Trong một số trường hợp bảng tính lớn hơn 1 trang A4 hoặc bắt buộc phải in khổ giấy A3, chúng ta cần phải thiết lập để in vừa khổ giấy A3 trong Excel. Vậy điều này làm như thế nào? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu qua bài viết này nhé.

Thiết lập loại giấy in là giấy A3 trong Excel

Điều đầu tiên khi thiết lập in đó là chúng ta phải chắc chắn giấy in là giấy A3. Sau đó là kích cỡ giấy in sẽ phải đúng với kích cỡ khổ giấy A3. Điều này được thiết lập trong Excel như sau:

• Bước 1: Mở cửa sổ Page Setup bằng cách bấm vào vị trí ô vuông ở góc nhóm Page Setup trong thẻ Page Layout.

• Bước 2: Trong cửa sổ Page Setup, nhóm Page chọn mục Paper size là A3

Những thiết lập khác liên quan tới trình bày dữ liệu trên trang giấy A3

Sau khi đã chắc chắn là sẽ in trên khổ giấy A3, chúng ta còn phải đảm bảo việc trình bày nội dung dữ liệu trên trang giấy A3 phải chuẩn xác, đẹp mắt, cân đối. Các thiết lập bao gồm:

Thiết lập chiều của trang giấy A3

Nội dung được trình bày theo chiều ngang hay chiều dọc? Cần phải chú ý điều này bởi nếu sai chiều trang giấy, dữ liệu khi được in ra sẽ không như ý muốn.

Trong thẻ Page Layout, mục Orientation chúng ta có thể thiết lập chiều của trang giấy theo:

• Portrait: chiều dọc
• Landscape: chiều ngang

Thiết lập căn lề cho trang giấy A3

Các thiết lập căn lề có thể được điều chỉnh trong Page Setup > Thẻ Margins

Đơn vị được sử dụng là Inch. Bạn có thể quy đổi sang cm theo tỷ lệ:

1 inch = 2,54 cm

Thiết lập luôn in vừa trang giấy A3

Việc định dạng dữ liệu trong Excel có thể khiến nội dung cần in hay bị vượt quá trang in mà chúng ta không biết, bởi tính chất của Excel là 1 bảng tính liên tục, không giống như Word là từng trang giấy riêng. Do đó để tránh nội dung cần in vượt quá phạm vi trang giấy, chúng ta sẽ thiết lập để luôn luôn in vừa trang giấy, bất kể định dạng thế nào. Cách làm như sau:

Trong cửa sổ Page Setup, chọn mục Scaling. Trong mục này có 2 lựa chọn:

Adjust to: Co dãn theo tỷ lệ

Fit to: Tự động ép cho vừa đủ vào số trang quy định

Thông thường nếu chỉ có 1 trang hoặc biết rõ số trang cần in, chúng ta chọn Fit to 1 – 1 hoặc Fit to 1-Số trang cần in. Như vậy nội dung sẽ luôn vừa đúng số trang cần in mà không phát sinh thêm.

Việc thiết lập trước khi in rất quan trọng, nó thể hiện sự cẩn thận, tỉ mỉ và tiết kiệm. Khi bạn biết cách in đúng, in đẹp sẽ vừa tiết kiệm giấy, tiết kiệm thời gian, mực in, đồng thời được đánh giá cao hơn trong công việc.

Các bạn có thể tham khảo thêm các bài viết sau để nâng cao kiến thức Excel:

Định dạng và in ấn trong Microsoft Excel

Hướng dẫn 4 yêu cầu cơ bản nhất về in trang tính Excel

Hướng dẫn cách in vừa khổ A4 trên excel cực dễ