Các ví dụ về hàm Sum trong Excel – Cách chỉ tính tổng các cột, hàng hoặc ô được hiển thị

Chia sẻ bài viết này:
  • 4
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •   
  •   

Trong bài viết này Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách tính tổng trong Excel bằng cách dùng tính năng AutoSum, và cách tạo công thức Sum để tính tổng các cột, hàng hoặc một dải ô đã được chọn. Ngoài ra, các bạn cũng sẽ học được cách tính tổng riêng những ô được hiển thị, tổng của các trang tính, đồng thời giúp bạn tìm hiểu thêm về những lý do khiến hàm Sum không hoạt động.

Nếu bạn muốn tính tổng của những ô nhất định một cách nhanh nhất, bạn chỉ cần chọn những ô đó rồi nhìn sang thanh trạng thái ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Excel:

Nếu muốn có được một công thức sử dụng lâu bền hơn thì bạn nên dùng hàm Sum. Hàm này rất đơn giản và dễ hiểu nên dù bạn là người mới bắt đầu học Excel thì cũng sẽ dễ dàng hiểu được những ví dụ dưới đây:

Cách tính tổng trong Excel dùng phép tính số học đơn giản

Nếu bạn cần tính nhanh tổng của một số ô, bạn có thể sử dụng Microsoft Excel như một chiếc máy tính mini. Chỉ cần dùng dấu (+) giống như trong phép toán số học thông thường. Ví dụ:

=1+2+3

hoặc

=A1+C1+D1

Tuy nhiên, nếu bạn cần phải tính tổng vài chục, hay vài trăm hàng thì cộng từng ô không phải ý kiến hay. Trong trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng hàm Excel Sum được thiết kế đặc biệt để tính tổng của một lượng đã được chỉ định sẵn.

Tìm hiểu ngay: Địa chỉ học Excel tại Hà Nội

Cách sử dụng hàm Sum trong Excel

Excel SUM là một hàm toán học dùng để tính tổng. Cú pháp của hàm Sum như sau:

Sum (số thứ nhất, [số thứ 2] ,…)
Đối số đầu tiên là bắt buộc, các cố khác là tùy chọn, bạn có thể áp dụng hàm Sum cho tối đa 225 số trong một công thức.

Trong công thức Sum của Excel, mỗi đối số có thể là một giá trị số dương hoặc số âm, một hàng hoặc một chuỗi các ô. Ví dụ như:

=SUM(A1:A100)

=SUM(A1, A2, A5)

=SUM(1,5,-2)

Hàm SUM trong Excel thực sự là lựa chọn hữu ích khi bạn cần cộng các giá trị nằm ở cách dải khác nhau hoặc tính tổng các giá trị số, các ô tham chiếu hay các dãy. Ví dụ:
=SUM(A2:A4, A8:A9)

=SUM(A2:A6, A9, 10)

Tham khảo hình bên dưới:

Trong trang tính thực tế, hàm SUM thường được dùng với những công thức lơn hơn và được coi như một phần của những phép tính phức tạp hơn.

Ví dụ, bạn có thể kết hợp hàm SUM với đối số value_if_true thuộc hàm IF để cộng các giá trị trong cột B, C và D nếu tất cả các ô trong cùng hàng có cả ô chứa giá trị và ô trống:

=IF(AND($B2<“”, $C2<>””, $D2<>””), SUM($B2:$D2), “Value missing”)

Cách dùng AutoSum trong Excel:

Nếu bạn cần tính tổng một dãy các số hoặc tổng của vài hàng, cột liền kề thì có thể sử dụng công thức SUM được Microsoft Excel thiết kế sẵn.

Bạn chỉ cần chọn một ô bên cạnh các con số cần tính tổng rồi nhấn AutoSum trên tab Trang Chủ, phần Editing rồi chọn Enter là có thể tự động chèn công thức SUM vào đó:

Như các bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, tính năng AutoSum của Excel không chỉ nhập một công thức Sum, mà còn chọn phạm vi của các ô bạn muốn. Excel thường thực hiện việc chọn phạm vi tính một cách chuẩn xác, tuy nhiên, nếu xảy ra lỗi, bạn có thể tự sử phạm vi tính bằng cách kéo con trỏ qua các ô cần tính tổng rồi nhấn Enter là được.

Mẹo: Cách nhanh hơn để sử dụng AutoSum trong Excel là dùng phím tắt Alt + =. Bạn chỉ cần giữ phím Alt, nhấn phím Equal Sign, rồi Enter là hoàn thành việc chèn công thức Sum.

Ngoài tính tổng, bạn có thể sử dụng AutoSum để tự động nhập các hàm AVERAGE, COUNT, MAX, hay MIN.

Cách tính tổng một cột trong Excel

Để tính tổng các số liệu trong một cột cụ thể, bạn có thể sử dụng hàm SUM thông thường hoặc tính năng AutoSum.
Ví dụ, để tính tổng các giá trị trong cột B, từ B2 đến B8, bạn nhập công thức SUM như sau:

=SUM(B2:B8)

Xem ngay: thủ thuật Excel nâng cao

Cách tính tổng toàn bộ cột với số hàng vô hạn không xác định được

Nếu cột mà bạn muốn tính tổng có số lượng dòng thay đổi (nghĩa là các ô mới có thể được thêm vào và những giá trị cõ sẵn có thể bị xóa đi), bạn có thể tính tổng toàn bộ cột bằng cách thêm tham chiếu cột, không xác định giới hạn trên và dưới. Ví dụ:

=SUM(B:B)

Lưu ý quan trọng: Bạn không nên đặt công thức tính tổng của một cột ở trong cùng cột mà bạn cần tính tổng vì làm thế sẽ tạo ra một tham chiếu ô tròn (nghĩa là tổng kết đệ quy bất tận) như thế công thức Sum sẽ trả về cho bạn kết quả là 0.

Tính tổng cột nhưng bỏ hàng tiêu đề hoặc một vài hàng đầu tiên

Thông thường, Hàm SUM trong Excel thường sẽ tính tổng cột và bỏ qua hàng tiêu đề như ảnh chụp màn hình bên trên. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hàng tiêu đề vẫn được cộng luôn vào trong phép tính tổng, hoặc ngoài hàng tiêu đề, bạn muốn loại bỏ thêm vài hàng đầu tiên có giá trị số không liên quan đến giá trị bạn muốn cộng tổng. Mà ở Microsoft Excel không chấp nhận công thức SUM hỗn hợp với giới hạn trên dưới rõ ràng như công thức =SUM(B2:B) vẫn áp dụng được trên Google trang tính. Để bỏ một số hàng đầu tiên khỏi phép tính tổng, bạn có thể dùng một trong những cách sau đây:

1. Tính tổng toàn bộ cột rồi trừ đi các ô không muốn tính tổng (như trong ví dụ này cần loại từ ô từ B1 đến B3)
=SUM(B:B)-SUM(B1:B3)

Học Word Excel cơ bản

Kích thước bảng tính có giới hạn nhất định nên bạn có thể chỉ định giới hạn trên của công thức SUM dựa trên số hàng tối đa trong phiên bản Excel mà bạn dùng.
Ví dụ: để tính tổng cột B mà không bao gồm hàng tiêu đề (loại trừ ô B1) bạn có thể sử dụng các công thức sau:

Trong Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013 và Excel 2016:

= SUM (B2: B1048576)

Trong Excel 2003 và phiên bản thấp hơn:

= SUM (B2: B655366)

Cách tính tổng các hàng trong Excel

Tương tự như tính tổng một cột, bạn có thể tính tổng một hàng trong Excel bằng cách sử dụng hàm SUM, hoặc AutoSum để chèn công thức tính.

Ví dụ, để tính tổng các giá trị trong ô B2 đến D2, ta sử dụng công thức sau:

= SUM (B2: D2)

Cách tính tổng nhiều hàng trong Excel

Để tính tổng các giá trị trong từng hàng đơn lẻ ta chỉ cần kéo công thức SUM xuống, nhưng nhiều khi chúng ta cần tính tổng của hàng có chứa kí tự $. Ví dụ:
=SUM($B2:$D2)

Để tính tổng các giá trị trong một dải có chứa nhiều hàng, ta chỉ cần xác định dải cần áp dụng công thức Sum. Ví dụ:

= SUM (B2: D6) – tổng các giá trị từ hàng 2 đến hàng 6.

= SUM (B2: D3, B5: D6) – tổng các giá trị trong các hàng 2, 3, 5 và 6.

Cách tính tổng toàn bộ một hàng

Để tính tổng toàn bộ hàng với một số cột không xác định, ta cần cung cấp tham chiếu toàn bộ hàng cho công thức Excel Sum, ví dụ:

= SUM (2: 2)

Cần lưu ý rằng, bạn không nên nhập công thức ‘tổng một hàng’ vào một ô ở trong cùng hàng đó vì như thế sẽ tạo ra một tham chiếu tròn khiến cho kết quả của phép tính bị sai.

Để tính tổng hàng không bao gồm (một số) cột nhất định, ta cộng toàn bộ hàng và sau đó trừ các cột không liên quan. Ví dụ: để tính tổng hàng 2 trừ hai cột đầu tiên, ta sử dụng công thức sau:

= SUM (2: 2) -SUM (A2: B2)

Sử dụng Excel Total Row để tính tổng dữ liệu trong một bảng:

Nếu dữ liệu của bạn được nằm trong một bảng tính của Excel, bạn có thể sử dụng tính năng Total Row để nhanh chóng tính tổng dữ liệu trong bảng và tổng số hiển thị trong hàng cuối cùng.

Một lợi thế lớn của việc sử dụng các bảng Excel là chúng tự động mở rộng để thêm được các hàng mới, do đó, bất kỳ dữ liệu mới nào bạn nhập vào trong một bảng sẽ được tự động thêm luôn vào công thức đã có.

Để chuyển đổi một dải ô bình thường thành một bảng, hãy nhấn chọn và ấn phím tắt Ctrl + T (hoặc nhấp vào Table trên tab Insert).

Cách thêm hàng total trong bảng Excel

Khi dữ liệu của bạn được sắp xếp trong một bảng, bạn có thể chèn thêm hàng total theo cách sau:

1. Nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng để hiển thị Table Tools với tab Design.
2. Trên tab Design, trong phần Table Style Options, chọn hộp Total Row:

Một cách khác để thêm total row trong Excel là nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong bảng và sau đó chọn vào Table > Totals Row.

Khóa học lập trình VBA trong Excel 1 thầy 1 trò

Cách tính tổng dữ liệu trong bảng

Khi tổng số hàng xuất hiện ở cuối bảng, Excel sẽ tự xác định cách tính toán dữ liệu trong bảng.

Như trong bảng mẫu bên dưới, các giá trị trong cột D (cột bên phải) được thêm tự động và tổng được hiển thị trong hàng Total:

Để tính tổng giá trị trong các cột khác, chỉ cần chọn một ô tương ứng trong tổng số hàng, nhấp vào mũi tên trong ô để hiển thị danh sách thả xuống và chọn Sum:

Nếu bạn muốn thực hiện một số phép tính khác, hãy chọn chức năng tương ứng từ danh sách thả xuống như Average, Count, Max, Min, …

Nếu hàng total tự động hiển thị tổng cho một cột mà bạn không cần dùng đến tổng đó thì mở danh sách thả xuống của cột đó và chọn None.

Chú thích. Khi sử dụng tính năng Excel Total Row để tính tổng một cột, tổng số Excel chỉ có giá trị trong hàng hiển thị bằng cách chèn hàm SUBTOTAL với đối số đầu tiên là 109.

Nếu bạn muốn tổng hợp dữ liệu cả trong hàng hiển thị và không hiển thị thì không thêm tổng số hàng nữa, đồng thời sử dụng hàm SUM bình thường:

Cách tính tổng các ô được (có thể nhìn thấy được) trong Excel

Đôi khi, để việc phân tích dữ liệu hiệu quả hơn, bạn cần phải lọc hoặc ẩn một số dữ liệu trong bảng tính. Một công thức tổng hợp thông thường sẽ không hoạt động trong trường hợp này bởi vì hàm Excel SUM sẽ cộng tất cả các giá trị trong phạm vi được chỉ định bao gồm các hàng ẩn (đã lọc ra).

Nếu bạn muốn tính tổng các ô hiển thị trong một danh sách được lọc, cách nhanh nhất là đưa chúng vào một bảng Excel, và sau đó bật tính năng Excel Total Row. Như đã trình bày trong ví dụ trước, chọn Sum ở hàng total của bảng rồi chèn chức năng SUBTOTAL bỏ qua các ô ẩn.

Một cách khác để tính tổng các ô đã lọc trong Excel là áp dụng AutoFilter cho dữ liệu của bạn theo cách thủ công bằng cách nhấp vào nút Filter trên tab Data. Và sau đó, tự viết một công thức Subtotal.

Hàm SUBTOTAL có cú pháp sau:

SUBTOTAL (function_num, ref1, [ref2], …)
Trong đó,
Function_num – một số từ 1 đến 11 hoặc từ 101 đến 111 dùng để xác định chức năng sẽ được dùng cho việc tính tổng phụ.

Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các chức năng trên support.office.com. Bây giờ, chúng ta chỉ quan tâm đến chức năng SUM, được định nghĩa bởi các số 9 và 109. Cả hai số này loại trừ các hàng được lọc ra. Sự khác biệt là 9 bao gồm các ô ẩn thủ công (tức là bạn chuột phải rồi chọn Hide), trong khi đó 109 không bao gồm các ô đó.

Vì vậy, nếu bạn muốn tính tổng cho riêng những hàng được hiển thị, không tính những hàng đã bị ẩn thì có thể dụng 109 làm đối số cho công thức Subtotal của bạn.

Ref1, Ref2, … – ô hoặc dãy mà bạn muốn tính tổng phụ. Đối số Ref đầu tiên là bắt buộc, những đối số tiếp theo (lên đến 254) là tùy chọn.
Trong ví dụ này, ta sẽ tính tổng các ô có thể nhìn thấy trong khoảng B2: B14 bằng cách sử dụng công thức sau:

= SUBTOTAL (109, B2: B14)

Giờ, hãy lọc riêng hàng “Banana” và sử dụng công thức Subtotal để tính tổng riêng cho các ô được hiển thị.

Mẹo: Bạn có thể dùng tính năng AutoSum của Excel để chèn công thức Subtotal một cách tự động. bạn chỉ cần tổ chức dữ liệu của bạn trong bảng (Ctrl + T) hoặc lọc dữ liệu theo cách bạn muốn bằng cách nhấp vào nút Filter. Sau đó, chọn ô bên dưới cột mà bạn muốn tính tổng, và nhấp vào nút AutoSum trên thanh thực đơn. Công thức SUBTOTAL sẽ được chèn vào và nó chỉ tính tổng các ô hiển thị trong cột.

Cách sử dụng running total (tính tổng lũy tích) trong Excel

Để tính tổng lũy tích trong Excel, bạn viết công thức SUM như bình thường và sử dụng thông minh các tham chiếu của các ô một các tuyệt đối và tương đối.

Ví dụ, muốn hiển thị sô lũy tích của các số trong cột B, ta nhập công thức sau và ô B2 rồi sao chép sang các ô khác:

=SUM($B$2:B2)

Cách tính tổng cho nhiều trang tính trên cùng bảng tính

Nếu bạn có một vài bảng tính với bố cũng và dữ liệu tương tự nhau, bạn có thể cộng tổng các dữ liệu trong cùng một ô hoặc dải ô ở các trang tính khác nhau với cùng một công thức SUM.

Chúng ta có một công thức gọi là tham chiếu 3-D:

=SUM(Jan:Apr!B6)

hoặc

=SUM(Jan:Apr!B2:B5)

Công thức đầu tiên là cộng tổng các giá trị trong ô B6, còn công thức thứ 2 cộng tổng của dải B2:B5 trong tất cả các bảng tính nằm giữa hai ranh giới mà bạn đã chỉ định sẵn (Như trong ví dụ này ranh giới là Jan và Apr).

Tính tổng có điều kiện trong Excel

Nếu công việc của bạn yêu cầu tính tổng các ô đáp ứng điều kiện nhất định nào đó thì bạn có thể sử dụng hàm SUMIF hoặc SUMIFS tương ứng.

Ví dụ: công thức SUMIF sau chỉ cộng tổng các giá trị trong cột B có trạng thái “Completed” (đã hoàn thành) trong cột C, ta có:

= SUMIF (C: C, “completed”, B: B)

Để tính tổng có điều kiện cho nhiều tiêu chí khác nhau, bạn sử dụng hàm SUMIFS.
Trong ví dụ trên, để có được tổng số đơn đặt hàng “Completed” với số tiền trên $200, hãy sử dụng công thức SUMIFS sau:

=SUMIFS(B:B,C:C,”completed”,B:B, “>200” )

Chú thích: Các chức năng tính tổng có điều kiện có sẵn trong các phiên bản của Excel bắt đầu từ phiên bản 2003 (cụ thể hơn, SUMIF có ở Excel 2003, nhưng SUMIFS chỉ có từ phiên bản Excel 2007). Nếu bạn vẫn còn sử dụng những phiên bản Excel cũ hơn thì cần phải sử dụng công thức SUM dạng mạng để tính tổng các dữ liệu với điều kiện đi kèm.

Excel SUM không hoạt động – lý do và giải pháp

Khi bạn tính tổng của một vài giá trị hoặc một số cột trong bảng tính Excel nhưng công thức SUM đơn giản không hoạt động thì có thể là do những lý do sau đây:

1. #Name error xuất hiện thay vì kết quả mong đợi

Đó là lỗi dễ sửa chữa nhất. 99 trên 100 trường hợp, lỗi #Name error chỉ ra rằng hàm SUM bị sai chính tả.

2. Một số con số không được cộng vào tổng chung

Một lý do phổ biến khác khiến một công thức Sum (hoặc Excel AutoSum) không hoạt động là các con số được định dạng dưới dạng các giá trị văn bản. Thoạt nhìn, chúng trông giống như các con số bình thường, nhưng Microsoft Excel nhận dạng chúng như chuỗi văn bản nên không đưa chúng vào tính toán.

Một số trường hợp, chúng ta có thể nhận ra lỗi này một cách trực quan khi thấy văn bản được căn lề trái một cách mặc định hoặc xuất hiện tam giác màu xanh lá cây ở góc trên cùng bên trái của ô, như trong ảnh chụp màn hình bên dưới:

Để khắc phục điều này, bạn chọn tất cả các ô có vấn đề, nhấp vào dấu hiệu cảnh báo, sau đó bấm Convert to Number.

3. Hàm Excel SUM trả về kết quả bằng 0

Ngoài các con số được định dạng dưới dạng văn bản, tham chiếu vòng tròn cũng là nguyên nhân của các vấn đề trong công thức Sum, đặc biệt là khi bạn cố gắng tính tổng một cột trong Excel. Vì vậy, nếu các con số của bạn được định dạng dưới dạng số, nhưng công thức Excel Sum của bạn vẫn trả về kết quả bằng 0, bạn cần sửa các tham chiếu tròn trong bảng của bạn (vào tab Formula > Error Checking > Circular Reference).

4. Công thức Excel Sum trả về một con số cao hơn dự kiến

Nếu công thức Sum của bạn sẽ trả về một số lớn hơn dự kiến, bạn cần nhớ rằng hàm SUM trong Excel sẽ thêm cả các ô ẩn nà ta không nhìn thấy được. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng chức năng Subtotal để thay thế công thức SUM.

5. Công thức Excel SUM không cập nhật

Khi một công thức SUM trong Excel tiếp tục hiển thị tổng số cũ ngay cả sau khi bạn đã cập nhật các giá trị cần tính tổng mới, nhiều khả năng Calculation Mode được đặt thành Manual. Để khắc phục sự cố này, hãy chuyển đến tab Formulas, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Calculate Options, rồi nhấn Automatic.

Trên đây là những lý do phổ biến nhất khiến công thức SUM trong Excel không hoạt động. Nếu không có trường hợp nào ở trên giống với trường hợp của bạn, thì có thể nghiên cứu thêm về những lý do khiến các công thức Excel không hoạt động, không cập nhật, không tính.

– – – – –

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel.

Một số hàm cơ bản thường gặp như:

  • SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
  • COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
  • Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…
  • Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay sử dụng như:

  • Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
  • Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
  • Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
  • Lập báo cáo với Pivot Table…

Rất nhiều kiến thức phải không nào? Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học 


Chia sẻ bài viết này:
  • 4
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •   
  •