Hướng dẫn cách xếp hạng trong báo cáo bằng Pivot Table

Pivot Table là một công cụ rất hữu ích trong việc lập báo cáo. Một trong những ưu điểm dễ nhận thấy là báo cáo bằng Pivot Table không hề dùng tới công thức, nhưng nó lại thể hiện được rất nhiều dạng kết quả khác nhau. Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu cách xếp hạng trong báo cáo Pivot Table nhé. Việc này tương tự như cách chúng ta sử dụng hàm RANK để xếp hạng trong báo cáo sử dụng công thức.

Cách tạo báo cáo bằng Pivot Table

Trước hết chúng ta cần nhắc lại 1 chút về việc tạo báo cáo Pivot Table. Giả sử chúng ta có bảng dữ liệu như sau:

Bảng dữ liệu gồm 7 cột và 102 dòng, trong đó tiêu đề của mỗi cột ở dòng 2.

Các bạn có thể tải về file mẫu của bài viết này tại địa chỉ: http://bit.ly/2xU3I5t

Từ bảng dữ liệu này, chúng ta có yêu cầu lập báo cáo về Số lượng của từng Sản phẩm và Xếp hạng cho từng sản phẩm theo số lượng tính được.

Theo yêu cầu trên, chúng ta có thể xác định các thành phần cấu trúc của báo cáo như sau:

  • Kết quả cần tính trong cột Số lượng
  • Đối tượng báo cáo chỉ có cột Sản phẩm

Sau khi đã xác định rõ các thành phần cấu trúc của báo cáo, chúng ta tiến hành lập báo cáo bằng Pivot Table như sau:

  • Chọn bảng dữ liệu
  • Chọn thẻ Insert/ Pivot Table
  • Trong cửa sổ Create Pivot Table, mục Choose where you want the PivotTable report to be placed đánh dấu chọn tại Existing Worksheet để đặt báo cáo vào Sheet được chỉ định, trong đó Location sẽ chọn tới Sheet BaoCao, ô A1
  • Trong PivotTable Fieds chúng ta tổ chức các trường dữ liệu như sau:

Trường Sản phẩm đưa vào khu vực ROWS

Trường Số lượng đưa vào khu vực Values

Trong báo cáo tại dòng 1, đổi tên các trường dữ liệu:

A1: Tên sản phẩm

B1: Tổng số lượng

Cách xếp hạng trong báo cáo Pivot Table

Trường hợp này áp dụng khi chúng ta muốn thể hiện rõ giá trị xếp hạng cho từng đối tượng Sản phẩm. Việc này giống như chúng ta tạo ra 1 cột mới và sử dụng hàm RANK. Tuy nhiên trong Pivot Table chúng ta không cần dùng tới hàm RANK mà chỉ cần thực hiện một số thao tác như sau:

  • Thêm trường Số lượng vào vùng Values một lần nữa (2 trường Số lượng)

  • Đổi tên cho mục Sum of Số lượng (ô C1) thành Xếp hạng
  • Tại dòng bất kỳ trong cột Xếp hạng, bấm chuột phải và chọn Show Values As
  • Trong mục Show Values As chọn tới Rank Smallest to Largest (hoặc Rank Largest to Smallest)

Khi đó kết quả trong cột Xếp hạng sẽ được tự động tính toán giống như sử dụng hàm RANK.

Có 2 cách để xếp hạng:

  • Xếp hạng tăng dần (Smallest to Largest = từ nhỏ  nhất tới lớn nhất): Số có giá trị nhỏ nhất xếp thứ 1

  • Xếp hạng giảm dần (Largest to Smallest = từ lớn nhất tới nhỏ nhất): Số có giá trị lớn nhất xếp thứ 1

Xem thêm:

Khởi đầu với Pivot Table trong Excel

Hướng dẫn cách lập báo cáo % tiến độ thực hiện công việc bằng PivotTable trên Excel

Hướng dẫn cách lập báo cáo theo nhiều điều kiện bằng Pivot Table

Để có thể làm tốt báo cáo trên Excel, bạn cần phải nắm vững kỹ thuật tạo Pivot Table, kỹ thuật tùy biến dữ liệu trong Pivot Table để phù hợp với mục tiêu báo cáo. Ngoài ra một nội dung rất quan trọng nữa là cách tổ chức, quản lý dữ liệu trong bảng dữ liệu như thế nào để giúp có thể áp dụng được Pivot Table. Bởi không phải lúc nào chúng ta cũng có thể áp dụng ngay Pivot Table cho bảng dữ liệu, vì có thể dữ liệu chưa chính xác về loại dữ liệu sẽ dẫn tới kết quả của báo cáo Pivot Table bị sai.

Bạn muốn tăng tư duy về tổ chức dữ liệu, cải thiện kỹ năng lập báo cáo trên Excel? Hãy đọc thêm bài viết này:

Tại sao bạn cần học kỹ năng tổ chức dữ liệu và lập báo cáo trên Excel