Tại sao làm được bài tập Excel mà không biết lập báo cáo công việc? Đây là băn khoăn của không ít người. Và trong bài viết này mình sẽ giúp các bạn trả lời câu hỏi này.

1. Sự khác nhau giữa học và thực tế

Khi các bạn học Excel, hầu như chúng ta đều học theo hướng:

• Làm các bài tập được giao.
• Học đến nội dung gì thì làm bài tập của nội dung đó.
• Kết thúc việc học.

Chính vì chỉ dừng lại ở đấy nên các bạn sẽ không áp dụng vào thực tế được, bởi vì:

• Thực tế đòi hỏi phải kết hợp nhiều kiến thức vào 1 công việc, không phải từng việc riêng lẻ
• Dữ liệu trong thực tế rất đa dạng và không thể chuẩn hóa như bài tập. Do đó việc rất quan trọng trong thực tế là phải Tổ chức – quản lý lại dữ liệu rồi mới làm tiếp được. Vấn đề này lại ít được coi trọng hoặc ít được tìm hiểu khi học.

2. Quy trình để có thể lập báo cáo trong Excel

Hãy xem sơ đồ dưới đây:

Dữ liệu là cái xuất phát của chúng ta, là cái mà chúng ta có sẵn. Tuy nhiên để lập báo cáo từ dữ liệu đó thì chúng ta lại phải hiểu rõ các vấn đề:

• Dữ liệu được tổ chức, cấu trúc như thế nào? Mỗi cách tổ chức khác nhau sẽ ảnh hưởng tới việc báo cáo: Có lập được báo cáo không, lập như thế nào, dùng công thức nào, dùng pivot table được không…
• Các dữ liệu theo từng loại đã chính xác chưa? Bởi nếu dữ liệu có sai sót thì sẽ làm báo cáo không ra kết quả đúng
• Dữ liệu được quản lý như thế nào. Việc nhập mới, thêm mới dữ liệu, việc sửa những sai sót như thế nào, xóa dữ liệu sai như thế nào… cũng ảnh hưởng tới báo cáo. Bởi việc lập báo cáo không phải chỉ 1 lần mà sẽ phải liên tục theo thời gian: hàng ngày, hàng tháng, hàng quý… Nếu việc quản lý dữ liệu không hiệu quả cũng làm báo cáo bị sai lệch, không thống nhất

Chính vì vậy việc tổ chức và quản lý dữ liệu rất quan trọng, là công việc đòi hỏi nhiều kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm thì mới có thể làm tốt được. Thông thường khi học chúng ta học từng kỹ thuật, từng hàm excel riêng lẻ. Nhưng việc tổ chức và quản lý dữ liệu đòi hỏi tổng hợp toàn bộ những hiểu biết của bạn về tổ chức, từng trường hợp sẽ sử dụng hàm nào, công cụ nào để xử lý.

Sau khi đã đảm bảo tính chính xác và cách tổ chức, quản lý dữ liệu rồi thì chúng ta sẽ thực hiện việc lập báo cáo. Báo cáo có thể được lập bởi công thức hoặc sử dụng pivot table. Việc này phụ thuộc vào mục đích báo cáo để có thể đưa ra được những cách làm phù hợp:

• Báo cáo tổng hợp
• Báo cáo chi tiết
• Báo cáo bằng biểu đồ

Xem thêm: Tìm hiểu về các dạng báo cáo thường gặp trên Excel

Việc lập báo cáo không khó, nhưng điều quan trọng hơn là hiểu và nêu được ý nghĩa của báo cáo. Từ việc phân tích các chỉ số của báo cáo để ra được quyết định. Điều này đòi hỏi chúng ta phải nắm vững các cách lập báo cáo, xoay chuyển các mẫu báo cáo để tìm ra 1 mẫu phù hợp, học cách phân tích dữ liệu trong báo cáo để có thông tin giúp ra quyết định.

Như vậy kiến thức về tổ chức dữ liệu, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trong Excel là một kiến thức đã nâng cao hơn so với việc học Excel thông thường. Kiến thức này sẽ giúp bạn có thể sử dụng Excel để quản lý dữ liệu cho bất cứ công việc gì, lập báo cáo cho bất kỳ dữ liệu nào. Đó chính là sự chủ động trong công việc mà ai cũng mong muốn có được.

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn “Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm“. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel. Chi tiết khóa học xem tại: