Hướng dẫn sử dụng các hàm tìm kiếm trên Excel 2007, 2010, 2013, 2016

Với lượng dữ liệu thống kê lớn, sử dụng các hàm tìm kiếm cơ bản trên Excel càng trở nên cần thiết. Để xử lý công việc dễ dàng hơn các bạn có thể sử dụng các hàm sau đây.   

1. Hàm tìm kiếm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trên Excel 

Mục đích là tìm được giá trị lớn thứ k trong dãy giá trị lựa chọn hoặc tìm được giá trị nhỏ thứ k trong dãy giá trị lựa chọn. Có tất cả 4 hàm tìm kiếm giúp bạn đạt được mục đích trên. Bao gồm hàm: Large, Small, Max và Min.

Sử dụng 4 hàm tìm kiếm cơ bản trên được hướng dẫn chi tiết tại đây.

2.  Hàm tìm kiếm giá trị tương ứng

Định nghĩa: Bằng vị trí giao nhau giữa dòng và cột được xác định, thông qua hàm INDEX, Excel sẽ đưa ra giá trị tương ứng với quy chiếu.

Khác với hàm tìm kiếm VLOOKUP chỉ có thể quét tìm từ trái qua phải, hàm tìm kiếm INDEX có khả năng tìm kiếm rộng hơn và chắc chắn thuận tiện hơn.

Hàm INDEX có hai phương thức thể hiện:

  • cách 1: =INDEX(Array, Row_num, [Column_num])
  • cách 2: =INDEX(Reference, Row_num, [Column_num], [Area_num]) 

Trong các hoàn cảnh tương thích, các bạn tùy ý sử dụng một trong hai phương thức trên. Ví dụ sau đây, chúng ta sẽ sử dụng cách 1 để xử lý dữ liệu.

Sử dụng bảng thống kê mã hàng làm ví dụ

Bước 1: Sử dụng hàm MAX để tìm ra lượng tiêu thụ lớn nhất và lượng tồn kho lớn nhất (hướng dẫn sử dụng hàm tìm kiếm giá trị lớn nhất tại đây) Trong ví dụ, hàm MAX được thể hiện như sau:

  • Lượng tiêu thu lớn nhất: =MAX(B3:B11)
  • Lượng tồn kho lớn nhất: =MAX(C3:C11) 

Dõi theo hình động này để hiểu rõ cách thực hiện của hàm tìm kiếm MAX.

Sử dụng hàm tìm kiếm giá trị lớn nhất MAX

Bước 2: Sử dụng hàm INDEX để tìm mã hàng tương ứng với mã hàng nào có lượng tiêu thụ lớn nhất và mã hàng nào có lượng tồn kho lớn nhất:

  • Mã hàng có lượng tiêu thụ lớn nhất: =INDEX(A3:A11, MATCH(H2,B3:B11,0))
  • Mã hàng có lượng tồn kho lớn nhất: =INDEX(A3:A11, MATCH(H4,C3:C11,0))

Trong đó:

  • A3:A11 xác định vùng tìm mã hàng
  • MATCH(vị trí giá trị lượng tiêu thụ lớn nhất vừa tìm được, giá trị lượng tiêu thụ lớn nhất tìm thấy trong vùng B3:B11, 0) — tương tự với lượng tồn kho lớn nhất.

Quan sát hình động sau để hiểu rõ cách thực hiện của hàm tìm kiếm INDEX này.

Sử dụng hàm tìm kiếm INDEX

Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…

Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học