Hướng dẫn cách đếm theo nhiều điều kiện trong Excel bằng hàm COUNTIFS

Khi làm việc với Excel, chúng ta thường gặp phải yêu cầu “Đếm những giá trị xuất hiện trong bảng tính mà thỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện”, ví dụ như sau:

Xét 1 vài yêu cầu:

  1. Đếm số nhân viên ở bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán và bộ phận kỹ thuật
  2. Đếm tổng số nhân viên có giới tính Nam, số nhân viên có giới tính Nữ ở bộ phận kinh doanh
  3. Đếm số nhân viên Nam, ở bộ phận kinh doanh, vào làm từ năm 2017

Những yêu cầu này rất hay gặp trong thực tế, tuy nhiên khi sử dụng hàm đếm theo điều kiện thông thường (Countif) chỉ có thể đếm được với 01 điều kiện. Nhưng ở đây chúng ta gặp phải yêu cầu đếm với nhiều điều kiện cùng lúc. Vì vậy trong trường hợp này chúng ta phải sử dụng hàm COUNTIFS

Cấu trúc hàm COUNTIFS:

COUNTIFS(Criteria_range1, Criteria1, [Criteria_range2], [Criteria2]…)

  • Criteria_range1 là vùng điều kiện thứ nhất. Vùng này có chứa Criteria1. Hàm bắt buộc có tối thiểu là 1 vùng điều kiện
  • Criteria1 là điều kiện đếm thứ nhất, điều kiện này nằm trong vùng điều kiện thứ 1. Hàm bắt buộc có tối thiểu là 1 điều kiện
  • Criteria_range2 là vùng điều kiện thứ hai. Vùng này có chứa Criteria2. Nội dung này có thể có hoặc không
  • Criteria2 là điều kiện đếm thứ hai, điều kiện này nằm trong vùng điều kiện thứ 2. Nội dung này có thể có hoặc không
  • Các điều kiện tiếp theo hiểu tương tự như điều kiện thứ 2.

Xem ngay: Địa chỉ học Excel tại Hà Nội

Cách ứng dụng hàm COUNTIFS:

Trường hợp 1: Đếm số nhân viên ở bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán và bộ phận kỹ thuật

Criteria_range1 là Bộ phận

Criteria1 là Nhân viên bộ phận kinh doanh

Vì các điều kiện độc lập nhau nên các bộ phận khác làm tương tự.

Hàm COUNTIFS ở đây sử dụng với 1 điều kiện, vì vậy nó tương tự với hàm COUNTIF.

=COUNTIFS($C$2:$C$11,”Kinh doanh”)

=COUNTIFS($C$2:$C$11,”Kế toán”)

=COUNTIFS($C$2:$C$11,”Kỹ thuật”)

Xem thêmCách dùng hàm COUNTIFS và COUNTIF với nhiều điều kiện

Trường hợp 2: Đếm tổng số nhân viên có giới tính Nam, số nhân viên có giới tính Nữ ở bộ phận kinh doanh

Trong trường hợp này cần làm rõ các điều kiện:

Giới tính nam + bộ phận kinh doanh

Giới tính nữ + bộ phận kinh doanh

Ở đây có 2 điều kiện, vì vậy sử dụng hàm COUNTIFS với 2 điều kiện

Trường hợp 3: Đếm số nhân viên Nam, ở bộ phận kinh doanh, vào làm từ năm 2017

Ở đây là trường hợp sử dụng hàm đếm với 3 điều kiện:

  • Giới tính là Nam
  • Bộ phận là Kinh doanh
  • Ngày vào làm là >= 01/01/2017

Kết luận:

Hàm COUNTIFS là một hàm rất hiệu quả và thường sử dụng trong thực tế.

Hàm này có thể thay thế hoàn toàn cho hàm COUNTIF, và cách viết cũng dễ hiểu

Khi xây dựng các điều kiện, có thể kết hợp các điều kiện toán tử như “>=” , “<=”, “>”, “<“, … để có thể ghép nối với điều kiện, giúp chúng ta có thể có những cách đếm hiệu quả.

Trước khi viết hàm cần xác định rõ hàm cần bao nhiêu điều kiện, vùng điều kiện của mỗi điều kiện là vùng nào. Khi đã xác định đúng các nội dung thì việc xây dựng hàm sẽ dễ hơn.

 

Xem thêm: học Excel kế toán ở Hà Nội