Tại sao bạn cần học kỹ năng tổ chức dữ liệu và lập báo cáo trên Excel

Trong thời gian qua, rất nhiều người trao đổi với Học Excel Online rằng họ đã biết về cách sử dụng Excel nhưng chưa biết cách lập báo cáo. Hay rộng hơn là họ muốn tìm hiểu kiến thức về Excel nâng cao  chứ không phải những kiến thức Excel cơ bản. Vậy thế nào là nâng cao, thế nào là cơ bản, kỹ năng lập báo cáo cụ thể gồm những gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé.

1. Excel nâng cao là thế nào?

Hiện chưa có định nghĩa rõ ràng mức độ nào được coi là “nâng cao” trong Excel, tuy nhiên dựa trên mặt bằng chung của người dùng, dựa trên nhu cầu công việc và cách đào tạo Excel thì có thể phân chia như sau:

Excel cơ bản gồm:

  • Biết cách làm việc với file Excel: tạo mới 1 file (workbook), lưu workbook, mở 1 workbook có sẵn
  • Biết cách làm việc với đối tượng Worksheet: các kỹ thuật thêm mới, đổi tên, tô màu, di chuyển
  • Biết sử dụng các thao tác cơ bản với đối tượng Cell, Row, Column: chèn, xóa, ẩn, mở ẩn, copy, paste, điều chỉnh độ rộng
  • Biết cách nhập dữ liệu vào trong Cell và định dạng dữ liệu
  • Biết sử dụng các phép tính cơ bản: + – * / và các hàm SUM, COUNT, COUNTA, AVERAGE
  • Biết cách chèn các đối tượng cơ bản: Shapes, Pictures, Symbol
  • Biết sử dụng các công cụ cơ bản: AutoFilter, Sort, Freeze Panes
  • Biết cách thiết lập để in nội dung từ file Excel ra giấy qua máy in.

Nếu bạn chưa nắm hết các kiến thức về Excel cơ bản thì có thể tham gia ngay khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Thông tin chi tiết xem tại:

Đây là những kiến thức thông thường nhất mà bất cứ ai khhi làm việc với Excel đều phải nắm được, do đó nó được coi là cơ bản. Nội dung chủ yếu xoay quanh việc bạn có thể bắt đầu làm việc được trên Excel, nhập dữ liệu và định dạng dữ liệu trong Excel, in tài liệu ra giấy.

Vậy Excel nâng cao sẽ gồm nội dung gì?

Khái niệm “Nâng cao” được hiểu là bạn sẽ cần đi sâu hơn, hiểu rõ hơn về Excel, dữ liệu trong Excel.

  • Khi Format Cells, bạn thấy có rất nhiều dạng, nhưng bản chất thì dữ liệu trong Excel chỉ có mấy dạng cơ bản? Bạn cần phải hiểu rõ bản chất về loại dữ liệu trong Excel, để khi làm việc với bất kỳ dữ  liệu nào thì bạn đều có thể hiểu đúng, sử dụng đúng các công cụ, hàm có liên quan.
  • Hiểu về cấu trúc tổ chức của 1 bảng dữ liệu. Khi bạn cấu trúc, tổ chức đúng cách thì hiệu quả làm việc sẽ tăng rất rõ. Khi cấu trúc tổ chức sai, bạn không thể làm tiếp được những công việc khác.
  • Biết cách quản lý dữ liệu trong excel: những dữ liệu sẽ được thêm mới sẽ quản lý thế nào, những dữ liệu sai thì sửa thế nào, khi quản lý dữ liệu thì cần lưu ý những gì, làm thế nào để khóa bảo vệ dữ liệu đã có… khi nhập dữ liệu bạn sẽ cần hình dung rộng hơn, sâu hơn về việc dữ liệu sẽ tổ chức thế nào, cách nào để hạn chế sai sót khi nhập, cách hạn chế những lỗi vô ý làm mất dữ liệu: xóa, nhập đè dữ liệu khác…
  • Từ những dữ liệu đã có thì làm thế nào để tổng hợp lại được? Những hàm nào giúp tổng hợp dữ liệu?
  • Từ 1 yêu cầu lập báo cáo thì phương pháp nào để giúp bạn định hình được cấu trúc của bảng báo cáo? Bởi không ai nói cho bạn biết cấu trúc bảng báo cáo họ cần, mà bạn phải tự đưa ra được  cấu trúc báo cáo phù hợp với mục đích đưa ra.
  • Dạng báo cáo tổng hợp thì có đặc điểm gì, báo cáo chi tiết có đặc điểm gì, báo cáo bằng biểu đồ như thế nào…

Khi đi tới Excel nâng cao, bạn cần phải trả lời thêm rất nhiều câu hỏi, mà những câu hỏi này lại ngày một khó hơn, đi sâu hơn vào bản chất dữ liệu và làm rõ hơn nhu cầu người dùng. Bản thân Excel chỉ là 1 phần mềm,  nó có những công cụ có sẵn, việc còn lại là người dùng phải sử dụng tối đa được  hiệu suất của những công cụ đó, sử dụng đúng mục đích, đúng phương pháp. Có như vậy thì hiệu quả công việc mà Excel đem lại mới được nâng cao.

2. Biết sử dụng Excel nhưng không biết lập báo cáo?

Không phải riêng bạn có thể gặp vấn đề này, mà rất nhiều người đã, đang trong tình trạng này. Bởi cách chúng ta học Excel, cách chúng ta tiếp cận tới Excel mới dừng lại ở mức độ cơ bản. Ở mức độ này việc không biết lập báo cáo là tất nhiên. Không có gì đáng chê trách cả. Vấn đề là “tiếp theo thì học cái gì“.

Bởi không có ai nói cho bạn biết Excel nâng cao gồm những gì, nên bạn không có mục tiêu học tập rõ ràng. Vì vậy,  muốn nâng cao hơn về kỹ năng sử dụng Excel, bạn hãy đọc lại những nội dung ở phần mô tả Excel nâng cao 1 lần nữa. Hãy ghi nhớ nó,  hãy học thuộc nó để làm định hướng cho bạn.

Việc học, tìm hiểu tư duy về tổ chức dữ liệu, quản lý dữ liệu là 1 việc  mà chúng ta phải “sắp xếp, định hình” lại những gì đã học theo 1 hướng. Sẽ không có thêm nhiều kiến thức mới lạ, mà hầu hết bạn đã biết cả rồi. Nhưng những điều bạn biết lại rời rạc, nằm rải rác mỗi chỗ 1 ít. Vậy nên chúng không khiến bạn đi sâu hơn được. Bạn cần phải kết nối được những kiến thức đó lại với nhau, tạo sự gắn kết, hệ thống kiến thức lại để nhằm vào 1 mục tiêu cụ thể. Có như vậy bạn mới có thể phá được những rào cản hiện tại, khai thác sâu hơn những điều thú vị của Excel.

Việc xây dựng kỹ năng báo cáo là một tổ hợp những kinh nghiệm trong việc làm nhiều báo cáo, giải quyết nhiều yêu cầu báo cáo phức tạp, từ đó rút ra kinh nghiệm, kỹ năng chuyên về việc này. Vì vậy không dễ để bạn tự có được nó. Bạn sẽ cần nhiều thời gian, công sức thì mới tự học được. Kỹ năng báo cáo đòi hỏi bạn cần:

  • Hiểu rõ nhu cầu, mục đích của người đưa ra yêu cầu. Bởi họ chỉ đưa ra yêu cầu, chứ không nói rõ bạn cần phải làm thế nào. Đó là việc của người làm báo cáo. Bạn có thể đề nghị họ làm rõ nhu cầu hơn, chứ không thể làm thay bạn được.
  • Kỹ năng tổng hợp và kỹ năng tách lọc chi tiết là 2 kỹ năng rất khác nhau. Để nắm được cả 2 kỹ năng này đòi hỏi bạn cần phải trải nghiệm nhiều, làm nhiều mới lĩnh hội được. Quá trình này khó nhất ở bước khởi đầu, khi mà bạn chưa biết cách tổ chức báo cáo dạng tổng hợp thế nào, báo cáo dạng chi tiết ra sao.
  • Báo cáo làm ra cho người khác xem, do đó đòi hỏi rất cao về tính thẩm mỹ. 1 bản báo cáo đẹp, khoa học sẽ khiến người khác “muốn” xem hơn. Vậy báo cáo thế nào là khoa học, thế nào là đẹp?

Nghe chừng khá khó  để học được  kỹ năng này phải không nào, nhưng bạn hãy yên tâm, bởi giờ đây đã có khóa học “Kỹ năng tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel” trên https://hocexcel.online/ rồi.

3. Khóa học này có gì đặc biệt?

Nhằm giúp các bạn có thể nắm được kiến thức về Excel nâng cao, hệ thống Học Excel Online đã cho ra đời khóa học EX201 – Kỹ năng tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel. Đây là khóa học giúp bạn giải quyết toàn bộ những vấn đề đã nêu ở trên. Nội dung chính  của khóa học bao gồm:

  • Phần 1: Kỹ năng tổ chức, quản lý dữ liệu trên Excel
  • Phần 2: Kỹ năng lập báo cáo tổng hợp
  • Phần 3: Kỹ năng lập báo cáo chi tiết
  • Phần 4: Kỹ năng lập báo cáo với công cụ PivotTable
  • Phần 5: Kỹ năng báo cáo bằng biểu đồ
  • Phần 6: Luyện tập thông qua hệ thống các bài tập với nhiều dạng dữ liệu khác nhau
  • Phần 7: Hệ thống bài kiểm tra

Phương pháp học  tập của khóa học này là bạn sẽ học thông qua bài giảng Video quay sẵn của giảng viên, kết hợp với đó là học trực tiếp trên file Bài giảng của Giảng viên có sẵn trong khóa học.

Hình 1: Giao diện file bài giảng

Hình 2: Giao diện nội dung bài học

Bạn hoàn toàn có thể vừa nghe giảng, vừa thực  hành trực  tiếp trên file bài giảng là file Excel, khi đó việc  học sẽ dễ dàng hơn, vừa học vừa thực hành giúp bạn nắm bắt kiến thức nhanh hơn.

Trong quá trình học, ngoài hệ thống lý thuyết đầy đủ, chi tiết, còn có thêm 3 bài tập để bạn luyện tập ngay những kiến thức đã học. Khi đó bạn sẽ hiểu rõ hơn việc áp dụng những kiến thức vừa học vào thực tế với dữ liệu được lấy theo nguyên mẫu của dữ liệu công việc cụ thể.

Cuối chương trình, bạn sẽ có thêm hệ thống bài tập về nhà với nhiều loại dữ liệu khác nhau. Mỗi bài tập đều có những câu hỏi nhỏ, ngắn, chi tiết giúp bạn dễ dàng có thể đi hết được  toàn bộ yêu cầu. Kết hợp kiến thức đã học, kết hợp với những gì bạn đã có, rèn luyện thao tác trình bày, định dạng để nâng cao  tính thẩm mỹ khi làm việc trên Excel:

Hình 3: giao diện file bài tập

Còn chờ gì nữa mà không nhanh tay đăng ký khóa học EX201 – Kỹ năng tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel đi nào. 100 bạn đầu tiên đăng ký khóa học này sẽ nhận được  mức giá ưu đãi chỉ còn 499k. Hãy là người đầu tiên chinh phục được  kiến thức này và trở thành CHUYÊN GIA BÁO CÁO TRÊN EXCEL sau 7 giờ học online.