Trong công việc quản lý dự án thì không phải chỉ có mỗi việc lập kế hoạch. Kế hoạch chỉ là lý thuyết, là bước ban đầu. Khi thực hiện phải luôn luôn có sự so sánh, đối chiếu giữa kế hoạch với thực tế để điều chỉnh các phần việc, tổ chức lại các nguồn lực cho phù hợp. Trong bài viết này Học Excel Online sẽ giúp bạn biết cách lập bảng so sánh kế hoạch với thực hiện dự án trong Excel. Đây là một kiến thức rất quan trọng trong công việc quản lý dữ án, theo dõi tiến độ dự án trên Excel.

Nội dung trong bài học này sẽ có liên quan tới bài “Hướng dẫn cách xác định tiến độ dự án với hàm workday trong Excel“, nếu bạn chưa nắm được bài đó thì cần xem lại.

Yêu cầu của chúng ta trong bài này như sau:

Trong bài học trước chúng ta đã biết cách sử dụng hàm Workday.INTL để xác định được ngày bắt đầu (Start date) và ngày kết thúc (End date) của từng phần việc (Task). Nhưng đó mới chỉ là kế hoạch (Plan).

Thực tế cho thấy phần thời gian làm việc (working days)  trong thực tế (Actual) khác so với kế hoạch (Plan).

Yêu cầu: Lập bảng Actual để xác định các chỉ tiêu ngày bắt đầu, ngày kết thúc của từng phần việc trong thực tế, và thời gian thực hiện của dự án (Data preparation), biết ngày bắt đầu thực hiện task1 giống với kế hoạch.

Data preparation là Dữ liệu để có thể sử dụng để vẽ biểu đồ gantt chart theo dõi tiến độ của dự án

Cách thực hiện

1. Lập bảng theo dõi thực tế (Actual)

a. Tại ngày bắt đầu thực hiện task 1 (ô H4) ta có:

H4 = D4 bởi ngày bắt đầu thực hiện task1 giống với kế hoạch.

b. Xác định ngày kết thúc của Task 1 tại ô J4:

Sử dụng hàm Workday.INTL giống với bài trước ta có:

J4=WORKDAY.INTL(H4,I4,11,$O$2:$O$3)

(theo đề bài ban đầu là nghỉ các ngày chủ nhật và nghỉ lễ ngày 30/4 và 01/05)

c. Ngày bắt đầu của task 2 sẽ là:

H5=J4+1

Ngày bắt đầu task 2 sẽ sau ngày kết thúc task 1 là 1 ngày

d. Ngày kết thúc của task 2:

Áp dụng tương tự với task 1 khi đã biết ngày bắt đầu (H5) và ngày làm việc (I5) bằng cách sử dụng hàm Workday.INTL như sau:

J5=WORKDAY.INTL(H5,I5,11,$O$2:$O$3)

Áp dụng tương tự với các task còn lại theo nguyên tắc giống task 2 là:

• Ngày bắt đầu = Ngày kết thúc task trước đó + 1 ngày
• Ngày kết thúc = Sử dụng hàm WORKDAY.INTL (hoặc filldown công thức ở cột J)

2. Lập bảng so sánh thời gian thực hiện dự án

Căn cứ vào 2 bảng là Plan và Actual chúng ta sẽ tính toán để đưa dữ liệu vào bảng Data Preparation theo Ngày bắt đầu của mỗi task và Số ngày diễn ra công việc đó tính cả ngày nghỉ

Bước 1: Lập danh sách chọn cho Project timeline

Bước này chính là xét thời gian của dự án theo kế hoạch hay theo thực tế. Căn cứ vào nội dung này sẽ biết dữ liệu tính trong bảng nào.

Chúng ta sử dụng chức năng Data validation cho ô M1 như sau:

• Chọn ô M1
• Trong thẻ Data trên thanh công cụ, chọn Data Validation
• Trong hộp thoại Data validation chọn Allow: List và Source: Plan, Actual như hình bên dưới

Khi đó chúng ta có thể chọn theo danh sách cho ô M1:

Bước 2: Xây dựng công thức cho bảng Data Preparation

a. Xét ngày bắt đầu:

Nếu M1 là Plan thì lấy theo cột D, nếu M1 là Actual thì lấy theo cột H

Do đó công thức tại cột L như sau:

L4 =IF($M$1=”Plan”,D4,H4)

Áp dụng tương tự xuống các task còn lại từ L4 đến L9. Trong công thức trên cố định ô M1 để không thay đổi vị trí ô M1 khi sao chép công thức.

b. Xét số ngày thực hiện

Số ngày này là khoảng thời gian giữa Ngày kết thúc – Ngày bắt đầu của mỗi Task (bao gồm cả ngày nghỉ)

Bởi vì trong bảng Plan và Actual chỉ xác định được Working days (số ngày công làm việc không tính ngày nghỉ)

Do đó:

• Nếu M1 là Plan thì Số ngày = Cột F – Cột D
• Nếu M1 là Actual thì Số ngày = Cột J – Cột H

Công thức tại ô M4 như sau:

M4=IF($M$1=”Plan”,F4-D4,J4-H4)

Áp dụng tương tự cho các task còn lại từ M4 đến M9

c. Các chỉ tiêu tổng hợp

Tổng số ngày M10 = Tổng từ M4 đến M9 = SUM(M4:M9)

Ngày kết thúc dự án = Ngày bắt đầu + Tổng số ngày + Tổng các task (mỗi task sẽ cộng thêm 1 ngày) – 1 (là ngày start date)

(hay nói cách khác ngày kết thúc dự án là ngày End date của task cuối cùng)

M11=L4+M10+COUNTA(L4:L9)-1

Kết quả thu được như sau:

Như vậy là chúng ta đã hoàn thành xong bảng theo dõi, quản lý dự án bao gồm: Bảng lập kế hoạch, bảng theo dõi thực hiện, bảng so sánh và xác định thời gian chuẩn bị cho dự án.

Bài tiếp theo: Hướng dẫn vẽ biểu đồ Gantt chart để quản lý dự án

Ngoài ra để có thể nâng cao kiến thức về Excel và ứng dụng Excel vào quản lý dự án, các bạn có thể tham gia khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của hệ thống Học Excel Online. Khóa học sẽ giúp bạn nắm vững các hàm, các công cụ trong Excel,  ứng dụng Conditional formatting trong việc tạo gantt chart quản lý tiến độ dự án. Chi tiết khóa học xem tại: