Xử lý khi bị mất hóa đơn GTGT

Đối với doanh nghiệp việc  làm mất hóa đơn là rủi ro có thể xảy ra trong công tác kế toán. Vậy khi phát hiện ra làm mất hóa đơn tại doanh nghiệp thì kế toán cần phải thực hiện những thủ tục gì và mức phạt áp dụng ra sao? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vấn đề này và hướng dẫn các bạn cách xử lý.

1. Cách xử lý khi bị mất hóa đơn đầu ra

• Hóa đơn GTGT đầu ra của doanh nghiệp phát hiện bị mất (kể cả chưa lập) thì kế toán phải làm thộng báo mất hóa đơn với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày mất.  Nếu ngày thứ 5 trùng với ngày nghỉ thì được lùi lại thời hạn nộp thông báo mất hóa đơn sau ngày làm việc đầu tiên sau ngày nghỉ đó.
• Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn mẫu số BC21/AC (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC)

• Hoặc các bạn có thể đăng nhập vào phần mềm HTKK → Hóa đơn → Báo mất, cháy, hỏng hóa đơn

2. Mức phạt khi làm mất hóa đơn GTGT đầu ra

Trường hợp làm mất liên 2 (liên giao khách hàng): Mức phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng

• Nếu làm mất hóa đơn đã lập liên 2: người bán và người mua đã lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì cử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt, nếu có từ 2 tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc đã lập (liên giao cho khách) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ, hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp mất, cháy hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn, hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

Trường hợp làm mất, cháy hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng (tức là mất liên 1 và 3..) trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 500.000 đến 1.000.000 (theo điều 12 Nghị định 105/2013/NĐ-CP)

• Trường hợp người bán tìm được hóa đơn đã mất  (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
• Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên đã lập sai và đã xóa bỏ (người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ)thì người bán bị phạt cảnh cáo.
• Trường hợp trong cùng 1 thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn  cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định, tổ chức, cá nhân gộp nhiều  lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.
• Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ 3, bên thứ 3 do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.
• Trường hợp bị mất hóa đơn (liên giao cho khách hàng) mà bị cướp giật và có xác nhận của công an thì sẽ không bị xử phạt.

3. Cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào

Dù là người bán hay người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 thì đều xử lý như sau:

a. Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc

• Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong tháng nào,
• Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền )
• Đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
• Nộp phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000

Biên bản báo mất hóa đơn liên 2

Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:

b. Sử dụng bạn sao hóa đơn

• Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
• Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

4. Mức phạt hóa đơn GTGT liên 2

– Từ ngày 15/12/2016 theo Thông tư 176/2016/TT-BTC: Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu vào sẽ từ 4.000.000 đến 8.000.000. Cụ thể như sau:

+ Làm mất , cháy, hỏng hóa đơn đã lập ( liên giao cho khách hàng) người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và dịch vụ và có 1 tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ 2 tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

+ Làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuếvà thanh toán vốn ngân sách, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự việc bất khả kháng thì không bị phạt tiền.

+ Trường hợp người mua tìm được hóa đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.

+ Trường hợp trong cùng 1 thời điểm tổ chức, cá nhân thông báo mấất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.

+ Trường hợp mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách) có liên quan đến bên thứ 3, bên thứ 3 do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.

+ Trường hợp mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

5. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ 3 

Ví dụ: Bên thứ 3 là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn thì căn cứ vào việc bên thứ 3 do bên nào thuê để xác định trách nhiệm và bị xử phạt.

Ví dụ cụ thể: Người bán thuê bên thứ 3 vận chuyển hàng kèm theo hóa đơn, nhưng bên thứ 3 làm mất, thì người bán phải chịu trách nhiệm và xử phạt.

——

Chúc các bạn học tốt cùng Học Excel Online!