Một trong những công cụ hay ho mà phiên bản Office 365 đem tới cho người sử dụng chính là Data Ideas. Với tính năng này, bạn có thể phân tích dữ liệu của mình một cách dễ dàng hơn, đồng thời có thể “giao tiếp” với dữ liệu của mình bằng chính ngôn ngữ nói viết hàng ngày mà không cần phải viết các công thức phức tạp. Cụ thể, hãy đọc bài viết dưới đây để tìm hiểu về Data Ideas trong Excel.

Môi trường hoạt động hoàn hảo nhất của Data Ideas trong Excel là dữ liệu ở dạng bảng (Tabular)

Microsoft đưa ra 1 số gợi ý sau:

Dưới đây là một số mẹo để tận dụng tối đa Ideas:
1. Ideas hoạt động tốt nhất với dữ liệu được định dạng dưới dạng Bảng Excel. Để tạo Bảng Excel, chọn vùng dữ liệu rồi nhấn Ctrl + T.
2. Đảm bảo phần tiêu đề cột (header) không có các tiêu đề phụ, không gộp ô…

Một số tính năng chính của Data Ideas

Để sử dụng công cụ Data Ideas, chọn vùng dữ liệu và chọn Ideas

Dữ liệu sẽ được hiển thị như sau:

Các tính năng của Ideas

Với ideas, ta có các tính năng sau:

1. “Hỏi đáp” dữ liệu

Tại đây, bạn có thể “nói chuyện” với dữ liệu, phân tích thông qua việc đưa ra yêu cầu. Ideas đã đưa sẵn một số gợi ý, chẳng hạn như “Top 3 ‘Rep’ by total ‘Unit Cost'”. Bằng cách ấn vào gợi ý, bảng kết quả sẽ hiện ra:

Kết quả hiển thị bao gồm lựa chọn cho phép bạn chèn 1 bảng Pivot. Bảng sẽ được chèn vào 1 sheet mới.

Ngoài ra, bạn có thể tự đưa ra câu hỏi bằng cách nhập trực tiếp vào thanh yêu cầu bằng tiếng Anh, chẳng hạn để phân tích Tổng theo từng Vùng, ta yêu cầu “Show total “Total” by each “Region””.

Is this helpful?

Yes.

Nói là tiếng Anh, nhưng với những yêu cầu cơ bản, Ideas đủ thông minh để hiểu bạn muốn gì. 

Chẳng hạn, bạn có thể yêu cầu thể hiện tổng của cột Total theo Rep và Item

2. Gợi ý phân tích dữ liệu

Ngoài tính năng “hỏi đáp” dữ liệu, Data Ideas còn gợi ý một loạt các biểu đồ nhằm giúp phân tích dữ liệu dễ dàng hơn

3. Thay đổi cách hiển thị dữ liệu

Trong một số trường hợp, Ideas không đoán được ý định của bạn với dữ liệu. Chẳng hạn bạn cần tính trung bình theo sản phẩm thay vì tổng, khi đó, hãy thay đổi một chút bằng tùy chọn “Which fields interest you the most?”

Tại đây, bạn có thể thay đổi một số kiểu dữ liệu và Ideas sẽ đưa lại những gợi ý khác:

Các trường hợp Ideas không hoạt động/hoạt động sai

Ideas có thể hoạt động sai trong một số trường hợp sau:

1. Ideas không hỗ trợ phân tích tập dữ liệu trên 1,5 triệu ô. Hiện tại không có giải pháp thay thế cho điều này.
2. Dữ liệu ngày tháng dạng TEXT.
3. Excel ở compatibility mode (tức là khi tệp ở định dạng .xls). Lưu tệp dưới dạng tệp .xlsx, .xlsm hoặc xslb để xử lý.
4. Merged cells. Hãy bỏ merge cell!

Merge Cells – Bí quyết sống hạnh phúc