Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán lương, nhân sự

Kế toán lương / kế toán tiền lương / nhân sự là thuật ngữ nói chung về bộ phận chịu trách nhiệm làm những công việc như: Tuyển dụng, chấm công, tính lương, chế độ cho người lao động… Tùy theo cấu trúc và cách gọi tên của mỗi nơi sẽ khác nhau, nhưng công việc thì vẫn bao hàm những nội dung này.

Các bạn có thể tham khảo thêm các bài viết:

– Hàm, công thức excel sử dụng trong công việc kế toán lương, nhân sự

– Những kỹ năng cần thiết của kế toán lương, nhân sự

Trong bài viết này, mình sẽ đề cập tới một vấn đề cũng khá quan trọng, đó là kinh nghiệm làm việc.

Ngoài những kỹ năng, công cụ cần có thì kinh nghiệm cũng là một yếu tố hết sức quan trọng. Kinh nghiệm tuy không đơn giản là nghe 1 câu chuyện mà bạn có được ngay, nhưng sẽ giúp bạn có thêm góc nhìn và có thể dự đoán được các vấn đề xảy ra trong công việc của bạn.

Câu chuyện thứ 1: Quản lý 1000 người dễ hơn quản lý 10 người

Nghe có vẻ vô lý nhưng thực tế lại có lý. Doanh nghiệp có hàng nghìn nhân viên thì tính kỷ luật sẽ rất cao. Những chế tài xử lý vi phạm của họ cũng nghiêm khắc, quy trình quản lý khoa học. Nhờ những điều đó mà có thể quản lý được hàng nghìn người. Họ cũng không phụ thuộc quá nhiều vào 1 cá thể, do đó không cần bảo vệ quyền lợi của người lao động nhiều. Người quản lý chỉ cần giữ đúng nguyên tắc kỷ luật của doanh nghiệp là có thể làm việc được. Việc này được hiểu là “Làm 1 việc lặp lại 1 nghìn lần mỗi ngày”.

Với những doanh nghiệp có số lao động dưới 20 người (thậm chí là dưới 10 người) thì tính kỷ luật sẽ không cao, do ít người nên đề cao tính tự giác hơn là tính kỷ luật. Vai trò của mỗi người lao động lại cao, công việc của họ ảnh hưởng tới những bộ phận khác nên mỗi người đều cần được bảo vệ quyền lợi. Việc tuyển dụng người thay thế cũng khó hơn do số lượng tuyển ít, yêu cầu nhiều, đòi hỏi sự gắn kết với các bộ phận khác… Việc phát sinh ít nhưng mỗi khi có phát sinh là việc mới hoàn toàn, đòi hỏi phải ứng biến tốt và không thể xử lý theo khuôn mẫu. Việc này được hiểu là “Mỗi người một việc khác nhau, mỗi ngày lại một việc khác nhau”.

Câu chuyện thứ 2: Làm đúng thì dễ, làm vừa lòng mới khó

Làm công việc chấm công, tính lương thì bạn đứng giữa 2 con đường:

– Chủ doanh nghiệp, người trả lương: luôn muốn bạn làm đúng, thậm chí làm thật đúng từng lỗi dù là nhỏ nhất. Điều đó giúp họ giảm chi phí lương, tăng kỷ luật, tăng áp lực lên người lao động, giảm áp lực tài chính, áp lực kiểm soát nhân viên của họ.

– Người lao động: luôn muốn sự kỷ luật giảm đi, muốn bớt các khoản tiền phạt, tránh né được những lỗi nhỏ khiến họ bị trừ lương, muốn được thoải mái hơn về kỷ luật mà vẫn không ảnh hưởng tới quyền lợi được hưởng.

Chính vì phải đứng giữa nên rất khó để làm vừa lòng cả hai bên. Bạn bảo vệ chủ doanh nghiệp thì sẽ mất lòng người lao động, dễ bị mọi người ghét, xa lánh. Bạn bảo vệ người lao động thì dễ bị làm sai, bỏ qua lỗi dẫn tới kết quả của bạn thiếu chính xác, mà điều đó sẽ khiến chủ doanh nghiệp không hài lòng.

Áp lực công việc không chỉ nằm ở việc làm đúng công việc được giao, mà nó còn nằm ở việc phải cân bằng được lợi ích của cả 2 bên, có như vậy thì bạn mới không bị ảnh hưởng trong khi làm việc.

Câu chuyện thứ 3: Chủ động trong giải pháp

Một sai lầm hay gặp phải là chúng ta phụ thuộc vào quy định, quy chế có sẵn mà không chủ động có giải pháp theo thực tế.

Những quy định, quy chế thường mang tính định hướng chung và đôi khi không phù hợp trong những thời điểm, hoàn cảnh nhất định. Ngay cả Luật còn thay đổi thì quy định của doanh nghiệp cũng có thể thay đổi. Để tạo ra được sự thay đổi thì phải xuất phát từ người hàng ngày làm việc đó.

Ví dụ: Nếu bạn thấy quy định về thời gian làm việc quá cứng nhắc dẫn tới tâm lý khó chịu, bất mãn trong đa số người lao động thì bạn cần tìm giải pháp cho việc này. Chủ doanh nghiệp đôi khi không đủ sát sao để nhận ra điều đó. Người lao động rất khó để có thể lên tiếng vì khoảng cách giữa họ với chủ doanh nghiệp khá xa. Bạn chính là cầu nối để truyền tải thông tin đó. Nếu bạn không chủ động thì không bao giờ chủ doanh nghiệp nghe được điều đó, và hiệu quả công việc đi xuống, lúc đó bạn có giải thích cũng không tránh khỏi bị liên đới trách nhiệm.

Câu chuyện thứ 4: Excel là không thể thiếu

Nhiều người nói rằng công ty đã có sẵn phần mềm chấm công, tính lương, phần mềm kế toán… thế nhưng rồi vẫn phải làm việc thêm trên excel. Bởi vì môi trường công việc thường hay thay đổi. Ngay cả những thứ tưởng chừng ít thay đổi như Quy định, quy chế của công ty cũng phải thay đổi cho phù hợp với thực tế. Tuy nhiên những phần mềm có sẵn thường không thể thay đổi ngay, việc thay đổi tốn chi phí và thời gian nên thường không đáp ứng được công việc.

Do đó Excel trở thành chương trình không thể thiếu, đôi khi còn là công cụ làm việc chính thay thế cho cả phần mềm khác. Chính vì vậy mà người làm kế toán lương, quản lý nhân sự hầu hết đều phải giỏi Excel.

Để sử dụng Excel vào công việc đòi hỏi nhiều yếu tố:

  • Kỹ năng sử dụng excel: các hàm, các công cụ, VBA, Add-in…
  • Kiến thức chuyên môn
  • Kinh nghiệm xử lý vấn đề
  • Kỹ năng quản lý, tổ chức và xử lý dữ liệu trên excel

Những yếu tố này phải sử dụng đồng thời khi giải quyết bất kỳ một vấn đề nào. Bạn không thể giỏi nghiệp vụ mà không có kỹ năng sử dụng công cụ, hoặc biết dùng công cụ mà thiếu kinh nghiệm thì cũng không hiệu quả. Vì vậy để có thể áp dụng tốt công cụ Excel vào công việc đòi hỏi bạn phải có kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng thường xuyên, học hỏi kinh nghiệm giải quyết các vấn đề để biết thêm nhiều cách giải quyết tối ưu.

Câu chuyện thứ 5: Học Excel như thế nào?

Việc tự học là một điều rất tốt, nhưng chúng ta thường học qua những nội dung miễn phí, không chính thống và không có sự đảm bảo. Điều này có ảnh hưởng không tốt khi những điều bạn học được đôi khi lại gây hại cho công việc bạn đang làm. Việc học miễn phí đòi hỏi phải lưu ý những vấn đề sau:

  • Nguồn gốc xuất xứ: Người đưa ra nội dung đó là ai? Họ có kinh nghiệm gì, có gì giúp bảo đảm kiến thức đó là đúng, có thể tin tưởng được?
  • Nội dung: Khi xem xét nội dung, bạn cần đánh giá được là nội dung có dễ hiểu không, có thể tự học được không, cần thêm yếu tố gì, tính ứng dụng vào công việc ra sao… để từ đó có thể hỗ trợ quá trình tự học
  • Chất lượng bài học: điều này phản ánh người tạo ra nội dung đó có quan tâm tới việc cảm nhận của người học không. Nếu các yếu tố chất lượng được cân nhắc: độ nét của video, âm thanh, tài liệu, ví dụ, cách giải thích… càng nhiều yếu tố được tối ưu thì càng phản ánh được chất lượng kiến thức tương ứng với các yếu tố này.

Ngoài ra bạn có thể tham dự các khóa học chính thống để có thể tiết kiệm về thời gian tìm kiếm, tổng hợp kiến thức, được xác nhận nguồn gốc xuất xứ, được kiểm nghiệm về nội dung, chau chuốt về chất lượng sản phẩm thì hiệu quả của việc học tập và rèn luyện kỹ năng sẽ tăng lên rất nhiều.

HỌC EXCEL Ở ĐÂU TỐT NHẤT?

Hiện nay trên thị trường đang có rất nhiều các khóa học về Excel với nhiều chương trình khóa mãi cũng như các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm đang khiến cho các bạn muốn đăng kí tham gia khóa học rất băn khoăn không biết nên chọn trung tâm nào là tốt nhất mà giá thành phải chăng. Tự hào là một trong những trung tâm chuyên đào tạo các lớp học excel cơ bản, excel VBA, excel kế toán…. số 1 tại Việt Nam thì blog.hocexcel.online sẽ mang đến cho cách bạn những khóa học chất lượng uy tín, đảm bảo sau mỗi lớp học các bạn sẽ nắm vững những kiến thức đã học và sử dụng thành thạo excel để áp dụng trong công việc của mình.

Để có thể nâng cao kỹ năng Excel trong công việc kế toán tiền lương, nhân sự, các bạn có thể tham gia khóa học

TL01 – ứng dụng EXCEL VBA trong TIỀN LƯƠNG – NHÂN SỰ

khóa học sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức về công việc kế toán tiền lương, hành chính, nhân sự trong thực tế và các kỹ năng excel kết hợp với VBA để giải quyết công việc, tối ưu hiệu suất của bạn.