Hướng dẫn 2 cách tự động định dạng dữ liệu theo icon trong Excel

Định dạng dữ liệu kèm theo icon là một tính năng khá thú vị trong Excel. Nó giúp chúng ta dễ dàng nhận biết, cảnh báo về dữ liệu khi chỉ cần nhìn qua bảng dữ liệu. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng khám phá tới 2 cách tự động định dạng dữ liệu theo icon trên Excel nhé:

Cách thứ 1: Sử dụng Conditional Formatting

Đây là cách làm cơ bản nhất và dễ gặp nhất. Conditional formatting là công cụ trong Excel giúp tự động định dạng dữ liệu theo điều kiện. Trong Conditional formatting có kèm theo chức năng định dạng theo icon. Các bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về cách làm này tại bài viết:

Hướng dẫn định dạng có điều kiện Icon Sets, Data Bars và Color Scales

Cách làm này có thể được mô tả như sau:

  • Bước 1: chọn vùng dữ liệu cần thiết lập định dạng theo điều kiện (thường là dữ liệu dạng Number)
  • Bước 2: chọn thẻ Home > Chọn chức năng Conditional Formatting > Chọn Icon Sets phù hợp
  • Bước 3: thiết lập điều kiện trong Icon Sets

Trong ví dụ trên ta có:

  • Bộ icon là X ! V
  • Icon chữ V khi điều kiện giá trị >=50000 (dạng dữ liệu là dạng số)
  • Icon dấu ! khi điều kiện giá trị <50000 và >=1 (khi thiết lập điều kiện trước đó là >=50000 thì điều kiện sau đó tự động nhận diện <50000 trong mặc định, chỉ cần thiết lập mốc phía dưới)
  • Icon dấu X với các giá trị còn lại (nhỏ hơn giá trị cận dưới của Icon !)

Cách thứ 2: Sử dụng Format Cells / Custome

Có thể bạn không tin nhưng đây là sự thật. Bạn hoàn toàn có thể tạo Icon chỉ với việc định dạng dữ liệu trong Format Cells. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Xét các điều kiện định dạng

Trong ví dụ trên chúng ta có 3 điều kiện:

  • Điều kiện 1 là giá trị >=50000
  • Điều kiện 2 là giá trị <50000 và >=1
  • Điều kiện 3 là giá trị =0 (nhỏ hơn 1)

Với 3 điều kiện trên thì chúng ta có thể quy về 3 giá trị biểu diễn là:

  • Điều kiện 1 biểu diễn bằng 1 giá trị bất kỳ là số dương (ví dụ là số 1)
  • Điều kiện 2 biểu diễn bằng 1 giá trị bất kỳ là số âm (ví dụ là số -1)
  • Điều kiện 3 biểu diễn bằng số 0

Tại cột H chúng ta lập công thức tính như sau:

IF(G2>=50000,1,IF(AND(G2<50000,G2>=1),-1,0))

Kết quả thu được là:

Bước 2: Vẽ Icon

Để tạo ra Icon thì chúng ta vào thẻ Insert/Symbol và chọn như sau:

  • Mục Font chọn Arial
  • Mục Subset chọn Geometric Shapes

Sau đó chọn các icon phù hợp rồi Insert ra 1 vị trí ô trống bất kỳ. Giả sử tại vị trí ô H1 chúng ta insert 3 icon như sau:

Copy 3 icon này trong ô H1, sau đó vào mục Format Cells và dán vào thẻ Type trong Custome và định dạng như sau:

Các Icon được đặt trong dấu nháy kép, cách nhau bởi dấu chấm phẩy. Sau khi định dạng xong bấm OK

Bước 3: Tùy chỉnh định dạng

Khi thiết lập định dạng trên xong thì Excel sẽ tự động lưu lại trong các thiết lập định dạng Custome. Chúng ta có thể áp dụng định dạng này cho cột H như sau:

Ngoài ra chúng ta còn có thể tô màu cho các Icon này để việc theo dõi dễ dàng hơn. Cách thực hiện như sau:

Trong Format Cells chúng ta gắn thêm từ khóa biểu diễn màu sắc kèm theo các Icon:

Ví dụ màu xanh là Green thì chúng ta đặt trong dấu ngoặc vuông [ ] và đặt sát với Icon cần tô màu xanh. Làm tương tự với màu đỏ.

Kết quả của các icon sau khi tô màu như sau:

Rất thú vị phải không nào. Cách này hiệu quả không kém gì so với việc sử dụng Conditional Formatting. Hơn nữa chúng ta còn có thể đa dạng hóa các loại Icon, màu sắc biểu diễn cho các Icon theo ý muốn nữa.

Các bạn có thể tham khảo một số bài viết sau để hiểu thêm về việc sử dụng Conditional formatting và Custome Format:

Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel 2010, 2013 và 2016

Công thức Excel để định dạng có điều kiện dựa trên giá trị ô khác

Định dạng dữ liệu sử dụng Custom Format

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để giúp bạn làm việc trên Excel được tốt hơn, hiệu quả hơn. Chi tiết xem tại: