Công việc thường thấy của việc quản lý kho trên Excel là bạn phải làm các báo cáo tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn, các báo cáo chi tiết về Thẻ kho cho từng mặt hàng. Tuy nhiên trong thực tế điều này không hề đơn giản bởi đặc trưng về cách nhập dữ liệu kho trên Excel. Trong Seri bài viết này, chúng ta hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu về cách dùng Power Query để làm báo cáo nhập xuất tồn kho trên Excel. Mục đích để chúng ta thấy được những vấn đề phức tạp trong cách thức tổ chức dữ liệu kho, đồng thời sử dụng Power Query trong Excel để tái cấu trúc dữ liệu kho, giúp làm ra được các báo cáo như ý muốn.

Trong phần 1, chúng ta đã tìm hiểu về đặc điểm dữ liệu kho và các yêu cầu về báo cáo nhập xuất tồn kho. Để giải quyết được các yêu cầu đó, chúng ta cùng tiếp tục tìm hiểu nhé:

Các bạn có thể tải file mẫu đề bài tại địa chỉ: http://bit.ly/2ChNJR4

Nếu bạn chưa biết cách cài đặt Power Query trong Excel, bạn có thể tham khảo tại bài viết:

Hướng dẫn cách cài đặt Power Query trong Excel 2010, 2013, 2016

Cách dùng Power Query  để tái cấu trúc dữ liệu kho

Trong phần này, mục tiêu của chúng ta là việc tái cấu trúc lại bảng dữ liệu Nhập, Xuất, gồm:

• Chuyển đổi 2 bảng về dạng bảng dữ liệu tiêu chuẩn.
• Gộp dữ liệu từ 2 bảng vào cùng 1 bảng duy nhất.

Để biết thêm về cấu trúc bảng dữ liệu tiêu chuẩn, các bạn có thể xem thêm bài viết: Thế nào là cấu trúc bảng dữ liệu tiêu chuẩn

Các bước thực hiện trong Power Query để tái cấu trúc bảng dữ liệu kho như sau:

Chuyển đổi bảng dữ liệu về dạng Table

Để làm việc với Power Query được dễ dàng, dữ liệu trong Excel được khuyến khích đưa về dạng Table. Lợi ích của việc này là:

• Table sẽ tự mở rộng ra khi bảng có thêm nội dung theo dòng, cột
• Power Query sẽ tự lấy đúng các nội dung bên trong Table, thay vì lấy toàn bộ các nội dung của Sheet.

Cách dùng Power query

Chọn 1 ô bất kỳ trong bảng dữ liệu, sau đó bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + T (hoặc vào thẻ Insert, chọn Table)

Hướng dẫn tạo và định dạng bảng biểu trong Excel

Nạp dữ liệu từ Excel vào Power Query

Xử lý dòng dữ liệu trống

Kỹ thuật gộp 2 bảng dữ liệu về 1 bảng

Chuẩn hóa dữ liệu và xuất ra Excel

Đó là toàn bộ các bước hướng dẫn cách dùng Power Query cho việc tái cấu trúc dữ liệu nhập kho. Nếu thấy bài viết này bổ ích đừng quên ấn theo dõi Học Excel Online nhé. Hẹn gặp lại các bạn