai sau, tránh trường hợp đảo ngược logic được thiết kế trên.

Xác minh dùng một hay hai tập dữ liệu, trước khi chủ động sử dụng nó trong mô hình. Ví dụ: công thức tính doanh thu các loại sản phẩm cần sử dụng chuỗi dữ liệu tỷ lệ sản phẩm trong bộ sản phẩm và chuỗi dữ liệu về doanh thu của từng sản phẩm

Cần thận với các dấu ngoặc đơn trong công thức. Ví dụ: (X+1) /2 không giống như 1+ (X / 2).

Công thức lớn

Nếu ta có một công thức lớn, ta dễ mắc nhiều sai lầm hơn. Đơn giản hóa số bước công thức lớn thành các bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được mà ta có thể kiểm tra và xác định lỗi nhanh hơn nhiều. Ví dụ: công thức lớn dùng hàm if với các thành phần bên trong sử dụng hàm sum, ta có thể tách công thức hàm sum ra một bước riêng, sau đó dùng hàm if dựa trên kết quả của bước sử dụng hàm sum vừa rồi, thay vì kết hợp các hàm trong cùng một công thức.

Số đúng, sai vị trí

Đảm bảo rằng các số được nhập vào đúng vị trí. Hãy rõ ràng về nơi nên sử dụng tham chiếu tương đối và nơi nên sử dụng tham chiếu tuyệt đối. Sử dụng tham chiếu tuyệt đối để khóa ở các vị trí cho các giá trị nhất định. Điều này đặc biệt quan trọng khi ta có cùng một công thức sao chép cho nhiều ô.

Công thức sai

Một lỗi phổ biến là sử dụng hai công thức có vẻ tương tự trong Excel cho một mô hình cụ thể. Ví dụ, sử dụng Count() trong khi ta thực sự muốn sử dụng CountIf(). Tương tự đó là sử dụng XIRR và IRR

Lỗi tệp nguồn

Các mô hình rất thường xuyên được xây dựng từ một tệp nguồn được chuyển qua e-mail. Cực kỳ quan trọng là dữ liệu tệp nguồn phải là chính xác và có thể sử dụng để lập mô hình hoặc tham khảo thêm.

Lỗi ký hiệu

Một lỗi rất phổ biến là trộn lẫn các con số phải là số dương và với các con số phải là số âm. Ví dụ, trong mô hình dòng tiền, bất kỳ dòng tiền chảy ra (chi phí) đều phải mang dấu âm và bất kỳ dòng tiền vào (doanh thu) đều phải mang dấu dương. Các công thức như NPV và IRR sẽ cho kết quả sai nếu các dấu hiệu âm dương này sai.

Làm việc với ngày, tháng

Các hàm ngày tháng có thể gây khó chịu. Tránh tính toán thủ công, chẳng hạn như thêm 30 ngày để đến một tháng khác. Thay vào đó, hãy sử dụng các hàm ngày thông minh được cung cấp trong excel.

Lỗi tham chiếu vòng (Circular Reference)

Điều này xảy ra khi ta tham chiếu ô chứa công thức vào chính công thức đó. Bạn cần phải hoàn toàn tránh điều này. Ví dụ: ô tính tổng doanh thu cả năm được tính bằng công thức tính tổng doanh thu 4 quý, tuy nhiên trong nội dung tính doanh thu quý 1 ta lại sử dụng công thức là bằng 20% doanh thu cả năm; vô hình chung ta đã bao gồm giá trị doanh thu cả năm trong chính công thức tính ra nó.

Thập phân và Phần trăm

Ta cần phải cẩn thận về các ô có chứa thập phân và phần trăm. Trong toàn bộ bảng tính, ta sử dụng hoặc là 0,07 hoặc là 7%. Nên chỉ chọn một kiểu để tránh nhầm lẫn.