Power Query đã cứu vớt thời gian thực tập của mình như nào? – Phần 1
Vậy, Power Query đã giúp cho quãng thời gian thực tập của mình trở nên dễ dàng hơn ra sao? Mình là Minh, một thành viên của Học Excel Online. Đợt trước, mình có được trường cho đi thực tập sinh viên năm cuối hơn 1 tháng ở công ty A, vị trí DA – Data Analyst. Nghe DA thì rất là ngầu, nhưng tại thời điểm đó mình (và bạn thực tập cùng) hoàn toàn mới mẻ và lạ lẫm hoàn toàn với khái niệm này, cũng không biết phải làm gì.
Xem nhanh
Nhật ký thực tập
Sơ sơ thì 1 ngày có khá nhiều đầu việc, riêng thực tập như mình sẽ như sau:
-Sáng đến ngồi đọc tin: các bài viết trên mạng xã hội, diễn đàn, trang tin tức liên quan đến khách hàng và các đối thủ… phân loại sắc thái tích cực – trung lập – tiêu cực.
-12h chốt dữ liệu trong ngày, từ 12h trưa hôm trước tới 12h trưa hôm sau để gửi báo cáo cho khách hàng.
-12-13h30 tải dữ liệu từ trên hệ thống của công ty, được thu vào thành 1 file Excel bao gồm các bảng thống kê.
-Làm báo cáo ngày và gửi cho leader.
-Thứ 6 hàng tuần cập nhật dữ liệu để làm báo cáo tuần. Tương tự với báo cáo tháng vào tuần thứ 4 trong tháng…
Dữ liệu sẽ được tập hợp trên website hệ thống của công ty. DA có thể xuất file dưới dạng .xlsx, thao tác trong Excel hoặc lấy số trực tiếp từ dashboard hoặc thống kê từ hệ thống… sau đó đưa vào báo cáo trong Powerpoint.
Khi quan sát các anh chị hàng ngày lấy từng file, chỉnh sửa số liệu, đưa vào trong pivot table, đặt các công thức tính tổng ở dưới… mình đã suy nghĩ xem liệu có giải pháp nào giúp công việc trở nên nhanh gọn hơn để có thời gian làm việc khác không. Và đồng thời giải pháp đó phải thân thiện và dễ sử dụng, bởi mình và đa số thực tập ở vị trí này đều chưa có nền tảng kiến thức công nghệ để crawl dữ liệu cũng như chưa được cấp những quyền cao hơn trong hệ thống.
Vậy Power Query đã cứu mình như thế nào?
Background của mình và các bạn thực tập cùng là:
-“Kĩ năng IT nói chung”: Không
-Microsoft Office: Vừa đủ
Bởi vậy, cho dù những gợi ý “SQL”, “R”, “Python” hay ti tỉ những kiến thức khác có thể giúp đỡ được, thì mình cũng không thể vừa làm, vừa học, vừa phổ biến lại cho các bạn trong team được. Và đây là đầu việc cần nhiều người làm một lúc chứ không chia quá nhiều công đoạn.
Nên mình đã quyết định sử dụng Power Query với suy nghĩ sẽ làm công việc tạo báo cáo trên duy nhất 1 file.
Bình thường, sau 12h mình lại tải 1 file excel về, làm số liệu, ghi chú, pivot… trên đó, đồng thời tạo các bảng và các biểu đồ để đưa báo cáo vào PowerPoint. Dữ liệu vô cùng ngổn ngang và khó khăn trong việc cần review lại. Dù công việc liên tục lặp lại các bước, các giá trị cần tính thì mỗi ngày mình đều phải setup để tính toán lại (hoặc copy công thức từ nơi khác sang).
Mình nghĩ, tại sao không làm công đoạn tạo các dashboard báo cáo trên một file thống nhất? Thay vì việc mỗi lần mở file, tạo dashboard rồi sang ngày mới lại lặp lại.
Thay vì hàng ngày phải tạo một sheet mới, pivot, nhét các báo cáo vào và paste sang Powerpoint, mình đã đưa quy trình đó thành:
- Tải file về
- Chuẩn hóa dữ liệu lần cuối
- Load dữ liệu vào file dashboard thông qua Power Query
File dashboard trông như này:
Công việc cuối cùng cần làm đó là đưa những biểu đồ vào trong PowerPoint, nộp leader để hoàn thiện báo cáo. Nghe thì rất đơn giản, nhưng vấn đề phát sinh không hề ít. Hãy xem “nhật ký thực tập” những phần sau để thấy mình giải quyết công việc này như nào nhé.
Danh sách các phần tiếp theo:
Bài viết liên quan
