Như bài trước chúng mình đã thảo luận về vấn đề chỉnh sửa và in ấn trong Microsoft Word, hôm nay mình cùng thảo luận tiếp về việc chỉnh sửa và in ấn trong Microsoft Excel, đặc biệt đây là việc làm thường xuyên với các bạn kế toán khi phải thường xuyên tiếp xúc và làm việc với bảng tính Excel.

1. Định dạng trang giấy để in trong Excel

Trước khi in bảng tính ra giấy, chúng ta cần phải định dạng lại trang giấy. Định dạng trang in hãy thực hiện như sau:

Vào Page Layout ở phần ribbon (thanh menu), tại vùng Page Setup.  Nhấn vào biểu tượng như hình bên dưới:

Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn hình, từ hộp thoại các bạn chọn các tùy chọn cho trang giấy in.

– Khung Orientation: giúp xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. Có hai chức năng cho ta chọn như sau:

+ Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.

+ Landscape: in dữ liệu theo chiều ngang của trang giấy.

– Khung Sacling: Khung này cho phép xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra vừa với chiều ngang hoặc chiều dọc của trang giấy.

+ Adjust to: Cho phép thay đổi tỷ lệ của bảng tính khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400%.

+ Fit to: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.

+ Wide by: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.

– Paper Size: lựa chọn các khổ giấy. Tùy mục đích in mà các bạn chọn khổ giấy in cho phù hợp.

– Print Quality: Cho phép ta lựa chọn chất lượng in. Thông thường người ta chọn 600 dpi.

2. Căn lềgiâý cho trang in

Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện lên, từ hộp thoại này chọn thẻ Margins.

Top: Chọn  khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến phần nội dung dữ liệu in.

Header: định khoảng cách của tiêu đề đầu trang (khoảng cách này được tính từ mép trên của tờ giấy đến tiêu đề đầu trang).

Left: khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu in.

Right: Cho phép xác định khoảng cách từ mép phải trang giấy đến nội dung của bảng dữ liệu cần in.

Bottom: khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in.

Footer: khoảng cách của tiêu đề cuối trang (được tính từ mép dưới của tờ giấy đến tiêu đề đầu trang). Trong

Chức năng Horizontally: Nếu chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, nếu không chọn Excel sẽ in sẽ liệu bên trái tờ giấy.

Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này, Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, nếu không dữ liệu sẽ được in bên trái trang giấy.

3. In các tiêu đề đầu và cuối trang

Tiêu đề đầu và cuối trang là những dòng văn bản do bạn tự tạo dùng để in ở phía trên và phía dưới cho mỗi bảng tính:

Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn hình, từ hộp thoại này chọn nhãn Header/Footer.

Khung Header và Footer: Exel gợi ý cho bạn sử dụng các mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang.

Lưu ý: Khi in ấn trong excel rất hay gặp hiện tượng trang excel bị ngắt trang. Để tìm hiểu sâu về cách chèn ngắt trang hoặc loại bỏ ngắt trang mời các bạn tham khảo thêm bài viết Cách chèn và bỏ ngắt trang trong excel.

Công việc cuối cùng của các bạn là Kích chuột chọn Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tùy chọn trong khi in. Chọn OK và tận hưởng thành quả sau khi in tài liệu.