Những nguyên tắc xử lý dữ liệu chấm công trên Excel cần nhớ

Việc áp dụng máy chấm công trong doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến. Nhưng nó lại gây ra 1 phiền toái không hề nhỏ cho người làm công tác quản lý nhân sự, tính lương: Xử lý dữ liệu chấm công trên Excel. Bởi phần mềm chấm công đôi khi không tính đúng được theo cái mà chúng ta mong muốn. Chúng ta phải xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel rồi xử lý lại, tính lại trên đó. Vậy để làm tốt công việc này thì bạn cần nắm được Những nguyên tắc xử lý dữ liệu chấm công trên Excel.

Nguyên tắc 1: Kiểm tra tính thống nhất của dữ liệu

Không phải tự nhiên mà đây lại là nguyên tắc đầu tiên. Bởi vì nếu bạn mải mê ngay vào việc viết công thức thì đến lúc sai sót hoặc không ra kết quả đúng sẽ không biết căn cứ vào đâu để kiểm tra. Ngoài ra còn bao gồm các lý do sau:

• Dữ liệu từ phần mềm khác trích xuất sang Excel rất dễ có lỗi, sai nguyên tắc định dạng dữ liệu trong Excel, đặc biệt với dữ liệu dạng ngày tháng, thời gian.
• Bố cục dữ liệu không thống nhất: những trường hợp trộn ô, không đồng nhất loại dữ liệu trên cùng 1 cột, quá nhiều dữ liệu khác nhau trên cùng 1 cột… cũng khiến việc tính toán, xử lý gặp khó khăn.

Do đó điều đầu tiên cần làm là kiểm tra tính thống nhất của dữ liệu. Đảm bảo cho dữ liệu luôn được bố cục rõ ràng, khoa học, các trường dữ liệu (cột) được thống nhất về loại dữ liệu, về định dạng. Có như vậy các bước tiếp theo mới dễ dàng thực hiện.

Nguyên tắc 2: Phân tích đề bài, yêu cầu tính toán

Nói cách khác đây là bước chúng ta cần đọc, phân tích để hiểu mục đích cần làm, yêu cầu kết quả cần đạt được. Nguyên tắc này cũng rất quan trọng, bởi nếu không phân tích đúng yêu cầu thì chúng ta sẽ không thể có phương pháp đúng. Các nội dung cần phân tích gồm:

• Kết quả tính được dựa trên dữ liệu nào?
• Trong yêu cầu tính công làm việc dựa trên giờ làm có rất nhiều loại công, nhiều mức quy ra công: công làm ban ngày, công làm ca đêm, đủ công, nửa công… vậy logic để tính ra từng kết quả như thế nào? Đã biện luận đủ hết các trường hợp không hay còn thiếu?

Yêu cầu chấm công rất đa dạng và đôi khi là phức tạp. Nếu không làm rõ được yêu cầu thì rất dễ nhầm lẫn. Nếu không phân tích đủ các yêu cầu thì rất dễ sai sót khi tính toán, bởi công thức Excel hoàn toàn máy móc, cứng nhắc theo các điều kiện đã được thiết lập.

Nguyên tắc 3: Sử dụng hàm phù hợp

Khi đã làm được nguyên tắc 1 và 2 thì chúng ta mới bắt tay vào viết công thức, lựa chọn hàm để tính toán trong Excel. Việc lựa chọn hàm phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian, làm đơn giản hóa các thủ tục.

Các hàm thường sử dụng:

• Hàm thời gian: Hour, Minute, Date, Day, Month, Year... để xử lý các giá trị thời gian chấm công từ máy chấm công. Các giá trị tạo ra bởi các hàm này đều có thể tính toán trực tiếp được
• Hàm IF, AND, OR: Dùng để biện luận tính logic, phân loại các trường hợp và điều kiện khi tính toán dựa theo logic đã xác định theo nguyên tắc 2
• Các hàm SumIf, SumIfS, CountIf, CountIfS, Sumproduct… để tính tổng số công, đếm số công theo một hay nhiều điều kiện: Tên, mã nhân viên, ca làm việc, số giờ làm thêm… Tổng hợp số công là kết quả cuối cùng của việc chấm công.

Khi tuân thủ 3 nguyên tắc này thì chúng ta có thể hình thành được phương pháp tính phù hợp cho bất kỳ yêu cầu tính toán nào.

Xem thêm:

Hướng dẫn cách tính số giờ làm việc trên bảng chấm công Excel từ máy chấm công

Công thức tính số giờ làm việc dựa trên Giờ vào / Giờ ra

Xây dựng công thức tính công ca đêm từ dữ liệu Máy chấm công

Ngoài ra còn rất nhiều kiến thức bổ ích khác nữa mà bạn có thể học được trong khóa học: HCNS101-Trọn bộ kỹ năng Hành chính nhân sự. Đây là khóa học rất hữu ích và giúp bạn nắm bắt được đầy đủ kiến thức, xây dựng những kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc. Chi tiết xem tại: