Hướng dẫn cách quản lý công văn, hợp đồng hiệu quả trên Excel

Việc quản lý công văn, hợp đồng, văn bản… trong các đơn vị hành chính, các công ty là rất quan trọng. Quản lý tốt sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tránh nhầm lẫn, sai sót, đảm bảo được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh được tốt hơn. Tuy nhiên hầu hết chúng ta không có sẵn phần mềm quản lý công việc này, mà phải tự quản lý bằng Excel. Sau đây Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý công văn, hợp đồng trên Excel. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé:

1. Những công việc cần làm để quản lý công văn, hợp đồng

Văn bản, giấy tờ, hợp đồng… gọi chung là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan có thể chia làm 3 loại chính:

• Công văn đến: Đối tượng từ bên ngoài gửi văn bản tới cho chúng ta để làm việc
• Công văn đi: Chúng ta gửi văn bản cho đối tượng bên ngoài
• Văn bản nội bộ: Sử dụng trong nội bộ, các đối tượng bên trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vào đặc trưng của các loại văn bản này, cần xác định được quy trình, trình tự quản lý, bao gồm các thủ tục:

• Tiếp nhận, soạn thảo, ban hành
• Lưu chuyển, ký, đóng dấu, gửi thư, bàn giao…
• Lưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách thực hiện trên Excel

Bước 1: Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý.

Việc lập sơ đồ sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, thứ tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. Căn cứ vào sơ đồ chúng ta sẽ biết được công việc đang xử lý tới đâu, khi nào hoàn thành, lưu trữ văn bản ở đâu.

(xem thêm: Hướng dẫn lập Sơ đồ quy trình quản lý công văn đến trên Excel)

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý

Trong công việc này chúng ta làm việc với rất nhiều đối tượng:

• Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức là đối tác ký kết hợp đồng…
• Bên trong doanh nghiệp, cơ quan: Các phòng ban, các nhân viên…

Để quản lý tốt thì chúng ta cần theo dõi các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:

• Không bị trùng lặp
• Không mắc lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu trên Excel

Danh sách có thể tổ chức trên 1 Sheet như sau:

Bước 3: Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ

Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ. Mỗi sổ mở trên 1 Sheet

Khi có phát sinh liên quan tới loại văn bản nào thì chúng ta sẽ thực hiện ghi sổ cho loại văn bản đó.

Tùy theo yêu cầu quản lý, đối tượng cần theo dõi mà chúng ta sẽ xác định được các chỉ tiêu, các tiêu đề cho các cột dữ liệu trong bảng.

Ví dụ: Mẫu sổ quản lý công văn đi sẽ có cấu trúc như sau:

Trong mẫu sổ này có thể thực hiện một số chức năng sau:

• Sử dụng chức năng Data Validation để tạo List (danh sách chọn) cho các cột: Loại văn bản, Người ký, Nơi ban hành, Nơi nhận, Nơi lưu
• Sử dụng chức năng Data Validation để quy định chỉ được nhập dữ liệu dạng Ngày vào các cột Ngày ký, Ngày gửi (Xem bài viết: Cách thiết lập chỉ nhập dữ liệu dạng ngày tháng trong ô trên Excel)

Việc sử dụng Data Validation sẽ giúp chúng ta thiết lập được điều kiện nhập dữ liệu vào trong Sổ, tránh những lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, giúp chúng ta quản lý dữ liệu chính xác, không cần lo việc phải sửa lỗi trong quá trình nhập.

• Sử dụng chức năng Conditional formatting để theo dõi tình trạng thực hiện công văn, hợp đồng (xem bài viết: Cách sử dụng chức năng định dạng theo điều kiện trong Excel)

Ví dụ như sau:

Với mỗi trạng thái của Công văn đến, chúng ta sẽ có thể thiết lập trong chức năng Conditional formatting để tự động thông báo công văn nào đang xử lý, công văn nào chưa xử lý… để chúng ta có thể có kế hoạch cho những việc này.

Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành chính tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này thì chúng ta cần xây dựng công thức tính tự động, thống nhất trong toàn bộ Sổ quản lý công văn, hợp đồng.

Công thức thường sử dụng là:

• Vlookup: để tham chiếu theo loại văn bản. Mỗi loại văn bản sẽ phải đánh số khác nhau
• Countif: để đếm số lần xuất hiện loại văn bản đó trong sổ. Mỗi lần xuất hiện sẽ cộng thêm 1 đơn vị
• Các hàm khác liên quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để có thể ra được mã theo ý muốn.

Trên đây là những nội dung chính những công việc cần thực hện khi chúng ta muốn quản lý văn bản, hợp đồng, công văn giấy tờ trong Excel.

Để hiểu rõ cách làm chi tiết từng bước xây dựng chương trình quản lý công văn, giấy tờ trên Excel như thế nào, các bạn có thể tìm hiểu thêm tại khóa học Hành chính nhân sự Online từ A đến Z dưới đây. Ngoài ra khóa học còn cung cấp cho bạn rất nhiều kiến thức cần thiết khác trong công việc Hành chính nhân sự. Chi tiết xem tại: