Các công việc của kế toán thuế trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ở bài này bạn sẽ định hình được Các công việc của kế toán thuế trong doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải làm những gì. Để bạn không phải bỡ ngỡ khi phải phụ trách kế toán thuế của một doanh nghiệp nào đó.

Tôi sẽ giả định anh, chị làm việc cho doanh nghiệp có các đặc điểm phổ biến nhất hiện nay như sau :

  • Doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
  • Nộp các tờ khai thuế GTGT , Báo cáo sử dụng hóa đơn theo quý
  • Kỳ kế toán là 01 năm dương lịch

Đầu tiên anh chị phải hiểu việc của kế toán nói chung là dựa vào các chứng từ để lập nên các báo cáo. Còn với kế toán thuế sẽ có đặc trưng riêng có khác đi một chút nhưng chốt lại cũng là từ các chứng từ lập nên hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính để phục vụ cho việc cơ quan thuế kiếm tra, đối chiếu.

GHI SỔ MỘT NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH

Trước khi lên được cả một hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính thì anh, chị phải biết cách ghi sổ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn lẻ nghĩa là như thế nào đã. Tôi sẽ giới thiệu đến anh, chị 02 cách đó là : Ghi sổ theo cách truyền thống và Ghi sổ bằng Excel.

GHI SỔ THEO CÁCH TRUYỀN THỐNG

Sơ đồ mà anh, chị nhìn thấy  là theo cách truyền thống từ thời máy vi tính còn chưa được phổ biến. Ở bước đầu tiên anh chị nhìn thấy NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH . Vậy nó là cái gì? Tôi xin giải nghĩa như sau :

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh là một sự việc gì đó làm biến động tài sản hay nguồn vốn của doanh nghiệp. Anh chị cứ tạm thời công nhận điều này đã, chúng ta sẽ tìm hiểu Tài sản là gì? Nguồn vốn là gì ? ở các bài sau.

Ví dụ :

  • Doanh nghiệp bỏ tiền ra mua máy móc phục vụ sản xuất
  • Doanh nghiệp thu được tiền từ việc bán hàng
  • Trả lương cho nhân viên….

Đó là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bất kỳ một việc gì đó xảy ra đều để lại một thứ là dấu vết, chứng cứ. Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh diễn ra cũng không ngoại lệ. Chứng cứ mà nghiệp vụ kinh tế phát sinh để lại đó là các chứng từ. Nhưng khác với kế toán nội bộ chứng từ mà một kế toán thuế quan tâm phải đầy đủ 3 yếu tố ,đó là :

  • Hợp pháp
  • Hợp lệ
  • Hợp lý

Như vậy hợp pháp, hợp lý, hợp lệ là như thế nào?

  • Hợp pháp : Là đúng theo pháp luật của nhà nước. Ví dụ anh chị dùng hóa đơn giả là bất hợp pháp, không được như thế
  • Hợp lệ : Là đúng quy trình, tiêu chuẩn nào đó của nhà nước, hoặc của doanh nghiệp. Ví dụ hóa đơn ghi sai thông tin người mua, người bán, không có đủ chữ ký người mua, người bán là không hợp lệ.
  • Hợp lý : Là phải hợp lý với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Tôi lấy ví dụ : Công ty anh chỉ có mỗi cái xe ô tô chạy xăng, mà a chị tháng nào cũng lấy hóa đơn dầu là không hợp lý rồi. Cán bộ thuế nhìn thấy sẽ bóc ra ngay lập tức.

Sau khi chứng từ đầy đủ các yếu tố cần thiết thì kế toán thuế ghi sổ. Nhưng kế toán không ghi sổ như chủ một cửa hàng tạp hóa, chỉ lấy cuốn sổ ra ghi mua hàng gì?, bán hàng gì?, nợ ai bao nhiêu?, khi nào phải trả? Vv… Kế toán cũng ghi sổ nhưng theo nguyên tắc riêng của kế toán. Một trong những nguyên tắc đó là :

Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh hưởng tới ít nhất tới 02 tài khoản. Sẽ có ít nhất 01 tài khoản ghi Nợ , 01 tài khoản ghi Có.

Tài khoản là gì? Nợ là gì? Có là gì? Anh chị chưa cần biết vội, tôi sẽ giải thích ở các bài sau.

Như vậy người kế toán của 30 năm về trước sẽ ghi sổ như sau :

  • Đầu tiên ghi sổ nhật ký chung : Sổ nhật ký chung là cuốn sổ chung nhất để ghi tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào đó.
  • Sau đó lại tiền hành ghi từng sổ cái , mỗi một tài khoản là một cuốn sổ cái, như vậy một nghiệp kinh tế phát sinh đơn giản nhất là chỉ ảnh hưởng tới một tài khoản nợ, một tài khoản có sẽ phải ghi vào 02 cuốn sổ cái. Chưa hết nếu như cần theo dõi chi tiết theo một đối tượng cụ thể nào đó như khách hàng, mặt hàng thì phải ghi đồng thời vào các sổ kế toán chi tiết

Anh chị có thể thấy với mỗi một nghiệp vụ diễn ra thì người làm kế toán của 30 năm trước phải ghi sổ vất vả như thế nào. Ngày nay người ta không làm như vậy nữa, người ta sẽ chọn giải pháp khác, đó là ghi sổ bằng excel hoặc các phần mềm kế toán chuyên dụng. Tôi sẽ giới thiệu tiếp cách ghi sổ bằng excel, thời  này mà còn ghi sổ kế toán bằng tay tôi cũng xin chào thua. Đương nhiên cách ghi sổ này vẫn ko thể so bì được với các phần mềm kế toán chuyên nghiệp như misa hay fast được. Nhưng so về giá cả, và có thể dùng được cho nhiều doanh nghiệp thì lại hơn hẳn, sẽ thích hợp với anh chị nào muốn làm kế toán dịch vụ, nhận sổ sách về và làm dịch vụ kế toán thuế kiếm thêm thu nhập.

GHI SỔ THEO BẰNG EXCEL

Anh chị xem sơ đồ ghi sổ bằng excel sau đây : 

Sơ đồ này giống hệt như sơ đồ ghi sổ truyền thống nhưng lại khác ở bước 3  như sau :

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi ghi sổ sẽ được kế toán phân thành 2 loại để chọn cách vào sổ phù hợp đó là :

a.Nếu nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất hàng tồn kho :

  • Ghi sổ nhập xuất hàng tồn kho trước
  • Sau đó thực hiện thao tác để ghi nhanh sang sổ NKC

b.Nếu nghiệp vụ không liên quan đến nhập xuất hàng tồn kho

  • Ghi sổ Nhật ký chung

Anh chị chỉ việc ghi vào hai sổ Nhật ký chung và nhập xuất hàng tồn kho mà thôi, các sổ sách kế toán khác sẽ tự động được ghi.

Quy trình này sẽ ngắn hơn quy trình ghi sổ truyền thống rất nhiều, tiết kiệm được rất nhiều sức lực cho các anh, chị.

CÁC CÔNG VIỆC KẾ TOÁN THUẾ PHẢI LÀM  TRONG NĂM

Tiếp theo tôi sẽ liệt kê đủ 12 tháng trong 01 năm anh chị sẽ cần phải làm gì?. Tôi sẽ giả định công việc của người kế toán thuế ở năm thứ 2 nhé. Nếu anh chị làm ở năm đầu tiên hãy suy nghĩ xem mình sẽ ko cần làm những việc gì. Tốt nhất anh chị học xong, in ra và dán luôn lên tường cho đỡ quên.

Tháng 01 :

  • Ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
  • Lập tờ khai và nộp thuế môn bài
  • Đây là thời gian chuẩn bị nghỉ tết âm lịch nên ai cũng bận nhưng anh chị nên bố trí thời gian để rà soát lại thật kỹ chứng từ sổ sách năm cũ để lập báo cáo tài chính năm trước. Việc đó sẽ giúp ích cho anh chị rất nhiều
  • Trước ngày 30/1 phải lập và nộp các tờ khai thuế GTGT , TNCN(nếu có), TNDN tạm tính(nếu có), Báo cáo sử dụng hóa đơn của quý 4 năm trước
  • Cuối tháng Thực hiện các bút toán phân bổ TSCĐ, CCDC, CP trả trước
  • Cuối tháng Lập bảng thanh toán tiền lương

Tôi tạm gọi những việc : Ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,  Cuối tháng Thực hiện các bút toán phân bổ TSCĐ, CCDC, CP trả trước , Cuối tháng Lập bảng thanh toán tiền lương là việc hàng tháng. Tức là tháng nào cũng phải làm

Tháng 02 :

Làm việc hàng tháng, đây thường là tháng tết, ai cũng trăm công nghìn việc lo tết nhất với gia đình, lo hoàn thành các việc ở công ty. Bạn có muốn tập trung nhiều cho công việc kế toán thuế ở tháng này cũng rất khó luôn. Đó là kinh nhiệm của tôi.

Tháng 03 :

  • Làm việc hàng tháng
  • Tiếp tục rà soát lại thật kỹ chứng từ sổ sách năm cũ thêm một lần nữa . Hoàn thiện bộ hồ sơ quyết toán thuế TNDN, TNCN năm trước và nộp trước ngày thứ 90 bắt đầu từ ngày 1/1 năm nay

Tháng 04 :

  • Làm việc hàng tháng
  • Trước ngày 30/4 phải lập và nộp các tờ khai thuế GTGT , TNCN(nếu có), TNDN tạm tính(nếu có), Báo cáo sử dụng hóa đơn của quý 1 năm nay

Tháng 05 :

  • Làm việc hàng tháng

Tháng 06:

  • Làm việc hàng tháng

Tháng 07 :

  • Làm việc hàng tháng
  • Trước ngày 30/7 phải lập và nộp các tờ khai thuế GTGT , TNCN(nếu có), TNDN tạm tính(nếu có), Báo cáo sử dụng hóa đơn của quý 2 năm nay

Tháng 08 :

  • Làm việc hàng tháng

Tháng 09:

  • Làm việc hàng tháng

Tháng 10 :

  • Làm việc hàng tháng
  • Trước ngày 30/10 phải lập và nộp các tờ khai thuế GTGT , TNCN(nếu có), TNDN tạm tính(nếu có), Báo cáo sử dụng hóa đơn của quý 3 năm nay

Tháng 11 :

  • Làm việc hàng tháng

Tháng 12:

  • Làm việc hàng tháng
  • Nếu có thời gian nên thực hiện việc rà soát lại chứng từ năm nay

Qua bài trên. Mong rằng sẽ giúp anh chị định hình được công việc của kế toán thuế trong một năm về cơ bản sẽ như thế nào.

Còn những việc khác liên quan đến thuế như :

  • Đi lấy sổ phụ, sao kê ngân hàng hàng tháng
  • Giải quyết các vấn đề khác có liên quan đến thuế như giải trình số liệu với cơ quan thuế, nộp thuế tài nguyên, miễn giảm thuế….
  • Nhiều việc nữa, nói chung cứ liên quan đến thuế là việc của anh chị.

Là những việc phát sinh trong quá trình làm sẽ cần anh chị giải quyết. Những việc này qua thời gian trải nhiệm thực tế với công việc, anh chị sẽ có nhiều kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc hơn.

 Để tìm hiểu sâu hơn về cách ghi sổ nghiệp vụ trên trong sổ Nhật ký chung như thế nào, các bạn có thể tìm hiểu trong khóa học Trọn bộ kỹ năng nghiệp vụ Kế toán Thuế. Khóa học cung cấp cho các bạn những kiến thức rất đầy đủ và có hệ thống về các công việc của kế toán, thuế, lập tờ khai và quyết toán thuế. Thông tin chi tiết xem tại:

XIN CHÀO! HẸN GẶP LẠI Ở BÀI SAU