Xu hướng chấm công hiện đại

Chào các bạn,

Trong thời gian qua hocexcel.online đã ra mắt khóa học TL01 – Ứng dụng Excel và VBA vào công việc kế toán tiền lương, quản lý nhân sự và nhận được phản hồi rất tích cực của các bạn học viên.

Và có một nội dung được  nhiều bạn quan tâm, đó là xu hướng chấm công hiện đại là thế nào, hay là ở các công ty lớn họ  chấm công, tính lương và quản lý nhân viên thế nào. Qua bài viết này, mình xin chia sẻ một vài kinh nghiệm về chủ đề này.

Thứ 1: Các công ty lớn chấm công, tính lương và quản lý nhân sự thế nào.

Hẳn nhiều bạn sẽ rất bất ngờ khi biết rằng ở các công ty lớn, hầu hết nhân viên đều có ý thức tự giác rất cao. Họ không cần ai quản lý, vì vậy mà việc phải “Quản lý nhân viên” về giờ làm, giờ nghỉ, vi phạm quy định công ty… trở thành một cái gì đó vô ích.

Bởi vì bản thân họ hiểu rất rõ các vấn đề của công ty. Mục tiêu của họ và công ty hầu như đồng nhất, vì vậy  mà họ tự ý thức được cần làm gì, làm bao nhiêu giờ  mỗi ngày, tự sắp xếp thời gian làm việc, tự kỷ luật bản thân… một khi họ không kỷ luật được bản thân thì họ cũng không thể theo đuổi được tốc độ công việc của công ty đó, và tự mình văng khỏi môi trường đó mà không cần chờ “bị cho thôi việc”.

Với tính tự giác như vậy,  thế nhưng bạn không hề nhận ra rằng  lúc nào họ cũng làm việc. Một ngày của họ có thể làm việc từ 7 giờ sáng đến 10 giờ đêm, giờ nghỉ của họ có thể linh hoạt xen kẽ trong các giờ làm việc. Bởi vậy họ không bị mệt mỏi vì làm việc quá nhiều, nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành được deadline. Tự giác ở đây là tự giác trong làm việc, đồng thời cũng tự giác trong nghỉ ngơi. Nhưng bù lại thì nhà quản lý lại có thể tính toán chính xác được sự đóng góp đó và trả lương tương xứng cho họ.

Công cụ để quản lý nhân viên hầu hết là bằng Excel. Nhưng nhìn những file Excel của họ thì bạn có thể phải trầm trồ thán phục, bởi nó rất linh hoạt và bao quát được toàn bộ quy trình công việc. Chỉ 1 file duy nhất, với những thao tác đơn giản nhất nhưng đem lại hiệu quả rất cao. Tính linh hoạt và bao quát đó rất khó để các công ty phần mềm đáp ứng đúng yêu cầu cho  họ, mà họ phải tự tay xây dựng nó. Vì vậy  hầu hết những nhà quản lý nhân sự trong các công ty lớn đều giỏi Excel và VBA.

Thứ 2: Xu hướng chấm công hiện đại

Hầu hết các công ty đều hướng tới tiêu chuẩn là nhân viên tự giác làm việc, đồng thời làm việc với hiệu suất cao nhất có thể. Thường có 2 cách quản lý:

– Những công ty sử dụng máy chấm công: có 1 vấn đề là dữ liệu  máy chấm công lại không thể sử dụng trực  tiếp để tính lương (trừ những công ty rất rõ ràng về quy  chế và thực  hiện nghiêm theo  quy chế, hoặc các công ty tự xây dựng phần mềm chấm công theo yêu cầu). Nhưng việc  này lại đặt ra yêu cầu phải sử dụng Excel để xử lý lại dữ liệu trích xuất từ máy chấm công.

Có 2 dạng máy chấm công:

  • Dạng vân tay hoặc  thẻ từ: kết quả được  lưu trong bộ nhớ máy tính, có thể trích xuất ra excel để sử dụng được (phổ biến)
  • Dạng thẻ giấy  có chia ngày: kết quả được thể hiện trên chính tấm thẻ, cuối tháng người quản lý tập hợp các thẻ và nhập lại vào Excel để xử lý (áp dụng ở 1 vài  loại hình doanh nghiệp, đặc biệt các doanh nghiệp Hàn Quốc)

– Với những công ty không dùng máy chấm công và có sử dụng Excel: thường phải tự xây dựng bảng chấm công và chấm công bằng tay. (Trong số này có những công ty có hệ thống chấm công tự xây dựng trên Excel rất tốt)

* Dù chấm công bằng máy hay bằng tay thì đều hướng tới các yêu cầu:

  • Chi tiết được số giờ làm việc, chi tiết theo từng loại giờ công, hoặc  chi tiết cho từng công việc (do mỗi loại giờ công có thể có mức trả lương khác nhau, mỗi loại công việc cũng có những mức trả lương khác nhau) => Hướng tới trả lương đúng công việc và sự đóng góp cho công việc.
  • Kiểm soát được chi phí tiền lương khi theo  dõi được   những biến động dù là nhỏ nhất trong quá trình quản lý
  • Yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp,  ngược lại kết quả trả lương lại ngày càng đơn giản: để tối ưu hiệu quả công tác quản lý, đồng thời giúp người lao động không phải gặp khó khăn trong việc  kiểm tra cách tính lương của mình.

Với những nội  dung kể trên, chúng ta có thể thấy Excel là công cụ không thể thiếu trong công việc  này. Dù ở công ty lớn hay nhỏ, quy trình phức tạp hay đơn giản thì Excel vẫn là công cụ không thể thay thế, ngược  lại nó còn thay thế được hầu hết các công cụ khác, nếu như người sử dụng nó có khả năng làm việc tốt trên Excel.  Nhìn ở góc độ khác, người giỏi Excel có lợi thế rất nhiều: tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả, phù hợp mọi loại hình doanh nghiệp, có nhiều cơ hội để tăng thu nhập, tìm được công việc tốt… so với người không giỏi về Excel.