Cách sử dụng hàm HYPERLINK để tạo nhiều liên kết khác nhau

Bài viết sẽ hướng dẫn những phần cơ bản nhất về hàm HYPERLINK của Excel và những lời khuyên cũng như ví dụ để sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất
Có nhiều cách để chèn một liên kết trong Excel. Để liên kết tới một trang web, bạn chỉ cần nhập URL vào ô tính, ấn Enter và Microsoft Excel sẽ tự động chuyển dòng đó sang dạng liên kết. Để liên kết sang một bảng tính hoặc một địa chỉ cụ thể trong một tệp Excel khác, bạn có thể sử dụng hộp thoại Hyperlink hoặc tổ hợp phím Ctrl+K. Nếu bạn muốn thêm nhiều liên kết giống hệt hoặc tương tự nhau, sử dụng hàm Hyperlink là cách nhanh nhất và cũng đơn giản để tạo mới, sao chép và chỉnh sửa liên kết trong Excel.

Hàm Excel- cú pháp và cách sử dụng căn bản:

Hàm Hypelink trong Excel được sử dụng để tạo một đường tắt tới một địa chỉ cụ thể trong cùng một văn bản hoặc để mở một văn bản hay khác web khác. Nhờ có hàm Hyperlink bạn có thể tạo liên kết tới các ITEMS sau:
• Một ô tính hoặc một miền có tên trong tệp tin Excel ( trong một trang tính hoặc một trang tính khác)
• Word, PowerPoint hoặc một văn bản khác được lưu trữ trong ổ cứng, mạng nội bộ hoặc trực tuyến.
• Dấu trang trong văn bản Word
• Trang web trên Internet hoặc mạng nội bộ
• Địa chỉ email để viết mail mới

Đối với Excel trực tuyến, hàm HYPERLINK chỉ có thể sử dụng được đối với địa chỉ trang web (URLs).
Cú pháp hàm HYPERLINK như sau:
HYPERLINK(link_location, [friendly_name])

Trong đó:
• Link_location (bắt buộc) là đường dẫn đến trang web hay tệp tin đã được mở sẵn.
Link_location có thể là tham chiếu đến một ô có chứa liên kết hoặc một chuỗi ký tự được bao gồm trong các dấu ngoặc kép có chứa một đường dẫn đến một tệp tin được lưu trữ trên ổ cứng, đường dẫn UNC trên máy chủ, đường dẫn UNC trên internet hoặc mạng nội bộ.
Nếu đường dẫn liên kết không tồn tại hoặc bị hỏng, hàm Hyperlink sẽ báo lỗi khi bạn nhấp chuột vào ô tính.
• Friendly_name (optional) là nội dung liên kết ( cũng chính là jump text or anchor text) được hiển thị trong ô tính. Nếu bạn bỏ qua thì đối số link_location sẽ được hiển thị là nội dung liên kết luôn.
Friendly_name có thể xuất hiện dưới dạng một giá trị số, chuỗi văn bản kèm theo dấu ngoặc kép, tên hoặc tham chiếu đến ô có chứa văn bản liên kết.

Khi nhấp chuột vào ô tính có hàm Hyperlink để mở tệp tin hoặc trang web đã được chỉ định trong đối số link_location.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn học excel cơ bản

Dưới đây là ví dụ về cách sử dụng hàm Hyperlink, trong đố ô A2 là chứa đối số friendly_name và ô B2 là link_location:
=HYPERLINK(B2, A2)
Kết quả thu được sẽ tương tư như sau:

Examples of using the HYPERLINK function in Excel

Các ví dụ khác hướng dẫn cách sử dụng hàm Hyperlink trong Excel sẽ được thực hiện dưới đây.

Cách sử dụng hàm HYPERLINK trong Excel – Ví dụ:

Hãy cùng xem cách bạn có thể sử dụng hàm HYPERLINK để mở nhiều văn bản trực tiếp từ bảng tính của bạn trong thực hành như thế nào. Ngoài ra, chúng ta cũng sẽ cùng thảo luận về những hàm phức hơn, trong đó hàm HYPERLINK được sử dụng kết hợp với các chức năng khác để thực hiện những nhiệm vụ khó hơn.

Cách liên kết tới các trang tính, các tệp tin, trang web…

Hàm HYPERLINK trong Excel cho phép bạn chèn một đường liên kết có thể di chuyển đến các phần khác nhau, phụ thuộc vào giá trị bạn điền vào đối số link_location.

Liên kết đến các trang tính khác

Để chèn liên kết đến các trang tính khác trong cùng một bảng tính, cần nhập tên các trang tính mục tiêu đằng sau dấu thăng (#), tiếp theo là dấu chấm than và tham chiếu ô mục tiêu, ví dụ như:

=HYPERLINK(“#Sheet2!A1”, “Sheet2”)

Hàm trên tạo liên kết với dòng văn bản “Sheet2” để mở trang tính 2 trong bảng tính hiện hành.

Nếu trong tên bảng tính có bao gồm các khoảng cách hoặc các ký tự, cần phải đặt trong dấu nháy đơn như sau:

=HYPERLINK(“#’Price list’!A1”, “Price list”)

Tương tự, bạn có thể tạo liên kết đến một ô tính khác trong cùng một trang tính. Ví dụ, để chèn liên kết tới ô tính A1 trong cùng bảng tính, sử dụng hàm sau:

=HYPERLINK(“#A1”, “Go to cell A1”)

Liên kết tới một bảng tính khác

Để tạo liên kết tới một bảng tính khác, cần xác định rõ đường dẫn đầy đủ tới bảng tính mục tiêu theo định dạng sau

“Drive:\Folder\Workbook.xlsx”

Ví dụ:

=HYPERLINK(“D:\Source data\Book3.xlsx”, “Book3”)

Nằm trong một trang cụ thể hoặc trong một ô tính thì sử dụng định dạng:

“[Drive:\Folder\Workbook.xlsx]Sheet!Cell”

Ví dụ, để thêm liên kết tiêu đề “Book3″để mở trang tính 2 trong bảng tính 3, lưu trữ trong thư mục Source data ở ổ D, sử dụng định dạng:

=HYPERLINK(“[D:\Source data\Book3.xlsx]Sheet2!A1”, “Book3”)

Nếu muốn di chuyển bảng tính tới một địa chỉ khác, có thể tạo một liên kết thay thế như sau:

=HYPERLINK(“Source data\Book3.xlsx”, “Book3”)

Nếu di chuyển các thư mục, liên kết thay thế có thể tiếp tục hoạt động miễn là đường dẫn thay thế tới bảng tính mục tiêu không thay đổi. Cụ thể hơn, mời bạn tham khảo Liên kết tuyệt đối và tương đối trong Excel.

Liên kết tới một miền tên

Nếu muốn tạo liên kết đến một vùng tên trong bảng tính, cần thêm cả đường dẫn đầy đủ tới mujv tiêu:

“[Drive:\Folder\Workbook.xlsx]Sheet!Name”

Ví dụ, để chèn một liên kết tới vùng có tên “Source_data” lưu trữ trên trang tính 1, thuộc bảng tính 1, sử dụng công thức sau:

=HYPERLINK(“[D:\Excel files\Book1.xlsx]Sheet1!Source_data”,”Source data”)

Nếu tham chiếu đến một vùng tên thuộc bảng tính thì không cần thêm tên của trang tính vào, ví dụ như:

=HYPERLINK(“[D:\Excel files\Book1.xlsx]Source_data”,”Source data”)

Liên kết để mở tệp tin lưu trữ trong ổ cứng:

Để tạo một liên kết mở các văn bản khác, cần xác định đường dẫn đầy đủ tới các văn bản đó theo định dạng sau:

“Drive:\Folder\File_name.extension”

Ví dụ, để mở một văn bản Word có tên Price list  được lưu trữ trong thư mục Word files ở ổ D, sử dụng hàm sau:

=HYPERLINK(“D:\Word files\Price list.docx”,”Price list”)

Liên kết tới một dấu trang trong Word

Để tạo một liên kết đến một vùng cụ thể trong Word, điền đường dẫn của văn bản trong [dấu ngoặc vuông] và sử dụng một dấu trang để tìm ra địa điểm cần định vị tới.

Ví dụ, hàm sau thêm liên kết tới dấu trang có tên Subscription_prices trong văn bản Price list.docx:

=HYPERLINK(“[D:\Word files\Price list.docx]Subscription_prices”,”Price list”)

Liên kết đến một tệp tin trong mạng liên kết

Để mở một tệp tin được lưu trữ trong mạng cục bộ, đường dẫn đến tệp tin có dạng UNC (Universal Naming Convention-  Định dạng Công ước Nam Định Quốc tế ) sử dụng dấu gạch chéo ngược gấp đôi trước tên của máy chủ, như sau:

“\\Server_name\Folder\File_name.extension”

Hàm dưới đây tạo một liên kết có tên “Price list” để mở bảng tính Price list.xlsx được lưu trữ trong SERVER1, thư mục Svetlana :

=HYPERLINK(“\\SERVER1\Svetlana\Price list.xlsx”, “Price list”)

Để mở một tệp tin Excel tại một bảng tính cố định, điền tên đường dẫn tới tệp tin trong ngoặc vuông [ ], có bao gồm tên trang tính kèm dấu chấm than đằng sau và ô tham chiếu:

=HYPERLINK(“[\\SERVER1\Svetlana\Price list.xlsx]Sheet4!A1”, “Price list”)

Liên kết tới một trang web

Để tạo liên kết đến một trang web trong Internet hay mạng nội bộ, điền URL trong dấu ngoặc kép, như sau:

=HYPERLINK(“https://www.ablebits.com”,”Go to Ablebits.com”)

Hàm trên chèn một liên kết có tên “Go to Ablebits.com”, sẽ mở trang chủ của trang web.

Liên kết để gửi email

Để viết email mới tới một người nhận cụ thể, cần để địa chỉ email theo dạng sau:

“mailto:email_address”

Ví dụ như:

=HYPERLINK(“mailto:support@ablebits.com”,”Drop us an email”)

Hàm trên chèn liên kết có tiêu đề “Drop us an email”, và nhấp chuột để tạo một tin nhắn mới tới tổ hỗ trợ của chúng ta.

Hàm Vlookup và liên kết đến kết quả đầu tiên tìm được

Khi phải làm việc với một tệp dữ liệu lớn, bạn có thể sẽ gặp trường hợp khi cần tìm một giá trị nào đó, sau đó lại lại trả về mục dữ liệu tương ứng ở một cột khác. Lúc này, hàm VLOOKUP sẽ trở nên thiết yếu hay thậm chí cần kết hợp với INDEX MATCH để tìm

Nhưng nếu bạn vừa muốn tìm được giá trị phù hợp, lại vừa muốn đi tới vị trí đó trong tệp dữ liệu nguồn để xem các chi tiết khác trong cùng một hàng thì phải làm thế nào? Rất đơn giản, điều này có thể thực hiện được bằng hàm HYPERLINK trong Excel kết hợp với CELL, INDEX và MATCH.

Công thức tổng quát để tạo liên kết sẽ đưa ra kết quả đầu tiên như sau:

HYPERLINK(“#”&CELL(“address”, INDEX(return_range, MATCH(lookup_valuelookup_range,0))), INDEX(return_range, MATCH(lookup_value, lookup_range,0)))

Hãy tham khảo thêm các ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn về công thức trên,

Để xem công thức trên có hoạt động, hãy xem xét ví dụ sau đây. Giả sử bạn có một danh sách các nhà cung cấp trong cột A, và các sản phẩm được bán ra trong cột C. Bạn muốn kéo sản phẩm đầu tiên được bán bởi một nhà cung cấp nhất định và tạo một liên kết tới một số ô trong cùng hàng đó để có thể xem lại tất cả các chi tiết khác liên quan theo thứ tự cụ thể.

Với giá trị tìm kiếm ở ô E2, danh sách các nhà cung cấp ( hàng tìm kiếm) ở vùng A2 đến A10 và danh sách các sản phẩm ( dòng trả về) nằm ở vùngC2 đến C10, hàm có dạng sau:

=HYPERLINK(“#”&CELL(“address”, INDEX($C$2:$C$10, MATCH($E2,$A$2:$A$10,0))), INDEX($C$2:$C$10, MATCH($E2,$A$2:$A$10,0)))

Như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình dưới đây, công thức sẽ kéo giá trị phù hợp và chuyển nó thành một liên kết có thể nhấp để hướng người dùng đến vị trí của kết quả tìm kiếm đầu tiên trong số liệu ban đầu.

Vlookup and create a hyperlink to the first match

Khi xử lý một dòng dữ liệu dài, công việc sẽ trở nên tiện lợi hơn khi có liên kết đưua bạn để ô đầu tiên trong dòng có kết quả tìm kiếm phù hợp. Để làm việc này, bạn chỉ cần đặt phạm vi trả kết quả trong INDEX MATCH đầu tiên ở cột A ( trong ví dụ này là: ($A$2:$A$10)

=HYPERLINK(“#”&CELL(“address”, INDEX($A$2:$A$10, MATCH($E2,$A$2:$A$10,0))), INDEX($C$2:$C$10, MATCH($E2,$A$2:$A$10,0)))

Hàm này sẽ đưa bạn đến vị trí đầu tiên có kết quả tìm kiếm (“Adam”) trong dữ liệu:

Vlookup and insert a hyperlink to the first occurrence to the lookup value

Cách thức hoạt động

Đối với những bạn đã quen sử dụng hàm INDEX MATCH như một sự thay thế linh hoạt cho hàm VLOOKUP, có thể nhìn ra được tổng thể logic tổng thể.

Điểm cốt lõi nằm ở việc bạn sử dụng kết hợp INDEX MATCH để tìm ra kết quả phù hợp đầu tiên trong phạm vi tìm kiếm:

INDEX(return_range, MATCH(lookup_valuelookup_range, 0))

Bạn cũng có thể tìm hiểu chi tiết về cách thức hoạt động của công thức này trong liên kết ở trên. Ở bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra cho bạn các điểm chính:

  • Hàm MATCH dùng để xác định vị trí của giá trị tìm kiếm – “Adam” trong khoảng từ A2 đến A10 ( phạm vi tìm kiếm), sau đó quay trở lại 3.
  • Kết quả của MATCH được đưa đến đối số row_num trong hàm INDEX đã được hướng dẫn quay trở lại dòng thứ 3 trong vùng từ C2 đến C10 ( vùng trở lại). Và hàm INDEX trở lại với “Lemons“.

Bằng cách này, bạn sẽ có được đối số friendly_name trong công thức của hàm Hyperlink.

Còn bây giờ, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu đối số link_location, tức là ô mà liên kết chỉ tới. Để lấy địa chỉ ô, bạn sử dụng hàm CELL(“address”, [reference]) với tham chiếu INDEX MATCH. Đối với hàm HYPERLINL để xác định các ô mục tiêu trong trang tính hiện tại, nối các địa chỉ bằng ký tự (“#”).

Lưu ý. Cần lưu ý việc sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối để sửa tìm kiếm và vùng trở lại. Điều này rất quan trọng nếu bạn muốn chèn nhiều liên kết bằng cách sao chép công thức.

Xem thêm: Bài tập Excel cơ bản – học Excel trong vòng 1 giờ

Cách chỉnh sửa nhiều liên kết một lúc:

Như đã nói từ đầu, một trong những lợi ích hữu dụng nhất của hàm Hyperlonk đó là khả năng chỉnh sửa nhiều hàm Hyperlink một lúc chỉ bằng tính năng Replace All của Excel

Nếu bạn muốn thay các URL của các công ty cũ (old- website.com) thành các URL mới ( new- website.com) trong tất cả các liên kết trong trang tính hiện tại hoặc trong toàn bộ bảng tính, cần thực hiện theo các bước sau:

  1. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Hđể mở thanh Replace trên hộp thoại Find and Replace .
  2. Bên phải hộp thoại, nhập chuột vào nút Options.
  3. Trong ô Find what, nhập đoạn văn bản muốn thay đổi (trong ví dụ này là “old-website.com”).
  4. Trong danh sách cuộn Within, chọn Sheethoặc Workbook phụ thuốc vào việc bạn muốn chỉnh sửa liên kết trong trang tính của bảng tính hiện tại hay áp dụng chung cho tất cả các trang tính của bảng tính.
  5. Trong danh sách cuộn Look in, chọn Formulas.
  6. Để chắc chắn, trước tiên hãy nhấp vào nút Find All, và Excel sẽ hiển thị danh sách của tất cả công thức có chứa đoạn văn bản tìm kiếm:Find all formulas containing the search text.
  7. Hãy xem qua các kết quả tìm kiếm để đảm bảo bạn muốn chỉnh sửa tất cả công thức tìm được. Nếu không, hãy đi đến bước tiếp theo, hoặc có thể thực hiện tìm kiếm lại.
  8. Trong hộp Replace with, nhập đoạn văn bản mới (trong trường hợp này là”new-website.com”).
  9. Nhấp chuột vào nút Replace All . Excel sẽ thay thế văn bản được chỉ định trong tất cả các liên kết và thông báo với bạn có bao nhiêu thay đổi đã được thực hiện.
  10. Nhấp chuột vào nút Close. Vậy là xong!

Tương tự, bạn có thể chỉnh sửa văn bản liên kết (friendly_name) trong tất cả các hàm Hyperlink một lúc. Khi làm như vậy, hãy chắc chắn để kiểm tra xem văn bản được thay thế trong friendly_name không xuất hiện bất cứ nơi nào trong link_location để bạn sẽ không phá vỡ các công thức.

Nguyên nhân và giải pháp đối với hàm Hyperlink không hoạt động:

Lý do phổ biến nhất khiến hàm Hyperlink không hoạt động (và điều đầu tiên cần kiểm tra!) đó là đường dẫn không tồn tại hoặc bị hỏng trong đối số link_location. Nếu không, hãy kiểm tra hai điều sau:

  1. Nếu địa chỉ đến của liên kết không mở khi bạn nhấp vào , đảm bảo rằng vị trí liên kết được cung cấp theo đúng định dạng. Các ví dụ về công thức để tạo ra các kiểu liên kết khác nhau có thể được tìm thấy ở đây.
  2. Nếu thay vì liên kết văn bản một lỗi như VALUE! Hoặc N / A xuất hiện trong một ô, rất có thể vấn đề là với đối số friendly_name trong hàm Hyperlink của bạn.

Thông thường, các lỗi như vậy xảy ra khi friendly_name được trả về bởi một số hàm khác, như trong Vlookup của chúng ta và liên kết đến kết quả tìm kiếm đầu tiên (Vlookup and hyperlink to the first match). Trong trường hợp này, lỗi # N / A sẽ hiển thị trong ô công thức nếu giá trị tra cứu không được tìm thấy trong bảng tra cứu. Để ngăn các lỗi này, bạn có thể xem xét sử dụng hàm IFERROR để hiển thị một chuỗi rỗng hoặc một số văn bản thân thiện với người sử dụng thay vì giá trị lỗi.

Trên đây là cách tạo liên kết bằng sử dụng hàm HYPERLINK. Cảm ơn bạn đã đọc và hẹn gặp lại trong bài viết tuần sau!

Blog Học Excel online đã mở rất nhiều các khóa học đào tạo về học Excel cơ bản cho đến nâng cao với các chuyên gia hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những buổi học bổ ích, hiểu quả có thể sử dụng thành thạo Excel để áp dụng trong công việc. Ngoài ra, chúng tôi đang có nhiều chương trình khuyến mại lớn cho các học viên đăng kí trong tháng này, vậy còn trừng trừ gì nữa mà không đăng kí ngay thôi. Thông tin chi tiết xem tại: