Hướng dẫn cách lập bút toán kết chuyển chi phí bán hàng trên sổ nhật ký chung Excel

Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là tới cuối kỳ phải thực hiện các bút toán kết chuyển. Trong bài viết này Học Excel Online sẽ giới thiệu với các bạn cách ghi và lập bút toán kết chuyển cho tài khoản 641 – Chi phí bán hàng trên sổ Nhật ký chung. Cách làm cụ thể như sau:

1. Đối tượng cần kết chuyển

Theo nguyên tắc ghi sổ NKC là bắt buộc phải hạch toán theo tài khoản chi tiết nhất (cấp nhỏ nhất) (Xem thêm: Cách tạo danh sách tài khoản chi tiết nhất trong sổ NKC), do đó:

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng có 7 tài khoản cấp 2:

• TK 6411 – Chi phí nhân viên
• TK 6412 – Chi phí nguyên vật liệu, bao bì
• TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng
• TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ
• TK 6415 – Chi phí bảo hành
• TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
• TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác

Khi hạch toán chi phí bán hàng trên sổ NKC, chúng ta sẽ hạch toán chi tiết cho từng nội dung. Khi kết chuyển chi phí bán hàng sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh, chúng ta sẽ kết chuyển theo từng TK chi tiết của TK 641. Nếu TK chi tiết nào không phát sinh chúng ta có thể bỏ qua.

2. Cách thực hiện

Trong hình dưới đây chúng ta sẽ thực hiện việc kết chuyển CP Bán hàng  theo các TK chi tiết 6411, 6413 và 6418 – là 3 TK có phát sinh.

* Cách ghi sổ

Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:

• Xác định rõ ngày ghi sổ, ngày lập chứng từ và số chứng từ kết chuyển (để phân biệt với các lần kết chuyển khác)
• TK Nợ 911 – Xác định KQKD
• TK Có 6411, 6413, 6418

* Số tiền kết chuyển

Khi phát sinh tăng, TK 641 phát sinh bên Nợ

Khi kết chuyển, kết chuyển toàn bộ số phát sinh của bên Nợ các TK chi tiết của TK 641 => Sử dụng hàm SUMIF để tính tổng số phát sinh bên Nợ của các TK chi tiết 641

Trường hợp 1: TK 6411 (ô H24)

H24 = SUMIF(F7:F23,G24,H7:H23)

• F7:F23 là cột TK Nợ, chứa phát sinh của TK 6411
• G24 là tài khoản 6411 cần kết chuyển
• H7:H23 là số tiền phát sinh

Câu lệnh được hiểu là Tính toàn bộ số tiền phát sinh tương ứng theo các dòng có chứa TK 6411

Trường hợp 2: TK 6413 (ô H25)

H25 = SUMIF(F7:F23,G25,H7:H23)

Trường hợp 3: TK 6418 (ô H26)

H26 = SUMIF(F7:F23,G26,H7:H23)

Như vậy có thể thấy vùng Range và Sum_range trong hàm SUMIF đều giống nhau ở cả 3 công thức. Do đó có thể cố định vùng này được

Kết quả thu được như sau:

* Lưu ý:

Nếu TK 641 phát sinh TK chi tiết nào thì phải kết chuyển cho TK chi tiết đó, không phải lúc nào cũng là 3 TK 6411, 6413, 6418

Để hiểu rõ hơn cách làm trên Excel, mời các bạn tải về file đính kèm: http://bit.ly/2I9gAvs

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu tới các bạn khóa học “Trọn bộ kỹ năng nghiệp vụ kế toán tổng hợp online trên Excel“. Khóa học này sẽ giúp bạn bổ sung và hoàn thiện kiến thức kế toán tổng hợp, đồng thời xây dựng được trọn bộ file Excel để làm kế toán tổng hợp từ 1 file excel trắng. Chi tiết xem tại: