Khi làm báo cáo bằng Pivot Table trên Excel, chúng ta hay gặp phải 1 vấn đề là cách Pivot table tự động tạo kiểu báo cáo. Nhưng kiểu báo cáo đó đôi khi không đúng như mong muốn của chúng ta. Làm thế nào để tùy biến lại báo cáo bằng Pivot table? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu cách hiển thị các đối tượng bị gộp nhóm trong Pivot table Excel.

Cách tạo báo cáo bằng Pivot table

Trước hết chúng ta cùng tìm hiểu lại cách tạo báo cáo bằng Pivot table trên Excel thông qua ví dụ sau:

Cho bảng dữ liệu như hình dưới đây. Bảng dữ liệu này các bạn có thể tải về tại địa chỉ:

Yêu cầu lập báo cáo theo từng mã hiệu của khách hàng Doanh nghiệp, trong chương trình tiết kiệm của chi nhánh 2

Các yêu cầu báo cáo nghe có vẻ phức tạp phải không nào. Hãy xem cách thể hiện báo cáo này trên Pivot table nhé:

Bước 1: chọn toàn bộ bảng dữ liệu bằng cách chọn 1 vị trí bất kỳ trong bảng dữ liệu rồi bấm phím tắt Ctrl + * (phím ctrl và phím dấu *)

Bước 2: trong thẻ Insert chọn Pivot Table. Chọn nơi đặt Pivot table là 1 sheet mới

Bước 3: xác định các thành phần trong báo cáo bằng Pivot table

Để thực hiện bước này, chúng ta phải căn cứ vào các yêu cầu của báo cáo:

• Từng mã hiệu của khách hàng là khách lẻ => Trong Rows đặt 2 trường Mã hiệu và Khách hàng
• Chương trình là Tiết kiệm => Trong Columns đặt trường Chương trình
• Chi nhánh 2 => Trong Filters đặt trường Chi nhánh
• Kết quả báo cáo là số tiền => Trong Values đặt trường Số tiền.

Kết quả báo cáo như sau:

Sau khi tạo ra Pivot Table, chúng ta thực hiện lọc các đối tượng của báo cáo để phù hợp với yêu cầu báo cáo:

• Chi nhánh: Chọn chi nhánh 2
• Khách hàng: Chọn Doanh nghiệp
• Chương trình: Chọn Tiết kiệm

Kết quả như sau:

Thay đổi phương thức gộp nhóm trong Pivot table

Không phải lúc nào việc trình bày báo cáo tự động bằng Pivot table cũng phù hợp với nhu cầu báo cáo của chúng ta. Ví dụ như trường hợp này chúng ta muốn thay đổi phương thức gộp nhóm các đối tượng trong Pivot Table, mục Rows: chia thành 2 cột, 1 cột thể hiện đối tượng Khách hàng, 1 cột thể hiện chi tiết Mã hiệu của từng khách hàng.

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chuyển Pivot table về dạng Classic (dạng cơ bản, dạng cổ điển)

Bấm chuột phải vào bảng Pivot table và chọn PivotTable Options. Trong cửa sổ PivotTable Options, chọn thẻ Display, trong này chọn Classic PivotTable layout

Khi chuyển PivotTable về dạng Classic, chúng ta được mẫu báo cáo như sau:

Bước 2: Hiển thị hết các đối tượng được gộp nhóm. Cụ thể ở đây là cột Khách hàng sẽ hiển thị mỗi dòng 1 giá trị, thay cho việc gộp thành 1 nhóm.

Trong thẻ PivotTable Tools, mục Design chọn Report Layout. Trong mục Report Layout chọn Repeat all item labels.

Như vậy sau khi hoàn tất các thao tác thì chúng ta ra kết quả là bản báo cáo bằng Pivot Table như sau:

Rất đơn giản và hiệu quả phải không nào. Hy vọng qua bài viết này các bạn có thể nâng cao được khả năng lập báo cáo bằng công cụ PivotTable. Công cụ PivotTable là 1 công cụ rất hữu ích trong Excel giúp chúng ta có thể lập những báo cáo phức tạp một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Xem thêm:

Cách lập báo cáo theo tháng bằng pivot table khi dữ liệu không có sẵn cột tháng

Cách lập báo cáo tỷ lệ phần trăm trong excel bằng Pivot table đơn giản nhất

Những kiến thức này các bạn hoàn toàn có thể học được thông qua khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Không chỉ riêng công cụ PivotTable mà còn nhiều công cụ, nhiều hàm khác trong Excel giúp bạn ứng dụng tốt vào công việc. Hãy tham gia ngay để nhận được nhiều ưu đãi. Chi tiết xem tại: