Lỗi phổ biến trong xây dựng Mô hình tài chính

Chia sẻ bài viết này:

Những lỗi phổ biến thường gặp nhất trong các mô hình tài chính là gì và làm cách nào ta có thể tránh được chúng? Cho dù đang lập kế hoạch tài chính 3 năm để trình bày cho một nhà đầu tư cổ phần, một ngân sách 12 tháng cho hội đồng quản trị hoặc một mô hình tiền mặt ngắn hạn cho ngân hàng để đảm bảo cho việc gia hạn khoản thấu chi, việc xây dựng mô hình tài chính là một công việc đòi hỏi thực hiện một cách cẩn thận và hạn chế tối đa các sai sót. Các quyết định phụ thuộc vào mô hình tài chính thường là các quyết định về việc thay đổi hoạt động kinh doanh, hoặc có thực hiện việc kinh doanh hay không, vì vậy ta cần đảm bảo xây dựng một mô hình đúng đắn nhất, trong đó các lỗi phổ biến sau thường phải tránh.

Quá đơn giản

Các công việc thực hiện phải được trình bày rõ ràng và đầy đủ để luôn có thể theo dõi các con số so với các giả định và điều kiện về nó. Mô hình cũng nên bao gồm các công việc để người dùng hoặc người đọc không phải tham khảo nhiều trang tính khác nhau hoặc dựa vào kiến thức chỉ thuộc về một ai đó.

Quá phức tạp

Một mô hình tốt nên dễ hiểu và được quản lý một cách tương đối dễ dàng. Công thức dài có thể vô cùng khó khăn và tốn thời gian để theo dõi với những người không viết ra chúng. Không nên có công thức nào dài hơn một nửa độ dài của thanh công thức (formula bar).

Không linh hoạt với các sự thay đổi

Ta cần xây dựng một mô hình mà dễ dàng theo dõi được kết quả của các tác động, ví dụ tác động tăng giá 5% của sản phẩm B tới lợi suất yêu cầu và dòng tiền trong toàn bộ thời gian áp dụng trong mô hình; hoặc vòng quay khoản phải thu (debtor days) được cải thiện 3%. Nếu ta phải thực hiện rất nhiều điều chỉnh thủ công trong mô hình để phản ánh những thay đổi như thế này thì ta cần phải bắt đầu lại với một trang tính đưa ra tất cả các trình điều khiển chính (drivers) đó và để cho phép mô hình chạy phân tích độ nhạy dễ dàng với kịch bản khác nhau.

Không có cấu trúc logic

Hầu hết các mô hình sẽ có nhiều trang tính nhưng chúng có thể quá dài (bao nhiêu lần ta phải nhấn nút trang xuống?) Hoặc sắp xếp theo cách lộn xộn. Ví dụ, chi phí nhân viên luôn là nội dung quan trọng để mà nên tính trong một trang tính riêng biệt, được xây dựng thực tê bởi bộ phận nhân sự. Sắp xếp các trang tính một cách hợp lý để trang tính ở một đầu của tệp file excel có mức chi tiết lớn nhất rồi qua các trang tính tiếp theo tới trang tính cuối cùng, là trang tính có mức độ tổng hợp cao nhất. Nó cũng có thể có ích khi ta xây dựng một bảng nội dung mà có thể thêm vào các siêu liên kết (hyperlinks) và dễ dàng điều hướng đến từng trang tính cho các loại chi phí hoặc thu nhập.

Bảng cân đối kế toán và Dòng tiền không được tích hợp

Đừng nghĩ rằng điều này không quan trọng. Bảng cân đối sẽ ảnh hưởng tới dòng tiền của doanh nghiệp, vì vậy đừng bỏ qua các yếu tố như vòng quay khoản phải thu, phải trả và hàng tồn kho, v.v. Nếu không mô hình hóa chính xác, bạn sẽ không bao giờ thực sự có thể dự đoán số dư tiền mặt của mình một cách chính xác.

Không có tóm tắt tổng quát

Mô hình là dùng để diễn tả, truyền đạt một lượng thông tin khổng lồ một cách logic và xúc tích. Thông thường, ta cần phải tổng hợp các thông tin quan trọng nhất để trình bày là về Báo cáo lãi lỗ, dòng tiền, bảng cân đối kế toán và một số giả định hay các nhân tố ản hưởng. Ta cũng nên nghĩ về cách biểu diễn các thông tin đó bằng biểu đồ để người đọc dễ hiểu ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Lỗi công thức

Lỗi công thức là lỗi dễ mắc phải nhất nhưng đôi khi khó phát hiện ra nhất. Ta có thể dễ dàng bỏ lỡ các mẩu dữ liệu vì phạm vi hoặc công thức không hoàn chỉnh hay không được sao chép chính xác sau khi thêm thông tin mới. Hãy đặc biệt thận trọng khi chèn hàng hoặc cột gần cạnh phạm vi và nơi ta vừa sửa các tham chiếu.

Không kiểm tra lỗi (error check) hay kiểm tra kết quả tính toán (sanity check)

Với hướng đi đúng, sẽ là khá dễ dàng để thiết lập việc kiểm tra lỗi tự động và không lo phải thành thạo với các chức năng kiểm tra (audit functions) trong excel, chúng có thể thực sự hữu ích. Kiểm tra kết quả tính toán (sanity check) cũng quan trọng không kém và có thể áp dụng cho những nội dung như doanh thu trung bình của mỗi người bán hàng; nó giúp ta trả lời câu hỏi liệu ta có thể thực sự tăng gấp bốn lần doanh thu bằng cách chỉ thêm một nhân viên bán hàng vào 1 nhóm 5 người không?

Các con số hay kết cấu format không có mô tả

Đây là một lỗi cổ điển nhưng lặp lại nhiều lần. Hạn chế tối đa việc mã hóa một thông tin bằng con số hay format không có mô tả, hoặc ít nhất ta cũng nên chèn một bình luận giải thích về những gì đã làm và con số này đến từ đâu. Nếu dùng các con sô không có mô tả tham chiếu, ta có thể nhớ nó vào thời điểm đó nhưng nếu quay trở lại với nó sau một thời gian ta có thể đã quên và mô hình có thể không hoạt động đúng.

Kết cấu đồng nhất

Đối với cả việc trình bày và khả năng sử dụng, nó giúp để có các định dạng được trình bày độc đáo và nhất quán trong suốt mô hình. Nhiều trang tính sẽ có tương tự logic tháng theo tháng, qúy theo qúy hoặc theo năm, do đó, hãy tạo tất cả các tiêu đề cột giống hệt nhau trên mỗi trang tính. Luôn luôn bắt đầu chúng từ cùng một cột, sử dụng cùng một lề, phông chữ, bóng, nhãn, mô tả và phong cách bất cứ khi nào có thể. Không mô tả chính xác các hàng và cột có thể khiến người đọc dễ nhầm lẫn.


Chia sẻ bài viết này: