Mục đích của chúng ta khi học Excel đó là có thể tổ chức dữ liệu tốt, từ đó lập được các báo cáo theo yêu cầu công việc. Thế nhưng chúng ta cũng gặp phải vô vàn những thắc mắc như:

• Tổ chức dữ liệu như thế nào là tốt?
• Làm thế nào để kiểm tra dữ liệu trên Excel để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu?
• Làm thế nào để lập được các báo cáo trên Excel?
• Báo cáo thế nào là đẹp, khoa học?
• …

Nhằm giúp các bạn hình thành tư duy tốt trong việc tổ chức dữ liệu và lập báo cáo trên Excel, Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn seri bài viết về “Kỹ năng tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel”. Bài viết của tác giả Dương Mạnh Quân – Giảng viên của Học Excel Online, dựa trên những kinh nghiệm giảng dạy trong thực tế của thầy liên quan tới nội dung này. Mời các bạn cùng tìm hiểu nhé.

Bài 1: Tìm hiểu về các dạng báo cáo thường gặp trên Excel

Thông thường việc lập báo cáo trên Excel thường có một số yêu cầu cụ thể:

1. Xét theo đặc điểm báo cáo

• Báo cáo tổng hợp: Dùng để tổng kết, đánh giá tổng quan về các nội dung cần báo cáo. Thường gắn với những yêu cầu như: Tính tổng, đếm số lần, tính…
• Báo cáo chi tiết: Dùng để trích lọc ra những nội dung diễn biến chi tiết liên quan tới đối tượng cần báo cáo. Thường gắn với những yêu cầu như: thống kê, liệt kê, lọc, tìm…

2. Xét về dạng báo cáo

• Báo cáo dạng bảng: Các nội dung trong báo cáo được biểu diễn trong các bảng dữ liệu
• Báo cáo dạng biểu đồ: Các nội dung trong báo cáo được biểu diễn dưới dạng biểu đồ

3. Cấu trúc báo cáo

Tùy theo yêu cầu công việc, các báo cáo có cấu trúc từ đơn giản tới phức tạp. Có một số lưu ý như sau:

• Báo cáo 1 chiều: là báo cáo dựa theo 1 điều kiện, 1 đối tượng nhất định. Cấu trúc của báo cáo thường là đối tượng cần báo cáo nằm ở cột đầu tiên trong bảng báo cáo. Các cột còn lại là kết quả cần tính toán.

• Báo cáo 2 chiều: là báo cáo dựa theo 2 điều kiện. Cấu trúc của báo cáo thường là 1 đối tượng nằm ở cột đầu tiên trong bảng báo cáo, các đối tượng còn lại nằm ở nhiều cột (trên cùng 1 hàng). Giao điểm giữa điều kiện nằm ở các hàng và các cột là kết quả cần báo cáo (phụ thuộc 2 điều kiện)

• Báo cáo 3 chiều: là báo cáo dựa theo nhiều hơn 2 điều kiện. Cấu trúc của báo cáo này giống với báo cáo 2 chiều nhưng có thêm các điều kiện phụ bên ngoài để kết hợp với các điều kiện trong bảng báo cáo tạo thành 3 chiều.

Để có thể hiểu rõ hơn về cách tổ chức dữ liệu, cách quản lý dữ liệu và xây dựng các báo cáo này, mời các bạn tìm hiểu trong những bài viết tiếp theo của Seri này.

Bài tiếp theo: Hướng dẫn cách xây dựng bảng dữ liệu chuẩn để lập báo cáo trên Excel

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn “Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm“. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel.