Hàm countif: Giải đáp 2 thắc mắc thường gặp khi bắt đầu tìm hiểu

Trong bài viết về hàm COUNTIF cơ bản, Học Excel Online đã thấy được những thắc mắc tưởng chừng đơn giản nhưng lại thường xuyên gặp phải. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về hai vấn đề mà hầu hết những người sử dụng hàm COUNTIF đã từng trải qua.

Sử dụng Wildcard cho định dạng số

Wildcard (ký tự đại diện) được dùng làm tiêu chí khi tìm kiếm văn bản, đại diện cho một hoặc nhiều kí tự khác. Nó bao gồm 3 ký tự là dấu sao (*), dấu hỏi (?) và dấu ngã (~). Cụ thể, các bạn có thể xem thêm tại đây.

Quay trở lại bài, vấn đề liên quan tới wildcard ở đây là khi đếm theo đầu số.

Ví dụ: Các trường học đếm mã số sinh viên tháng 3 năm 2016. Số cần đếm có dạng 163x…

Kết quả khi sử dụng wildcard:

Lí do: Wildcard có thể thay thế mọi giá trị trong chuỗi kí tự, nhưng không được dùng để thay thế đối với định dạng số (Number).

Trong trường hợp này, ta có thể khắc phục theo những cách sau:

Cách 1: Chuyển dữ liệu về dạng TEXT

Tại đây, Học Excel Online đã chuyển toàn bộ ID của sinh viên về dạng TEXT bằng hàm TEXT, sau đó kiểm tra lại bằng hàm ISTEXT và cuối cùng COUNTIF kết hợp wildcard như bình thường.

Cách 2: Sử dụng phép so sánh

Thay vì coi dãy số như một chuỗi kí tự, tại sao ta không đặt nó vào khoảng so sánh nhỉ?

Với ví dụ trên, những ID thỏa mãn sẽ nằm trong khoảng 16300000 đến 16399999. Hãy cùng xem hàm COUNTIF sẽ xử lí như nào nhé:

Ở đây, để có điều kiện nằm trong khoảng giữa, Học Excel Online đã kết hợp với điều kiện AND. Và… sai mất rồi!

Vì sao, chúng ta hãy đến với thắc mắc thứ hai mà người mới sử dụng COUNTIF thường gặp dưới đây nhé.

Sử dụng COUNTIF kết hợp AND hoặc OR

Ở ví dụ trên, ta đã thấy được việc sử dụng AND hoặc OR trong hàm COUNTIF sẽ trả về kết quả sai. Mặc dù nghe logic rất ổn:

=COUNTIF(range, criteria)

Rõ ràng là criteria ở đây là hàm AND, và điều kiện ta đã liệt kê ra đầy đủ rồi, phải không?

Ta hãy xem qua hàm AND một chút:

Vấn đề ở đây là:

  1. Hàm AND (và cả OR) sẽ trả về giá trị là TRUE hoặc FALSE.
  2. Logic so sánh trong hàm AND. Cái gì sẽ lớn hơn, hoặc nhỏ hơn?

Khi đưa AND hoặc OR vào COUNTIF, đối số range của bạn sẽ được so với criteria là TRUE hoặc FALSE (hoặc #VALUE!). Rõ ràng kết quả sẽ trả về 0 rồi.

Vậy ta khắc phục thế nào?

Cách 1: Sử dụng hàm COUNTIFS thay thế

Hàm COUNTIFS cho phép đếm với nhiều điều kiện. Tại sao phải cố nhồi nhét vào COUNTIF trong khi có thể dùng hàm COUNTIFS.

Cách 2: Lập cột phụ

Hướng làm mà Học Excel Online gợi ý như sau: Lập một cột phụ dùng hàm And để trả về giá trị True hoặc False, sau đó sử dụng COUNTIF với cột phụ.

Cách 3: Sử dụng logic toán học

Logic ở đây là: Để tìm số những số thỏa mãn trong khoảng A và B, lấy số những số thỏa mãn khoảng A trừ đi số những số thỏa mãn khoảng B (khoảng B nằm trong khoảng A).

 

Qua bài học này, các bạn phần nào đã giải đáp được những thắc mắc của mình về COUNTIF phải không nào? Đừng quên tìm tòi, luyện tập để ngày càng thuần thục hơn nhé.

Chúc các bạn học tốt!