Cách tra cứu dữ liệu từ nhiều bảng tính với hàm Vlookup và Switch

Sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm dữ liệu có trong nhiều bảng tính là yêu cầu khá thường gặp khi làm việc trên Excel. Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về việc kết hợp hàm SWITCH – 1 hàm mới có trong phiên bản Microsoft Excel 2016 / Office 365 để có thể tra cứu dữ liệu trong nhiều bảng tính với hàm VLOOKUP.

Xét yêu cầu sau:

Tìm kiếm số lượng hàng hóa bán được theo tháng, trong đó: thay đổi tên hàng tại ô A8 hoặc thay đổi Tháng ở ô B8 đều có được kết quả tương ứng.

1. Phân tích yêu cầu

Tên hàng chính là Lookup_Value trong hàm Vlookup.

Tháng chính là Lookup_Array trong hàm Vlookup.

Ở đây chúng ta thấy yêu cầu bài toán xét trong 3 bảng: tháng 1, tháng 2, tháng 3. Ba bảng này có thể nằm cùng sheet hoặc khác sheet. Muốn thay đổi lookup_array thường chúng ta phải sử dụng hàm IF.

2. Cách sử dụng hàm IF

Các bảng có tọa độ lần lượt là:

  • Bảng 1: A2:B5
  • Bảng 2: D2:E5
  • Bảng 3: G2:H5

Logic của việc thay đổi như sau:

  • Nếu B8 là Tháng 1 thì sẽ tham chiếu tới vùng A2:B5
  • Nếu B8 là Tháng 2 thì sẽ tham chiếu tới vùng D2:E5
  • Nếu B8 là Tháng 3 thì sẽ tham chiếu tới vùng G2:H5

Như vậy từ logic trên chúng ta có thể viết hàm IF như sau:

IF(B8=”Tháng 1″,A2:B5,IF(B8=”Tháng 2″,D2:E5,IF(B8=”Tháng 3″,G2:H5,””)))

Khi đặt trong hàm Vlookup tại vị trí Table_Array chúng ta có kết quả như sau:

3. Cách sử dụng hàm SWITCH thay cho hàm IF

Hàm SWITCH là hàm mới, thường sử dụng thay cho hàm IF. Trong trường hợp này chúng ta có thể sử dụng hàm này như sau:

SWITCH(B8,B1,A2:B5,E1,D2:E5,H1,G2:H5)

  • B8 là vị trí làm căn cứ xác định việc thay đổi bảng tham chiếu.
  • B1 là đối tượng tham chiếu đầu tiên
  • A2:B5 là vùng tham chiếu đầu tiên. Nếu B8=B1 thì sẽ tham chiếu tới vùng này.
  • E1 là đối tượng tham chiếu thứ hai
  • D2:E5 là vùng tham chiếu thứ hai. Nếu giá trị ở B8=E1 thì sẽ tham chiếu tới vùng này.
  • H1 là đối tượng tham chiếu thứ ba
  • G2:H5 là vùng tham chiếu thứ ba. Nếu giá trị ở B8=H1 thì sẽ tham chiếu tới vùng này.

Như vậy căn cứ vào giá trị ở B8 chúng ta có thể tùy chọn được vùng tham chiếu mà không cần tới logic như hàm IF.

Kết quả thu được như sau:

Cả 2 cách đều ra kết quả giống nhau. Tuy nhiên các đối tượng hàm SWITCH viết dễ hơn, gọn hơn so với hàm IF.

Việc phát triển hàm SWITCH cũng giống như hàm SUMIFS, COUNTIFS vậy.

Chúc các bạn học tốt cùng Học Excel Online!

———

Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…

Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học