Có lẽ bộ Microsoft Office nói chung, Excel nói riêng đã trở nên quá quen thuộc với chúng ta đến nỗi cứ mở máy tính lên là chúng ta mặc định có sẵn Excel để sử  dụng. Tuy nhiên bạn có biết thời kỳ chưa có Excel thì thế giới làm việc thế nào không, và hiện tại bạn sẽ làm việc thế nào nếu thiếu bộ cài Microsoft Office Excel?

Nếu như bạn còn đang ngồi trên ghế nhà trường hoặc chưa đi làm, thì có lẽ bạn chưa nhận ra tầm quan trọng của nó. Nhưng bất kỳ dân công sở nào cũng đều biết Excel là công cụ không thể thiếu. Người ta có thể làm được những thứ “không tưởng” chỉ với 1 công cụ phổ thông như Excel. Thiếu Excel chẳng khác nào việc bạn đang quen đi ô tô, xe máy mà xe hỏng phải cuốc bộ vậy.

Trước khi có Excel

Trước khi có Excel, người ta làm việc bằng cách ghi sổ trên giấy. Từ “Sổ sách” mang đúng nghĩa của nó là “Sổ trên giấy”. Tất cả mọi thứ được ghi trên giấy,  tính toán bằng chiếc máy tính cầm tay (thậm chí là bằng bàn tính). Người ta chỉ có thể lưu trữ nội dung trên giấy. Và tờ giấy thì không thể tự động tổng hợp dữ liệu được. Người ta phải tổng hợp lại bằng tay. Do đó mỗi trang giấy đều phải có số liệu chốt trước khi chuyển sang trang sau. Việc tính toán được thực hiện trên từng trang. Sau đó cộng lại kết quả của từng trang đó => Công sức và thời gian phải bỏ ra là rất nhiều.

Hơn nữa việc lưu trữ nội dung trên giấy cũng khiến chúng ta mất nhiều chi phí để bảo quản, lưu trữ, luân chuyển các thông tin trên giấy. Bạn sẽ làm thế nào để gửi báo cáo cho sếp khi sếp đang đi công tác và cần số liệu báo cáo đó? Mất bao lâu để ngồi tính bằng tay đống dữ liệu đó khi sếp đang rất cần để thuyết trình trong cuộc họp?

Rõ ràng việc sử dụng Sổ sách trên giấy có rất nhiều nhược điểm. Đặc biệt trong thời đại của công nghệ thông tin ngày nay thì khối lượng thông tin rất nhiều, thời gian xử lý phải thật nhanh, thật hiệu quả. Chi phí cho việc quản lý và phân tích dữ liệu ngày càng được tối giản để tăng hiệu quả kinh doanh… Những yếu tố này đặt ra một yêu cầu gần như bắt buộc cho mọi dân văn  phòng: “Phải thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel“. Bởi vì đây là giải pháp đơn giản nhất, tiết kiệm chi phí nhất, hiệu quả cao nhất tính đến thời đại ngày nay.

Thế nào được gọi là thành thạo tin học văn phòng?

Chúng ta thường nghe cụm từ “Thành thạo tin học văn phòng” thế nhưng liệu bạn có biết rõ các tiêu chuẩn để đánh giá thế nào mới là “thành thạo”? Mình từng gặp rất nhiều bạn tự nhận là mình “thành thạo tin học văn phòng”, thế nhưng khi hỏi đến những yêu cầu tối thiểu cũng không biết làm. Vậy chúng ta cùng xem một vài tiêu chí để đánh giá mức độ “thành thạo” này nhé. Tất cả các tiêu chí này được rút ra từ kinh nghiệm thực tế khi làm việc trong môi trường công sở, văn phòng:

1. Word

Thành thạo là bạn soạn được 1 mẫu Công văn / Quyết định / Thông báo hoặc Hợp đồng đúng các tiêu chuẩn như:

• Sắp xếp bố cục: bạn sắp xếp vị trí các phần như thế nào? Ví dụ như 1 Quyết định thì phần Số QĐ đặt ở đâu, Phần Quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam / Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” đặt ở đâu, thứ tự các nội dung: căn cứ, điều, khoản, người ký… sắp xếp thế nào
• Định dạng: Phần nào in đậm, phần nào in nghiêng, cỡ chữ, cách lề… từng nội dung thế nào? Nếu sử dụng table thì bỏ đường viền của table thế nào, căn chỉnh vị trí chữ trong các ô ở table thế nào?
• Giãn dòng thế nào để nhìn không bị rối mắt và dễ đọc văn bản?
• Cách chèn các biểu tượng, ký hiệu, logo thế nào?

Hoặc khi quản lý 1 văn bản gồm nhiều mục thì bạn xây dựng mục lục thế nào? Ví dụ như 1 bản hợp đồng gồm nhiều Chương, Điều, Khoản thì cần có 1 bản mục lục cho các Chương, Điều, Khoản để phục vụ tra cứu như thế nào?

Thiết lập in và thực hiện in như thế nào?

Gửi và nhận tài liệu Word thế nào?

Cách bảo vệ tài liệu, bảo vệ nội dung tài liệu khi chia sẻ tài liệu đó như thế nào?

2. Excel

Các tiêu chuẩn cho Excel còn nhiều và phức tạp hơn Word. Bởi vì Excel đòi hỏi người sử dụng phải có tư duy về tổ chức dữ liệu, sắp xếp dữ liệu, tổng hợp và trích xuất dữ liệu. Kết hợp với các yêu cầu tương tự như Word:

• Định dạng dữ liệu để quản lý thế nào? Bạn có nắm được đặc điểm của các dạng dữ liệu trong Excel: dữ  liệu kiểu số thường, kiểu kế toán, kiểu %, kiểu ngày tháng, kiểu text…?
• Trang trí bảng tính thế nào, sắp xếp dữ liệu trong bảng tính thế nào để quản lý dữ liệu cho tốt? Với 1 lượng dữ liệu nhất định bạn có biết sẽ xây dựng bố cục bảng tính thế nào không? Bạn sẽ dùng bao nhiêu cột, tiêu đề mỗi cột là gì?
• Sử dụng các hàm để tham chiếu, tính toán dữ liệu thế nào để đạt được  mục đích?
• Sắp xếp, trình bày và thiết lập in để in ra giấy như thế nào?
• Việc gửi, nhận các tài liệu excel như thế nào?
• Bảo vệ bảng tính thế nào, cách bảo vệ dữ liệu khi chia sẻ cho người khác?
• Ngoài ra có những yêu cầu tính toán phức tạp thì bạn sẽ xây dựng công thức tính thế nào?  Khối lượng hàm, công thức trong excel rất nhiều, bạn nắm chắc được bao nhiêu hàm?
• Ngoài ra Excel còn có thể sử dụng VBA để tăng tốc, tối ưu  công việc, lập trình Excel trở thành 1 phần mềm chuyên biệt, bạn có khả năng sử dụng VBA trong excel không?

Bạn có thể trả lời được bao nhiêu câu hỏi ở trên? Nếu bạn nghĩ rằng mình “Thành thạo tin học văn phòng” thì ít nhất bạn có thể tự tin đáp ứng được 70-80% các yêu cầu này. Bởi đây là những điều cơ bản nhất, thường  gặp nhất. Nếu không thể đáp ứng được hơn 1 nửa yêu cầu này thì có thể nói là “Yếu, kém về tin học văn phòng” đó.

Bạn sẽ làm thế nào nếu thiếu Excel

Hãy nghĩ về câu hỏi này, hãy thử trả lời nó, rồi bạn sẽ thấy rằng: Tại sao bạn lại đi bộ trong khi người khác đang đi ô tô? Bạn hoàn toàn có thể vượt lên trên người khác nếu sở hữu được công cụ và kỹ năng này, thế nhưng bạn lại không coi trọng nó để rồi luôn dậm chân tại chỗ.

Việc  bạn không biết Excel cũng không khác gì một người biết và làm tốt Excel nhưng vào 1 môi trường không có Excel để sử dụng. Tại đó họ vẫn ghi ra giấy, vẫn gửi báo cáo giấy, vẫn ngồi cả ngày không làm xong một công việc đáng ra chỉ mất 30′ để làm. Năng suất lao động ở đâu? Bao nhiêu thời gian để chờ báo cáo của những nhân viên làm việc kiểu đó? Bao nhiêu tiền thuê văn phòng chỉ để làm kho lưu giấy tờ, trong khi lưu trên không gian ảo không tốn 1 xu? Một ngày bạn làm được bao nhiêu việc? Thái độ của sếp sẽ ra sao khi chờ cả ngày mà chưa có báo cáo cần có?

Bạn là 1 nhân viên nhiệt tình, năng động, có khả năng làm việc tốt, được đào tạo bài bản, vững vàng kiến thức và kỹ năng, nhưng lại gia nhập 1 công ty mà tại đó máy tính kém, không có nổi 1 bộ Office ra hồn, thì liệu bạn có phát huy được năng lực của mình? Bạn nghĩ là do bạn kém hay do bạn không được trọng dụng? Rõ ràng việc 1 doanh nghiệp không coi trọng công cụ tin học văn phòng sẽ không bao giờ có được 1 nhân viên có năng lực. Việc yêu cầu nhân viên thành thạo tin học văn phòng chính là việc nhận ra tầm quan trọng của kỹ năng này, nhận ra hiệu quả mà nó mang lại, nhận ra được cái yếu kém đang tồn tại từ rất lâu. Có lẽ đã đến lúc chúng ta thay đổi quan điểm, từ chủ doanh nghiệp cho tới nhân viên. Bởi thời đại của công nghệ, của thông tin mà không nắm được công cụ và kỹ năng xử lý thông tin thì chúng ta đã tự loại mình ra khỏi dòng chảy của thời đại rồi.

—

Dương Mạnh Quân