Bài viết này nhằm mục đích chia sẻ những kinh nghiệm và cảm nhận của bản thân tác giả. Những suy nghĩ, bài học mà tác giả nhận được khi học tập và làm việc với excel. Bài viết mang tính chất chia sẻ và động viên những ai đã, đang và sẽ chọn excel làm con đường học tập cho mình.

Chương 2: Người thầy thứ hai

5. Kỹ năng nơi công sở

Vào được là một chuyện, tồn tại ở đây lại là chuyện khác. Vượt qua cánh cửa đầu tiên, tôi mới nhận ra căn phòng phía sau không phải màu hồng.

Cả một tập thể hàng chục con người cùng nhau nỗ lực để vận hành cỗ máy doanh nghiệp tiến về phía trước, và ai ai cũng đều cố gắng hết sức. Để tham gia vào nhóm người đó, bạn phải sẵn sàng về mặt tâm lý cũng như khoẻ mạnh về kỹ năng, kiến thức. Nếu không, bạn có thể bị ra rìa bất cứ lúc nào. Công việc ngập đầu. Những vấn đề cứ liên tục xảy ra cần bạn phải giải quyết. Những áp lực mơ hồ cho việc bạn có thể gây ra lỗi bất cứ lúc nào. Và mọi người xung quanh thì còn có việc của họ. Chẳng ai quan tâm bạn làm như thế nào cả. Họ chỉ nhảy dựng lên khi cái họ cần bạn cung cấp không được như họ mong muốn.

Nói một chút về tâm lý. Lúc đó tôi rất hồi hộp và lo lắng, bởi không biết điều gì đang đợi mình ở phía trước. Công việc sẽ ra sao, mình sẽ làm việc thế nào, rồi làm sao để gần gũi hơn với mọi người trong công ty, với sếp… Việc vượt qua vòng tuyển chọn, với tôi mà nói thì không khó. Khi phải đương đầu với những thứ còn mơ hồ thì người ta thường lo lắng tới mức quên cả năng lực của bản thân.

Còn về kỹ năng, tôi tự tin đôi chút. Không đơn thuần chỉ là kỹ năng về tin học văn phòng, mà còn một đống kỹ năng khác: Làm việc nhóm, ngoại ngữ, giao tiếp, lắng nghe, đàm phán… từ kỹ năng cứng tới mềm. Nhưng việc rèn luyện các kỹ năng đòi hỏi rất nhiều thời gian cũng như bản lĩnh của mỗi người. Tôi tìm hiểu và học thêm nhiều kỹ năng. Thực sự khi đó tôi không giỏi. Chỉ có mỗi việc “tự tin vào bản thân” là tôi làm tốt thôi.

Lúc bấy giờ, tôi mới hiểu rằng: Excel chỉ đơn giản là một trong những kỹ năng công việc yêu cầu. Nó không phải là tất cả. Nếu chỉ dựa vào nó không thôi thì tôi chết chắc.

Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:

6. Công cụ

Sau một thời gian làm việc, tôi nhận ra rằng: “Nếu chỉ quan tâm vào việc phát triển kỹ năng, thì bạn cũng chẳng cải thiện được hiệu quả công việc được nhiều. Kỹ năng chỉ giúp cho bạn có được sự chủ động trong công việc, còn để tăng hiệu quả công việc thì bạn cần tới công cụ”.

Ví dụ như bạn là 1 đầu bếp giỏi, nhưng trong tay bạn chỉ có con dao cùn và chiếc nồi thủng, thì bạn sẽ rất khó khăn để nấu một món ăn ngon.

Công cụ là thứ đáng ra công ty phải cung cấp sẵn cho tôi khi tôi nhận công việc. Nhưng đó chỉ là lý thuyết thôi. Với những công ty nhỏ, công cụ hầu như sơ sài và không có sẵn.

Người ta nói nhiều tới kỹ năng và đề cao kỹ năng hơn, nhưng theo tôi, công cụ cũng quan trọng không kém gì kỹ năng. Giống như kỹ năng, công cụ thì cũng có phần cứng và phần mềm.

Công cụ phần cứng là các vật dụng định hình như: máy tính, bàn ghế, xe đẩy hàng, vật dụng văn phòng, quần áo bảo hộ…

Công cụ phần mềm thì đúng với tên gọi: “phần mềm”, sử dụng trong máy tính. Thời đại của công nghệ thông tin, thì việc xử lý thông tin là rất quan trọng, nên có những công cụ phần mềm sẽ hỗ trợ cho công việc của bạn rất nhiều.

Không thể đòi hỏi sếp phải trang bị sẵn cho mình, tôi đành tìm cách tự tạo ra công cụ. Và Excel thực sự đã giúp đỡ cho tôi rất nhiều. Từ những trang tính trắng tinh, tôi cố gắng sáng tạo ra những bảng tính mẫu nho nhỏ, những chương tổng hợp dữ liệu hàng ngày rồi tự động ra báo cáo. Bước khởi đầu khá khó khăn, bởi tôi không có nhiều thời gian rảnh rỗi để vẽ vời. Nhưng khi nắm được quy trình công việc, tôi đưa sang ngôn ngữ excel và biến nó thành công cụ. Tác dụng rất rõ rệt. Từ những công việc trước kia mất 1-2 ngày mới làm xong, thì bây giờ tôi chỉ mất khoảng 2-3 giờ để hoàn thành. Tôi xử lý công việc nhanh hơn, giảm được sức ép mà các bộ phận khác đòi hỏi ở mình.

Việc phát triển công cụ, đòi hỏi tôi phải học thêm rất nhiều điều. Từ việc bao quát được quy trình công việc, phân tích tính logic và trình tự, cho tới các kiến thức mới của excel.

Công cụ cũng phải phát triển liên tục. Phần mềm phải luôn được update để sử dụng tốt hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Và để làm được điều đó, tôi phải học hỏi liên tục, update kiến thức cho mình liên tục.

7. Trả giá

Có cái hay thì cũng phải có cái dở. Có những lần tôi mắc lỗi. Có những lần tôi không đạt được hiệu quả công việc. Đi làm muộn, bị trừ lương. Làm việc cẩu thả gây ra thiệt hại cho công ty, vừa bị mắng vừa bị trừ lương… Có rất nhiều thứ khiến cho tôi có thể gây ra lỗi. Và tôi nhận ra điều đó là không thể tránh khỏi. Dù cẩn thận thế nào thì vẫn có thể có những lỗi trên trời rơi xuống ảnh hưởng tới bạn. Bởi công việc của cả tập thể. Một vấn đề xảy ra với người này thì có thể liên luỵ tới người khác. Và bạn ở trong tập thể đó thì bạn không thể tránh được. Cái cần làm được ở đây là việc chúng ta sẽ đối đầu và vượt qua việc đó như thế nào.

Trừ lương, bị mắng mỏ, bị áp lực, rồi cảm giác buồn chán, thất vọng, hoang mang… vô vàn thứ tôi phải gánh chịu và tìm cách vượt qua nó. Cũng chẳng ai giúp tôi được trong việc này, bởi người ta cũng thế, cũng có những vấn đề của riêng họ. Phải tự mình vượt qua chứ đừng trông chờ vào sự giúp đỡ của ai khác.

Trong cơ hội thì luôn có rủi ro. Khi bạn có cơ hội làm việc thì luôn có rủi ro là bạn không hoàn thành được công việc. Người ít mắc lỗi nhất là người ít làm việc nhất. Vậy nên thay vì trốn tránh, ta phải dũng cảm mà băng qua. Mỗi sai lầm là một bài học. Học được bài học đó là có thêm kinh nghiệm và bản lĩnh cho bản thân.

Như việc rèn một thanh kiếm từ miếng quặng sắt. Nó phải được nung nóng, giã, đập nhiều lần, đập cho mỏng tan ra. Được làm lạnh đột ngột, rồi lại nung nóng… Quá trình ấy mới biến một miếng quặng sắt xấu xí, sần sùi thành một thanh gươm sắc bén. Nếu không chấp nhận bị đập lên đập xuống, thì sẽ chẳng bao giờ nó thay đổi được để tốt đẹp hơn.

Mỗi bài học đều phải trả giá. Nhưng khi bạn có được những bài học đó, thì giá trị của bạn lại tăng lên mà bạn không nhận ra.

— Hết chương 2 —

Tâm sự của tác giả:

• Người thầy thứ hai chính là sếp, là khách hàng, là đối thủ, là đồng nghiệp của bạn. Khi đã bước từ trường học sang trường đời, ta phải học những bài học từ người thầy thứ hai này. Và tất nhiên nó sẽ không dễ dàng chút nào.
• Những kỹ năng, để thành thục được nó, có khi người ta phải mất cả một thời gian dài để rèn luyện. Tại sao doanh nghiệp cần người lao động có nhiều kỹ năng như vậy, trong khi đào tạo qua trường lớp lại không cho bạn những thứ đó? Nếu chúng ta đổ lỗi cho hệ thống giáo dục, thì theo tôi đó là sai lầm của chính chúng ta. Nó giống như việc bạn quan niệm về sự công bằng. Bạn nỗ lực hơn người khác, bạn học nhiều hơn người khác, bạn học được điều mà người khác không được học, để rồi từ đó bạn thành công hơn. Đó là công bằng. Công bằng tạo ra bất bình đẳng trong thu nhập. Bởi nếu ai cũng như ai, thì cố gắng để làm gì. Đừng nghĩ về sự bình đẳng. Hãy nghĩ về công bằng.
• Ai cũng thích có một thu nhập cao hơn người khác. Ai cũng thích những việc dễ dàng. Nhưng cách mà chúng ta sử dụng để đi tới đích đó hoàn toàn khác nhau. Bất kỳ công việc nào cũng có những khó khăn của riêng nó. Và để biến việc đó trở thành dễ dàng với bạn, bạn cần làm nó nhiều lần, liên tục sáng tạo để làm nó dễ hơn nữa; đến một lúc nào đó, đối với người khác là cả một hố sâu, còn đối với bạn nó chỉ là một bước chân. Sức mạnh thực sự chỉ có được nhờ việc luyện tập liên tục và đều đặn. Đến một lúc nào đó, bạn tự tin vỗ ngực và nói rằng: Tôi mạnh hơn bạn, tôi xứng đáng được điều đó.
• Để học được cái gọi là “kinh nghiệm”, chúng ta phải trả giá. Nếu bạn không cho đi thứ gì đó, thì bạn sẽ không bao giờ nhận lại được điều gì. Hãy dũng cảm để băng qua thử thách, hãy tự tin trả giá cho điều bạn muốn. Nếu làm bất cứ điều gì cũng sợ bị thua thiệt thì bạn sẽ chẳng bao giờ vượt lên trên người khác được.