Hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung trên excel

•             Ngày này với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ. Nghề kế toán cũng đã có nhiều biến đổi, các phần mềm kế toán ngày càng hiện đại và nhiều tính năng đã giảm tải được cho kế toán rất nhiều việc, Hầu như không còn ai ghi chép thủ công các nghiệp vụ kế toán nữa mà toàn sử dụng máy vi tính. Tuy nhiên giá thành của các phần mềm kế toán vẫn còn khá đắt đỏ do đó anh, chị, em hành nghề kế toán vẫn hết sức ưa chuộng sử dụng excel để lên hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày .Lý do là Excel là miễn phí và dễ dàng tùy biến(Thực ra Excel không hề miễn phí, chỉ là do điều kiện của anh chị em kế toán còn nhiều eo hẹp nên đa phần đều dùng chùa bằng cách bẻ khóa Office để sử dụng).
•              Đáp ứng xu hướng thời đại, hình thức ghi sổ Nhật ký chung đã lên ngôi do nó đặc biệt phù hợp với công tác kế toán bằng máy vi tính. Trong hình thức ghi sổ Nhật ký chung thì sổ Nhật ký chung đóng vai trò trung tâm để lên hệ thống sổ cái, các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính của kế toán. Tóm lại Nhật ký chung chính là hạt nhân của gần như toàn bộ hệ thống sổ sách.

Bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên  cuốn sổ đặc biệt quan trọng này.

Nguyên tắc hạch toán Kế toán kép

• Nguyên tắc hạch toán kế toán kép: một khi ghi nợ một tài khoản này thì sẽ phải ghi có một tài khoản khác (Tức không được ghi đơn một tài khoản). Tổng số tiền ghi bên nợ phải bằng tổng số tiền ghi bên có.
• Trước khi hạch toán được ghi nợ và ghi có của một tài khoản. Kế toán sẽ phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó chắc chắn rằng nó sẽ ảnh hưởng ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản kế toán (Tức là ảnh hưởng từ tài khoản loại 1 đến tài khoản loại 9) tài khoản nào ghi nợ và tài khoản nào ghi có

Ví dụ trong bài viết

Trong bài viết tôi sử dụng 03 ví dụ bao gồm các trường hợp sau :

• 01 Nợ đối ứng 01 Có : Nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi 100 đồng
• 01 Nợ đối ứng nhiều Có : Bán hàng (Có thuế GTGT 10%) 110 đồng
• Nhiều nợ 01 Có : Mua hàng nhập kho bằng tiền mặt (Có thuế GTGT 10%) : 110 đồng

Đối với trường hợp bút toán nhiều nợ nhiều có chẳng qua là các trường hợp trên ghép lại với nhau nên tôi không đề cập đến.

Cách định khoản được học trong các trường đào tạo kế toán

Ở trong trường đào tạo kế toán. Bạn sẽ học được cách định khoản như sau :

• Đây là cách hoàn toàn đúng đắn và phù hợp để dạy cho chúng ta cách hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên ta ghi như vậy trên Excel thì rất khó để tính toán, xử lý dữ liệu được.

Cách định khoản trên sổ Nhật ký chung theo hướng dẫn của bộ tài chính

• Cách ghi này đối với mỗi bút toán thì bạn Ghi Nợ, PS Nợ trước ở dòng trên. Sau đó Ghi Có, PS Có ở dòng dưới. Cách ghi này đảm bảo đầy đủ nguyên tắc hạch toán kế toán kép. Nhưng cũng sẽ là rất khó với việc xử lý số liệu nếu ghi nhật ký chung theo cách này. Cách này có lẽ phù hợp nhất với hệ thống sổ sách được ghi chép bằng tay.

Cách định khoản trên sổ Nhật ký chung của một số trung tâm đào tạo kế toán

• Một số trung tâm đào tạo kế toán đã sửa lại sổ Nhật ký chung để dàng hơn trong việc tính toán với Excel. Tôi xin lấy ví dụ ra hai cách định khoản sau đây :

Cách 1 :

Trong trường hợp tách riêng rạch ròi ra từng bút toán. (Tôi ủng hộ việc tách riêng rạch ròi từng bút toán)

Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:

Trong trường hợp áp dụng ghi tắt lại cho gọn gàn hơn.

•            Cách ghi này đáp ứng được yêu cầu nợ ghi trước, có ghi sau và Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có. Tuy nhiên việc tính toán với Excel cũng chưa hẳn là đơn giản, hơn nữa mỗi bút toán ghi gấp đôi số dòng, khi nghiệp vụ của bạn tương đối nhiều thì chắc chắn sẽ là một trở ngại vô cùng lớn.

Cách 2:

•             Cách này dễ dàng nhất cho việc tính toán trên Excel, Số dòng trên Excel sẽ giảm đi một nửa so với cách 1 ở trên. Chỉ có vấn đề Tổng phát sinh Nợ và Tổng phát sinh Có có cân nhau không? Sẽ làm nhiều bạn băn khoăn. Tôi xin khẳng định hạch toán kiểu này là Hoàn toàn cân bằng Tổng phát sinh Nợ với Tổng phát sinh có. Vì cách hạch toán trên chỉ là cách thu gọn lại của việc thay đổi một chút bố cục của sổ nhật ký chung như sau 🙁Được thiết lập theo cách mà bạn được các thầy cô dạy trên giảng đường, bạn chú ý những đường kẻ chéo màu đỏ)

• Tổng quan lại, Cách 2 là cách tối ưu nhất cho việc định khoản trên Excel. Hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay đều đi theo hướng này vì tính ưu việt của chúng. Tôi xin lấy ví dụ với phần mềm kế toán MISA :

• Chế độ kế toán mới (Bao gồm cả thông tư 200 và thông tư 133) đã thoải mái hơn rất nhiều ở việc tùy biến các mẫu sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Nên bạn không cần băn khoăn vì việc thay đổi cấu trúc của Sổ Nhật ký chung. Hãy thay đổi nếu điều đó thuận tiện hơn cho chính công việc của bạn.
• Sau khi đọc xong bài viết này. Chắc bạn đã có sự lựa chọn cho riêng mình. Và đây cũng là câu trả lời của tôi cho câu hỏi : “Tại sao các anh chị ghi sổ khác cách e học trong trường thế?”  của các bạn sinh viên mới ra trường.
• Nếu bạn quan tâm đến khóa học kế toán thuế do tôi biên soạn và giảng dạy. Vui lòng click vào Banner ở cuối bài viết nhé.

Ghi chú : Việc để dòng trống xen kẽ cản trở rất nhiều tới việc tính toán của Excel. Bạn nên bỏ thói quen này mặc dù nó sẽ giúp bạn dễ nhìn hơn trong việc phân biệt các nghiệp vụ.

CHÚC BẠN THÀNH CÔNG TRONG CUỘC SỐNG