HIỂU VỀ ĐỊNH DẠNG SỐ

Xem nhanh

Hiểu về định dạng số

Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ giúp bạn hiểu hơn về định dạng số.

Định dạng số là gì?

Bất cứ khi nào bạn làm việc với bảng tính, bạn nên sử dụng định dạng số thích hợp với dữ liệu của mình. Định dạng số cho bảng tính của bạn biết được loại dữ liệu bạn đang sử dụng, chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm (%), tiền tệ ($), số lần, ngày tháng, v.v.

Tại sao phải sử dụng định dạng số?

Định dạng số không chỉ làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn mà còn làm cho việc sử dụng trở nên dễ dàng hơn. Khi bạn sử dụng định dạng số, bạn đang nói cho bảng tính biết loại giá trị được lưu trữ trong một ô. Ví dụ: định dạng ngày cho bảng tính biết bạn đang nhập ngày lịch cụ thể. Điều này cho phép bảng tính hiểu rõ hơn về dữ liệu của bạn, điều này có thể giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được đồng nhất và công thức của bạn được tính chính xác.

Nếu bạn không cần phải sử dụng định dạng số cụ thể, thì bảng tính thường sẽ áp dụng định dạng tự động theo mặc định. Tuy nhiên, định dạng tự động có thể áp dụng một số thay đổi nhỏ về định dạng cho dữ liệu của bạn.

Sử dụng định dạng số

Cũng giống như các loại định dạng khác, chẳng hạn như việc thay đổi màu chữ, bạn sẽ sử dụng định dạng số bằng cách chọn ô và chọn tuỳ chọn định dạng mong muốn. Có hai cách chính để chọn một định dạng số:

Nhấp vào một trong các lệnh định dạng số nhanh trên thanh công cụ.

Bạn có thể chọn từ nhiều tuỳ chọn trong trình đơn thả xuống bên cạnh More Formats.

Trong ví dụ này, chúng ta đã áp dụng định dạng Currency, điều này giúp thêm biểu tượng tiền tệ ($) và hiển thị hai vị trí thập phân cho bất kỳ giá trị số nào.

Nếu bạn chọn bất kỳ ô nào có định dạng số, bạn có thể thấy giá trị thực tế của ô trong thanh công thức. Bảng tính sẽ sử dụng giá trị này cho các công thức và các phép tính khác.

Sử dụng định dạng số một cách chính xác

Có nhiều việc phải làm khi định dạng số hơn là chỉ chọn ô và sử dụng một định dạng. Bảng tính thực sự có thể áp dụng nhiều định dạng số một cách tự động dựa trên cách bạn nhập dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn cần phải nhập dữ liệu theo cách mà chương trình có thể hiểu được, sau đó đảm bảo rằng các ô này đang sử dụng định dạng số thích hợp. Ví dụ: hình ảnh dưới đây cho thấy cách sử dụng định dạng số một cách chính xác cho ngày tháng, tỷ lệ phần trăm và số lần:

Bây giờ bạn đã biết thêm về cách định dạng số hoạt động, chúng ta sẽ xem xét một số định dạng số khi được sử dụng trông sẽ như thế nào.

Định dạng phần trăm

Một trong những định dạng số hữu ích nhất là định dạng phần trăm (%). Nó hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm, như 20% hay 55%. Điều này đặc biệt hữu ích khi tính toán những thứ như chi phí thuế bán hàng hoặc tiền bo. Khi bạn nhập dấu phần trăm (%) sau một số, định dạng số phần trăm sẽ được áp dụng cho ô đó một cách tự động.

Như bạn có thể nhớ từ lớp toán học, một tỷ lệ phần trăm cũng có thể được viết bằng số thập phân. Vì vậy, 15% thì tương tự như 0.15, 7.5% là 0.075, 20% là 0.20, 55% là 0.55,…

Có nhiều lúc định dạng phần trăm sẽ trở nên hữu ích. Ví dụ: trong các hình ảnh dưới đây, hãy lưu ý cách tỷ lệ thuế doanh thu được định dạng khác nhau cho mỗi bảng tính (5. 5% và 0.05):

Như bạn có thể thấy, phép tính trong bảng tính ở bên trái không hoạt động chính xác. Nếu không có định dạng số phần trăm, bảng tính của chúng ta sẽ nghĩ rằng chúng ta muốn nhân $ 22.50 cho 5, chứ không phải 5%. Và mặc dù bảng tính ở bên phải vẫn hoạt động mà không có định dạng phần trăm, nhưng bảng tính ở giữa dễ đọc hơn.

Định dạng ngày tháng năm

Bất cứ khi nào bạn làm việc với ngày tháng năm, bạn sẽ muốn sử dụng định dạng ngày tháng năm để cho bảng tính biết bạn đang đề cập đến các ngày tháng năm cụ thể, chẳng hạn như ngày 15 tháng 7 năm 2016. Các định dạng ngày cũng cho phép bạn làm việc với một bộ hàm ngày tháng năm hữu ích-các hàm này sử dụng thông tin thời gian và ngày tháng năm để cho ra câu trả lời.

Bảng tính không hiểu thông tin theo cách của một người. Ví dụ: nếu bạn nhập tháng 10 vào ô, bảng tính sẽ không biết bạn đang nhập một ngày nên nó sẽ xử lý như bất kỳ văn bản nào khác. Thay vào đó, khi bạn nhập ngày tháng năm, bạn cần sử dụng một định dạng cụ thể mà bảng tính của bạn có thể hiểu, chẳng hạn như tháng / ngày / năm (hoặc ngày / tháng / năm tùy thuộc vào quốc gia bạn đang ở). Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ nhập 10/12/2016 cho ngày 12 tháng 10 năm 2016. Bảng tính của chúng ta sẽ tự động áp dụng định dạng số ngày tháng năm cho ô đó.

Bây giờ chúng ta đã có ngày tháng năm được định dạng đúng, chúng ta có thể làm những việc khác với dữ liệu này. Ví dụ: chúng ta có thể sử dụn fill handle để sử dụng tiếp tục định dạng ngày cho cột, do đó mỗi ô sẽ có một ngày khác nhau:

Nếu định dạng ngày không được áp dụng một cách tự động, điều đó có nghĩa là bảng tính không hiểu dữ liệu bạn đã nhập. Trong ví dụ dưới đây, chúng ta đã nhập vào March 15th. Bảng tính không hiểu rằng chúng ta đề cập đến một ngày, do đó, định dạng tự động đang xử lý ô này giống như một văn bản.

Mặt khác, nếu chúng ta nhập ngày March 15 (không có chữ “th”), bảng tính sẽ nhận dạng nó như một ngày. Bởi vì nó không có năm, bảng tính sẽ tự động thêm năm hiện tại vào ,vì vậy, ngày sẽ có tất cả các thông tin cần thiết. Chúng tôi cũng có thể nhập ngày theo một số cách khác, chẳng hạn như 3/15, 3/15/2016 hoặc March 15 2016 và bảng tính sẽ vẫn nhận dạng được nó là ngày tháng năm.

Để kiểm tra xem Trang tính Google có nhận ra mục bạn vừa nhập là ngày tháng năm hay không, hãy tìm trong thanh công thức. Giá trị của ô trong thanh công thức sẽ được chuyển đổi sang định dạng số như 3/15/2016 nhưng sẽ hiển thị trong trang tính theo định dạng mà bạn đã nhập lúc đầu.

Hãy thử cái này!

Hãy thử nhập các ngày bên dưới vào bảng tính và xem liệu định dạng ngày có được áp dụng tự động hay không:

10/12
October
October 12
October 2016
10/12/2016
October 12, 2016
2016
October 12th

Các tùy chọn định dạng ngày khác

Để truy cập vào các tùy chọn định dạng ngày khác, hãy chọn trình đơn thả xuống More formats trên thanh công cụ và chọn More Formats ở dưới cùng, sau đó chọn More date and time formats.

Hộp thoại Custom date and time formats sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn tùy chọn định dạng ngày mong muốn. Đây là những lựa chọn để hiển thị ngày theo cách khác nhau, chẳng hạn như thêm ngày trong tuần hoặc bỏ năm.

Như bạn có thể thấy trong thanh công thức, định dạng ngày tùy chỉnh không thay đổi ngày thực tế trong ô của chúng ta-nó chỉ thay đổi cách nó được hiển thị.

Các mẹo dành cho định dạng số

Dưới đây là một số mẹo để có được kết quả tốt nhất với định dạng số.

Áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột: Nếu bạn định sử dụng một cột cho một loại dữ liệu nhất định, như ngày hoặc tỷ lệ phần trăm, bạn có thể thấy cách đơn giản nhất là chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp vào chữ cái của cột và sử dụng định dạng số bạn muốn . Bằng cách này, bất kỳ dữ liệu nào bạn thêm vào cột này trong tương lai cũng sẽ có định dạng số. Lưu ý rằng hàng tiêu đề thường sẽ không bị ảnh hưởng bởi định dạng số.

Kiểm tra lại giá trị của bạn sau khi áp dụng định dạng số: Nếu bạn áp dụng định dạng số cho dữ liệu hiện có, bạn có thể có kết quả không mong muốn. Ví dụ, việc áp dụng định dạng tỷ lệ phần trăm (%) cho một ô với giá trị 5 sẽ cho bạn kết quả 500%, không phải là 5%. Trong trường hợp này, bạn cần phải nhập lại giá trị một cách chính xác trong mỗi ô.

Nếu bạn tham chiếu một ô với định dạng số trong một công thức, bảng tính có thể tự động áp dụng cùng định dạng số cho ô mới. Ví dụ: nếu bạn sử dụng giá trị với định dạng tiền tệ trong một công thức, giá trị đã tính cũng sẽ sử dụng định dạng số tiền tệ.

Nếu bạn muốn dữ liệu xuất hiện chính xác như đã nhập, bạn sẽ cần phải sử dụng định dạng văn bản thuần túy. Định dạng này đặc biệt tốt cho những số mà bạn không cần phải thực hiện các phép tính, chẳng hạn như số điện thoại, mã zip hoặc số bắt đầu với 0, chẳng hạn như 02415. Để có kết quả tốt nhất, bạn có thể áp dụng định dạng văn bản thuần túy trước khi nhập dữ liệu vào các ô này.

Tăng và giảm số thập phân

Lệnh Increase decimal places và Decrease decimal places cho phép bạn kiểm soát việc có bao nhiêu vị trí thập phân được hiển thị trong một ô. Các lệnh này không thay đổi giá trị của ô; thay vào đó, nó hiển thị giá trị cho một số vị trí thập phân.