Hoặc đôi khi bạn đang bù đầu với việc nhập, xuất hàng, bỗng sếp phán câu xanh rờn: “Tổng hợp cho anh số lượng hàng A xuất trong tuần này, làm ngay nhé anh đang cần! ” . Ô hô, ngay là ngay thế nào, cả tuần có đến hàng trăm phiếu nhập, xuất. Cái gì mà “chỉ xuất hàng A“, cái gì mà “Chỉ trong tuần này“. Ngồi cộng tay đến sáng mai cũng chưa xong ý chứ, ngồi đấy mà có ngay.

Đấy, nếu chưa biết bài này, có khi bạn sẽ nghĩ như trên. Nhưng đọc xong bài này, bạn sẽ chỉ mất chưa đến 30s để gửi kết quả cho sếp. WTF? có thật không vậy?

Yêu cầu báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn

Dưới đây là 1 dạng báo cáo tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn cho 1 mặt hàng bất kỳ được chọn ra từ danh sách Mã hàng. Trong đó yếu tố thời gian có thể thay đổi tùy ý:

• Đổi thời gian => ra kết quả mới
• Đổi mã hàng => ra kết quả mới

Thay vì chỉ 1 dòng mã hàng, đưa tất cả các mã hàng khác vào, filldown công thức cho tất cả các mã hàng => bùm! có báo cáo tổng hợp cho cả kho hàng luôn. Quá tuyệt vời phải không nào? Vậy chúng ta sẽ làm điều đó như thế nào? Công thức nào giúp làm được điều này? Hãy đọc tiếp nào

Cách sử dụng hàm SUMIFS trong báo cáo NXT

Khi phân tích yêu cầu báo cáo, chúng ta sẽ thấy:

• Yêu cầu là tính tổng => sẽ liên quan tới hàm tính tổng (có chữ SUM)
• Có kèm theo điều kiện => sẽ liên quan tới IF
• Có nhiều điều kiện cùng lúc => IF số nhiều, là IFS

=> Kết hợp lại, cái ta cần biết ở đây là hàm SUMIFS

Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:

Từ phiên bản office 2007 trở lên, excel cung cấp cho chúng ta 1 công cụ rất mạnh trong việc tính toán dữ liệu với nhiều điều kiện, đó là hàm SUMIFS

Cấu trúc hàm này như sau:

=SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],…)

• sum_range : Vùng tính tổng / Vùng chứa kết quả cần tính
• criteria_range1 : Vùng chứa điều kiện thứ nhất
• criteria1 : Điều kiện thứ 1 (nằm trong vùng điều kiện thứ 1)
• criteria_rang2 : Vùng chứa điều kiện thứ hai (có thể có hoặc không)
• criteria2 : Điều kiện thứ 2 (nằm trong vùng điều kiện thứ 2, có thể có hoặc không. Nếu có Criteria_range2 thì buộc phải có Criteria2)

Điều kiện thứ n viết tương tự điều kiện thứ 2

=> Tính tổng dựa trên dữ liệu có nhiều điều kiện thỏa mãn đồng thời trên cùng 1 dòng

Phân tích cách sử dụng hàm

Ta gọi tên các vùng trong bảng cần tính (A2:G22) như sau: (chức năng đặt tên: Formulas/Name Manager/Define Name – công việc này giúp cho việc phân tích công thức dễ hiểu hơn)

Ở đây có 1 khái niệm là “Kỳ”. Đây là thuật ngữ kế toán, có hàm ý chỉ 1 khoảng thời gian xác định, có điểm đầu kỳ và điểm cuối kỳ.

Đầu kỳ: Lớn hơn hoặc bằng Từ ngày (Ô J3 trong hình bên trên)

Cuối kỳ: Nhỏ hơn hoặc bằng Đến ngày (Ô J4 trong hình bên trên)

Trong kỳ: Khoảng thời gian từ J3 đến J4. Đây được gọi là 1 kỳ.

Tổng nhập trong kỳ

=SUMIFS(Cot_Nhap,Cot_MaHang,$C$33,Cot_Ngay,”>=”&$C$31,Cot_Ngay,”<=”&$C$32)

Lưu ý: Cùng là điều kiện ngày, nhưng có 2 nội dung nên phải tách ra thành 2 điều kiện. Không được ghép làm 1 sẽ không đúng

Tổng xuất trong kỳ

=SUMIFS(Cot_Xuat,Cot_MaHang,$C$33,Cot_Ngay,”>=”&$C$31,Cot_Ngay,”<=”&$C$32)

Tồn đầu kỳ

Tồn đầu kỳ được hiểu là: Tổng nhập cho tới trước kỳ này (trước thời điểm đầu kỳ) – Tổng xuất cho tới trước kỳ này (trước thời điểm đầu kỳ)

Tổng nhập đầu kỳ =SUMIFS(Cot_Nhap,Cot_MaHang,$C$33,Cot_Ngay,”<“&$C$31)

Tổng xuất đầu kỳ =SUMIFS(Cot_Xuat,Cot_MaHang,$C$33,Cot_Ngay,”<“&$C$32)

Tồn đầu kỳ = SUMIFS(Cot_Nhap,Cot_MaHang,$C$33,Cot_Ngay,”<“&$C$31)-SUMIFS(Cot_Xuat,Cot_MaHang,$C$33,Cot_Ngay,”<“&$C$31)

Tồn cuối kỳ

Tồn cuối kỳ được hiểu là: Tồn đầu kỳ + Tổng nhập trong kỳ – Tổng xuất trong kỳ

Ở đây ta đã tính được cụ thể cả 3 chỉ tiêu trên, do đó chỉ cần lấy các vị trí ô chứa kết quả thực hiện phép tính là được.

Nhận xét

• Sumifs là 1 công thức hay, mạnh mẽ, dễ sử dụng. Áp dụng được trong rất nhiều trường hợp. Thậm chí có thể thay thế hoàn toàn cho hàm sumif.
• Lưu ý là SUMIFS chỉ dùng được trên phiên bản office 2007 trở lên.
• Trong công việc quản lý kho, đôi khi hàm này còn được dùng thay thế cho hàm đếm (countif / countifs)
• Hàm này thường xuyên sử dụng để tính tổng Nhập / Xuất / Tồn trong hầu hết các trường hợp.
• Hàm tương đương: SUMPRODUCT. Nhưng so về tốc độ và cách sử dụng thì SUMIFS có nhiều lợi thế hơn.

Để có thể biết thêm nhiều hàm nâng cao trong Excel cũng như sử dụng tốt hơn các công cụ của Excel, các bạn hãy tham gia ngay khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới nâng cao của Học Excel Online. Đây là khóa học chi tiết và đầy đủ nhất, giúp bạn phát triển kiến thức một cách đầy đủ, có hệ thống. Đặc biệt khóa học này không giới hạn thời gian học tập, nên bạn có thể học thoải mái và xem lại bất cứ khi nào.

Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký khóa học này. Chi tiết xem tại: