Lập bảng lương là việc mà hầu hết những ai làm về Hành chính – Nhân sự đều phải thực hiện. Hầu hết thì chúng ta sử dụng Excel để làm việc này, bởi mỗi công ty sẽ có một quy chế tính lương khác nhau. Vậy bạn có biết những hàm nào thường sử dụng để lập bảng lương trên Excel? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu chủ đề này nhé.

Lấy thông tin tính lương bằng hàm tham chiếu: VLOOKUP hoặc INDEX+MATCH

Trên bảng lương thì yếu tố đầu tiên và dễ dàng xác định nhất là thông tin về nhân viên: Mã nhân viên hoặc họ tên. Tuy nhiên các thông tin khác thì lại không hiển thị một cách trực tiếp được trên bảng lương. Nó thường hiển thị trên các bảng khác: Bảng chấm công, Danh sách nhân viên… Để có thể tham chiếu các thông tin này phục vụ cho việc tính lương thì chúng ta dùng hàm tham chiếu như vlookup hoặc tốt hơn là dùng hàm Index kết hợp hàm Match

Ví dụ:

Tra cứu thông tin nhân viên từ bảng danh sách nhân viên dựa theo mã nhân viên bằng hàm Vlookup: Các thông tin như Họ tên, Bộ phận, Lương cơ bản đều nằm trong sheet DSNV

Ngoài ra chúng ta hoàn toàn có thể thay thế cách dùng hàm Vlookup bằng cách dùng hàm Index+Match

Xác định số công thời gian từ bảng chấm công với hàm SUMIFS, SUMPRODUCT

Có bao giờ bạn thắc mắc hàm nào giúp xác định số công thời gian từ bảng chấm công tốt nhất? Có rất nhiều cách để làm việc này: Sử dụng hàm dò tìm, tham chiếu như VLOOKUP, sử dụng hàm tính tổng theo điều kiện như SUMIF… Tuy nhiên cách làm tối ưu nhất là dùng hàm SUMIFS. Bởi vì:

• Mỗi bảng lương sẽ phụ thuộc vào thời gian khác nhau, do đó phải lấy tương ứng với bảng chấm công trong thời gian đó => Điều kiện về thời gian
• Mỗi nhân viên lại có số công khác nhau, cho từng loại công khác nhau. Do đó thêm điều kiện về Mã Nhân viên
• Mỗi nhân viên có thể chấm công nhiều lần trên 1 bảng chấm công. Đây không phải là trùng nội dung, mà có thể trong quá trình chấm có thiếu sót cần bổ sung thêm, hoặc trong cùng 1 tháng nhân viên đó làm việc ở nhiều bộ phận, nhiều dự án khác nhau thì quy định chấm công ở các bộ phận cũng khác nhau. Do đó để tổng hợp đúng số công thì không thể dùng hàm tham chiếu mà phải tính tổng số công.

Thỏa mãn cả 3 điều kiện trên thì chúng ta cần dùng tới hàm SUMIFS hoặc SUMPRODUCT. Tuy nhiên hàm SUMIFS đễ dùng hơn, tính toán cũng gọn hơn nên thường được ưu tiên sử dụng hơn so với SUMPRODUCT

Ví dụ:

Xác định cách tính các khoản phụ cấp, thưởng bằng hàm logic IF, AND, OR

Việc quy định các khoản phụ cấp trong doanh nghiệp thường khác nhau. Do đó để tùy biến cách tính trong từng trường hợp phải vận dụng logic một cách khéo léo. 3 hàm IF, AND và OR là 3 hàm thường dùng nhất trong nhóm hàm logic, dùng để biểu diễn từ logic thực tế thành logic mà Excel có thể tính toán được.

Để hiểu hơn về cách dùng 3 hàm này, các bạn có thể tham khảo các bài viết:

Cách tính hoa hồng bán hàng bằng hàm IF lồng nhau trên Excel

Cách tính phụ cấp thâm niên trên Excel

Hướng dẫn 3 cách tính tiền thưởng doanh thu trên bảng lương Excel

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để giúp bạn làm việc trên Excel được tốt hơn, hiệu quả hơn. Chi tiết xem tại: