Hướng dẫn cách sử dụng hàm subtotal để tính tổng thay cho hàm sum

Chúng ta đã biết hàm SUM là một hàm quen thuộc dùng để tính tổng trong Excel. Nhưng còn có 1 hàm tốt hơn để làm việc đó, chính là hàm SUBTOTAL. Tốt hơn như thế nào? hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu qua bài viết này.

Hãy xem ví dụ sau đây:

Thông thường ở dòng Tổng cộng, chúng ta sẽ hay sử dụng hàm SUM để tính tổng các cột C, D, E, F.

Nhược điểm của hàm SUM

Khi sử dụng hàm SUM, kết quả thu được là:

Trong trường hợp chúng ta không làm thêm thao tác gì thì kết quả của hàm SUM là đúng.

Tuy nhiên thử hình dung bảng dữ liệu này lớn hơn, và chúng ta cần phải lọc dữ liệu trong bảng, ví dụ lọc những người ở bộ phận Kinh doanh. Khi đó kết quả của bảng tính là:

Chúng ta thấy kết quả của bảng tại dòng Tổng cộng vẫn giữ nguyên, mặc dù dữ liệu đã lọc bỏ đi bộ phận kế toán.

Làm thế nào để khi lọc dữ liệu, kết quả sẽ chỉ tính tổng những giá trị còn lại của bảng tính, bỏ qua các giá trị bị lọc  bỏ? Chúng ta sẽ không sử dụng hàm SUM nữa mà chuyển sang dùng hàm SUBTOTAL

Dùng hàm SUBTOTAL thay thế hàm SUM

Cấu trúc của hàm Subtotal như sau:

SUBTOTAL(function_num,ref1,…)

trong đó:

  • function_num là các phép tính. Có rất nhiều phép tính trong hàm này, và để tính tổng thì chúng ta dùng số 9 hoặc 109
  • ref1…: là các vùng tham chiếu tới các ô cần tính tổng

Kết quả khi sử dụng Subtotal như sau:

Mặc dù hàm đã tham chiếu từ C2:C6 nhưng kết quả chỉ tính tổng cho các ô C2, C3, C4,  còn các ô đã bị ẩn là C5, C6 sẽ không được tính. Đây  chính là sự khác biệt rất lớn giữa Sum và Subtotal.

Nhận xét về hàm subtotal

Nếu như dùng hàm SUM, ưu điểm rất lớn là sự tiện lợi, nhanh chóng. Hàm viết nhanh hơn, ít tham số hơn, đặc biệt là excel còn hỗ trợ chúng ta phương thức AutoSum rất tiện lợi.

Còn khi sử dụng hàm SUBTOTAL, ưu điểm lớn nhất chính là hiệu quả. Công việc của chúng ta không đơn thuần là tính ra kết quả, mà kết quả đó phải dễ dàng tùy biến, đúng với mọi trường hợp. Các thao tác ẩn, lọc dữ liệu rất hay được sử dụng trong Excel, khi đó để kết quả hiển thị đúng,  chúng ta cần tới hàm Subtotal.

Việc viết tên hàm dài hơn, nhiều phép tính hơn có thể khiến bạn bối rối khi mới tìm hiểu. Nhưng khi đã quen với hàm này, chúng ta sẽ gần như chỉ sử dụng  hàm này mà thôi.

Tham khảo thêm một số bài viết khác về hàm Subtotal:

Đánh số thứ tự tự động trong Excel với hàm SUBTOTAL

Các ví dụ về hàm Sum trong Excel – Cách chỉ tính tổng các cột, hàng hoặc ô được hiển thị

Hàm Subtotal, các ứng dụng của Subtotal trong Excel