Một điều mà bạn nên lưu ý về những pivot table là hầu hết các ví dụ mà bạn từng gặp đều dựa trên dữ liệu doanh số bán hàng. Theo cách nào đó, điều này khá hợp lí: ở đâu có buôn bán, ở đó có tiền, và các công ty thì luôn luôn có dữ liệu dữ liệu doanh thu dưới dạng này hoặc dạng khác. Tuy nhiên, pivot table có thể xử lí nhiều hơn là chỉ mỗi doanh số. Bất kì khi nào bạn cần phải làm việc với dữ liệu, bạn hãy nghĩ về pivot table

Dưới đây là 5 ví dụ thú vị chắc hẳn bạn chưa từng gặp trước đây, và chúng sẽ giúp bạn thấy được pivot table hữu dụng và linh hoạt thế nào.

Theo dõi thời gian

Hãy tưởng tượng bạn cần phải đăng nhập thời gian cho những khách hàng và dự án khác nhau, và định kì báo cáo thời gian của dự án và khách hàng. Tất nhiên sẽ có rất nhiều ứng dụng dành riêng cho việc theo dõi thời gian, tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng tạo ra một hệ thống linh hoạt của riêng bạn bằng cách sử dụng Pivot Table.

Ở mức tối thiểu, điều mà bạn cần ghi lại là ngày tháng (date), thời gian bạn sử dụng (time), tên khách hàng (client), và dự án (project). Vậy nên, sau khi bạn nhập dữ liệu một cách nhất quán, kết quả dữ liệu nguồn sẽ giống như bảng dưới đây:

Lưu ý rằng sẽ không có dòng trống – bạn chỉ cần nhập tiếp dữ liệu.

Bây giờ là các tóm tắt. Đầu tiên, bạn có thể sẽ muốn có một cái nhìn tổng quát về thời gian của bạn theo tuần. Trong bảng ta sử dụng số tuần được cung cấp bởi  WEEKNUM function của Excel (xem cột C của dữ liệu nguồn):

Bạn cũng có thể sẽ muốn sắp xếp pivot table để biểu diễn nhiều lớp thời gian biểu truyền thống, với các ngày trong tuần nằm ở phía trên cùng:

Mỗi lần bạn lọc một số tuần khác nhau, pivot table của bạn sẽ tạo ra một thời gian biểu mới để biểu diễn các ngày trong tuần.

Lưu ý rằng bằng việc thêm vào một cột cho Tên (Name) vào dữ liệu, bạn có thể theo dõi và báo cáo thời gian cho nhiều người. Bạn cũng có thể thêm một cột tỷ lệ vào dữ liệu và sử dụng pivot table để tóm lược giá cả hoặc tỉ lệ thanh toán của thời gian đăng nhập.

Hoạt động người dùng trong một cổng web

Hình dung rằng bạn được giao một bảng dữ liệu từ website của một công ty lớn. Trang web là một cổng cung cấp thông tin sản phẩm cho đối tác. Các đối tác đăng kí trên một nền tảng xuyên suốt năm, và cổng này sẽ hoạt động trong một thời gian dài. Bạn hãy mở dữ liệu và quan sát, dữ liệu sẽ giống như bảng dưới đây:

Sếp của bạn muốn biết một vài thông tin cơ bản: có bao nhiêu người dùng hiện tại đang hoạt động? Có bao nhiêu người dùng được tạo ra mỗi tháng? Đối tác nào có nhiều tài khoản người dùng nhất?…

Những dạng dữ liệu này rất phù hợp cho pivot table. Pivot table sẽ giúp bạn giải quyết các dạng dữ liệu này một cách nhanh chóng. Đầu tiên, người dùng đang hoạt động và không hoạt động. Dạng tóm tắt này là một mẩu trong cả chiếc bánh, thậm chí với một lượng cực lớn dữ liệu:

Tiếp theo, tốp 10 đối tác hàng đầu theo số lượng người dùng hoạt động.  Rất dễ dàng hoàn thành chỉ với pivot table giá trị lọc có sẵn “Top 10”.

Và cuối cùng, bằng việc gộp nhóm các ngày tạo ra người dùng theo tháng và năm, bạn có thể dễ dàng biểu diễn toàn bộ lịch sử tạo ra người dùng:

Danh sách lớp học

Trong ví dụ này, bạn sẽ giúp điều phối việc đăng kí cho một lớp học vào các ngày thứ hai, thứ tư và thứ 6. Mỗi ngày trong suốt khoảng thời gian đăng kí, bạn sẽ có một bộ dữ liệu như dưới đây:

Công việc của bạn là gửi một báo cáo đơn giản tới người hướng dẫn vào đầu mỗi ngày đăng kí. Không có nhiều dữ liệu ở đây, nhưng nếu bạn tạo ra một báo cáo bằng tay, bạn sẽ cần kết hợp cả việc lọc, sắp xếp, sao chép và dán, và bạn sẽ cần phải lặp đi lặp lại quá trình đó mỗi ngày.

Một lần nữa, đây lại là một công việc đơn giản đối với pivot table. Chỉ cần dựng một pivot table đơn giản để tóm lược ngày học của lớp:

Bằng việc thêm vào bảng tên học sinh, bạn có thể nhanh chóng tạo ra một danh sách lớp đầy đủ.

Với việc di chuyển vùng Lớp học (Class) vào vùng các nhãn theo cột, bạn có thể tạo ra một báo cáo mà trong đó tên của học sinh được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Bây giờ bạn đã có một báo cáo được bố trí như bạn mong muốn, vậy làm thế nào để bạn cập nhập nó mỗi ngày? Rất đơn giản, hãy dán vào dữ liệu mới nhất, ghi đè lên những dữ liệu đã có, và làm mới pivot table.

Đo lường dụng cụ

Cứ mỗi hai phút, bạn có được dữ liệu đo lương từ một hệ thống ghi chép nhiệt độ, độ ẩm tương đối, và những điểm sương mù trong nhà kính:

Điều bạn cần là nhanh chóng biểu diễn mức đọc trung bình qua mỗi giờ. Và bạn có thể dựng lên một công thức của riêng mình để làm điều này, nhưng việc này khá là mất thời gian. Bằng việc đưa dữ liệu vào pivot table, bạn có thể dễ dàng thêm phép đo lường vào như một giá trị, và thay đổi biểu hiện để diễn tả mức trung bình thay vì cả tổng:

Đăng kí Email

Bạn đang làm việc với khách hàng, người mà đang theo dõi việc đăng kí email trên website của họ. Khách hàng đang lập một dự án tiếp thị mới và muốn biết ngày nào trong tuần có lượng đăng kí lớn nhất, dựa trên dữ liệu họ có được chó đến nay. Ngày trong tuần có chút rắc rối, bởi vì nó không xuất hiện ở bất cứ nơi nào trên dữ liệu, nhưng bạn có thể dễ dàng thêm nó vào dữ liệu bằng việc sử dụng WEEKDAY function. Và dữ liệu của bạn sẽ có dạng:

Và bản tóm lược ban đầu sẽ có dạng:

Nhìn vào dữ liệu, bạn sẽ nhận ra rằng biểu diễn tổng lượng đăng kí thoe phần trăm sẽ hiệu quả hơn là biểu diễn theo những con số tuyệt đối. Bằng việc thiết lập số lượng email để biểu diễn phần trăm của một hàng, pivot table sẽ thể hiện theo ngày trong tuần. Hơn thế nữa, bạn có thể thêm định dạng điều kiện để làm nổi bật tỉ suất cao hơn hoặc thấp hơn. Xanh lá cây cho tỉ suất cao hơn và xanh nước biển cho tỉ suất thấp hơn.

Tóm lược

Mong rằng bài viết ngắn này sẽ giúp bạn thay đổi suy nghĩ về những pivot table mà bạn đã từng nghĩ rằng chúng gây ra nhiều khó khăn, hy vọng bài viết sẽ truyền cho bạn cảm hứng để thử những pivot table mới lên dữ liệu của bạn. Bạn không cần phải có bộ dữ liệu khổng lồ mới có thể thấy được lợi ích của việc sử dụng pivot table. Pivot table sẽ giúp tiết kiệm cho bạn thời gian và năng lượng, bất kể khi nào bạn cần tạo một báo cáo, đặc biệt những báo cáo mà bạ cần phải cập nhập liên tục trong tương lai.

Nguồn: Exceljet