Hướng dẫn cách làm công thức đánh số dòng nghiệp vụ trong sổ nhật ký chung trên Excel

Chia sẻ bài viết này:
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •   
  •   

Khi thực hiện ghi sổ Nhật ký chung (NKC) trên Excel, có một số nghiệp vụ phát sinh trên nhiều dòng. Vậy làm thế nào để chúng ta có thể tự động đánh số thứ tự cho từng dòng nghiệp vụ phát sinh? Trong bài viết này Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng công thức đánh số dòng nghiệp vụ phát sinh trong sổ Nhật ký chung trên Excel.

1. Mẫu sổ nhật ký chung trên excel

Cho mẫu sổ NKC như sau:

Trong sổ này chúng ta đã có 1 nghiệp vụ hạch toán về chi phí tiền lương trong tháng 5/2018. Nghiệp vụ gồm 4 dòng.

Mục tiêu của chúng ta cần đạt được là trong cột Số dòng (cột F) sẽ đặt công thức để tự động đánh số dòng cho mỗi nghiệp vụ ghi trong sổ NKC.

2. Phân tích yêu cầu và tìm hàm cần sử dụng

Căn cứ để nhận biết mỗi nghiệp vụ là dựa vào cột Số hiệu chứng từ (cột B)

Với mỗi chứng từ khác nhau sẽ được đánh số lại từ đầu, bắt đầu từ số 1

Mỗi dòng nghiệp vụ có số chứng từ giống nhau sẽ được đánh số tăng dần, số lớn nhất trước đó + 1

=> Như vậy hàm được sử dụng là hàm ĐẾM THEO ĐIỀU KIỆN. Cụ thể điều kiện là số hiệu chứng từ ở cột B

=> Hàm cần sử dụng là COUNTIF

3. Cách xây dựng công thức đánh số dòng trong sổ Nhật ký chung

3.1. Cấu trúc hàm

Cấu trúc hàm COUNTIF như sau:

=COUNTIF(Range, Criteria)

  • Range: Vùng chứa điều kiện cần đếm (cột B)
  • Criteria: Điều kiện cần đếm (mỗi số hiệu chứng từ)

3.2. Cách viết hàm

Trong ví dụ này chúng ta sẽ xét trong vùng từ dòng 7 tới dòng 15

Bằng việc thấu hiểu rằng hầu hết nhân viên văn phòng thường mất nhiều thời gian tra cứu cách sử dụng các hàm, các tính năng trong Excel, gặp khó khăn trong lồng ghép hàm, xử lý dữ liệu, công việc bận rộn không có thời gian học. Nên Học Excel Online đã thiết kế ra chương trình Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm. Đây là chương trình học online, học viên có thể chủ động học mọi lúc mọi nơi, trao đổi trực tiếp với giảng viên tại bài giảng trong suốt quá trình học.

Với khoá học này học viên sẽ nắm được: :

  • Trọn bộ công cụ định dạng báo cáo chuyên nghiệp: Format, Cell, Number, Style,...không mất thời gian cả ngày ngồi sửa báo cáo
  • Toàn bộ kỹ năng lọc dữ liệu, lọc dữ liệu nâng cao trong Excel phục vụ cho mục đích trích xuất dữ liệu
  • Data Validation kiểm soát dữ liệu khi nhập vào một vùng trong bảng tính
  • TẤT TẦN TẬT hơn 100 hàm thông dụng, công thức mảng trong Excel, học tới đâu nhớ tới đó
  • Bộ 36 PHÍM TẮT giúp thao tác nhanh gấp đôi
  • BÁO CÁO SIÊU TỐC trong 1 phút với Pivot Table
  • Hỏi đáp trực tiếp tại bài giảng với giảng viên trong suốt quá trình học
  • CHUYÊN NGHIỆP trong báo cáo bằng Biểu đồ, đồ thị,....
  • 142+ bài giảng, 13+ giờ học, 200+ ví dụ thực tế cùng chuyên gia
  • 100+ Kỹ năng, thủ thuật Excel thông dụng với các hàm: SUMIF, HLOOKUP, VLOOKUP, DATEDIF…

Range = B7:B15

Khi viết công thức cho cột F chúng ta có

F7 = COUNTIF(B7:B7,B7)   Tức là đếm trong vùng từ B7 tới B7, giá trị cần đếm là chính tại ô B7. Kết quả là 1

F8 = COUNTIF(B7:B8,B8)  Tức là đếm trong vùng từ B7 tới B8, giá trị cần đếm là chính tại ô B8. Kết quả là 2

F9 = COUNTIF(B7:B9,B9)

Như vậy chúng ta có thể thấy ô B7 trong vùng Range của hàm COUNTIF luôn xuất hiện lặp lại trong các công thức tại mỗi dòng cần đặt công thức. Thay vì phải viết lại công thức cho mỗi dòng thì chúng ta có thể cố định ô B7 và sao chép công thức từ ô F7 tới các ô còn lại trong cột F:

F7 = COUNTIF($B$7:B7,B7)

Kết quả thu được như sau:

Để tránh xuất hiện số 0 với những dòng không có số hiệu chứng từ, có thể kết hợp thêm hàm IF để biện luận trường hợp này:

Nếu ở cột Số hiệu chứng từ không có nội dung thì sẽ ra kết quả là rỗng (hai dấu nháy kép), còn có dữ liệu thì mới dùng hàm COUNTIF

F7=IF(B7=””,””,COUNTIF($B$7:B7,B7)

Như vậy là chúng ta đã hoàn thành công thức đánh số thứ tự dòng nghiệp vụ một cách tự động được rồi.

Thử thêm 1 vài nghiệp vụ và xem kết quả nhé:

Tải về file mẫu sổ NKC: http://bit.ly/2jsyUBC

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu tới các bạn khóa học “Trọn bộ kỹ năng nghiệp vụ kế toán tổng hợp online trên Excel“. Khóa học này sẽ giúp bạn bổ sung và hoàn thiện kiến thức kế toán tổng hợp, đồng thời xây dựng được trọn bộ file Excel để làm kế toán tổng hợp từ 1 file excel trắng. Chi tiết xem tại:


Chia sẻ bài viết này:
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •   
  •