1. Tầm quan trọng

– Khi quản lý kho hàng hóa với nhiều mặt hàng, việc nhầm lẫn, trùng lặp khi thêm mã hàng mới vào kho là rất dễ xảy ra.

– Tác hại của việc xảy ra mã trùng: Một số công thức hay dùng trong excel sẽ gặp lỗi hoặc tính sai khi điều kiện tính toán bị trùng (hàm vlookup sẽ báo lỗi, hàm sumif/sumifs sẽ bị tính trùng, gấp bội dữ liệu dẫn tới kết quả sai)

– Lẫn lộn giữa các nghiệp vụ. Ghi chép sai lệch dẫn tới tính toán sai, kiểm kê sai => kết quả công việc không đạt.

– Không kiểm soát ngay từ đầu, khi gặp sai sót sẽ rất mất thời gian để rà soát lỗi và sửa lỗi => mất thời gian và tâm lý ức chế => Hiệu quả công việc bị giảm.

=> Nói chung là hậu quả rất tai hại. Việc quan trọng thế này thì biết càng sớm, làm càng sớm càng tốt. Muốn làm được thì phải biết cách làm đã.

2. Kết quả cần đạt được

Ví dụ ta có bảng danh mục hàng hóa như sau:

Cách 1: Đếm tổng số lần xuất hiện của 1 mã hàng trong toàn bộ danh mục hàng. Nếu lớn hơn 1 tức là mã đó trùng (không rõ bắt đầu trùng từ khi nào)

Cách 2: Đếm số lần xuất hiện của 1 mã hàng trong toàn bộ danh mục hàng. Tại vị trí có kết quả lớn hơn 1 tức là mã đó bắt đầu trùng (các vị trí có giá trị bằng 1 là chưa trùng)

3. Cách làm

Vì mục đích là “Đếm” và có kèm theo “điều kiện” là mã hàng, nên ta sử dụng hàm COUNTIF

• Cấu trúc hàm countif:

=Countif(range,criteria)

Range: Vùng chứa nội dung cần đếm

Criteria: Điều kiện đếm

• Kết quả của hàm:

=0: Trong range không có chứa Criteria

>0: Điều kiện đếm có xuất hiện trong vùng cần đếm (trong Range có ít nhất 1 ô chứa Criteria)

Cách 1:

Đặt công thức tại ô E5=Countif($B$5:$B$20,B5)   => Filldown công thức E5 xuống tới E20

Những ô cho kết quả là 1 thì hiểu là Mã tương ứng ở cột B không trùng (Chỉ xuất hiện 1 lần)

Những ô cho kết quả >1 thì hiểu là Mã tương ứng ở cột B có trùng (Số lần xuất hiện >1)

Cách 2:

Đặt công thức tại ô F5 = Countif($B$5:$B5,B5) => Filldown công thức F5 xuống tới F20

Những ô cho kết quả là 1 thì hiểu là những mã không trùng / chưa bị trùng lặp

Những ô cho kết quả >1 thì hiểu là tại hàng đó, mã đó đã bị trùng so với 1 mã trước đã có từ trước

* Sự khác biệt ở việc thiết lập toạ độ cho Range. Chỉ cố định điểm bắt đầu, còn điểm cuối không cố định, cho phép mở rộng khi filldown công thức

4. Nhận xét

– Với cách 1, ta chỉ xác định được mã nào trùng, mà không rõ khi nào nó bắt đầu trùng. Dùng cho mục đích duy nhất là chỉ ra mã nào trùng

– Với cách 2, xác định được khi nào bắt đầu trùng. Dùng cho mục đích: giữ lại mã chưa bị trùng, phân biệt các mã bị trùng để loại bỏ

– Tuỳ nhu cầu sử dụng mà ta có thể thiết lập cách phân biệt mã trùng cho phù hợp.

Nội dung này là một phần của khoá học IM101 – Tự tạo phần mềm quản lý kho với Excel và VBA.

Để biết thêm các kiến thức, kỹ thuật quản lý kho trong excel, bạn hãy tham khảo thêm nội dung của cả khoá học để biết được điều bổ ích hơn cho bản thân.