Nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng hình thức cho người lao động làm việc theo ca, căn cứ thời gian vào làm của họ được máy chấm công ghi lại, ta phải dựa vào bảng quy định khoảng thời gian vào làm của từng ca để xác định thời gian đó thuộc ca làm việc nào. Bài viết này của Học Excel Online sẽ giúp bạn thực hiện được yêu cầu đó.

Mục tiêu, quy tắc và yêu cầu

Mục tiêu

– Dựa vào giờ vào làm trong bảng dữ liệu trích xuất từ máy chấm công để xác định người lao động làm việc ca nào.
– Dữ liệu máy chấm công nhiều khi không tự chỉ ra ca làm việc mà chỉ có giờ vào, giờ ra.
– Người lao động làm việc các ca khác nhau có chế độ và cách tính lương có thể khác nhau giữa ca ngày – ca đêm.

Quy tắc

– Trên máy chấm công có quy định khoảng giờ vào làm giữa các ca.
– So sánh giờ vào làm được ghi nhận với khoảng giờ vào của các ca để xác định đó là ca nào.

Yêu cầu

Yêu cầu và cũng là diều quan trọng là bạn cần có bảng quy định khoảng giờ vào làm giữa các ca.

Cách dùng hàm VLOOKUP để xác định ca làm việc căn cứ vào giờ làm

Về hàm VLOOKUP bạn có thể tham khảo bài viết:

Hàm vlookup trong excel, hướng dẫn sử dụng chi tiết và có ví dụ cụ thể

Bạn dùng hàm VLOOKUP ở ô E25 như sau:

=VLOOKUP(C25, $B$19:$C$22, 2, 1)

• lookup_value: Giờ vào làm của nhân viên.
• table_array: Bảng khoảng giờ vào ca. Cần cố định bảng này.
• col_index_num: Cột Ca là cột thứ 2 trong bảng.
• range_lookup: Dò tìm tương đối theo khoảng giờ.

Một vài lưu ý khi áp dụng

• Phải cố định bảng tham chiếu khi viết công thức.
• Phải tương đồng về loại dữ liệu: Cùng là số giờ (loại Number).
• Bảng tham chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần về số giờ.
• Nếu các khoảng giờ vào ca không liên tục và tăng dần, bạn có thể sử dụng hàm IF biện luận theo từng loại ca.

Hy vọng qua bài viết này của Học Excel Online bạn đã nắm được cách để xác định ca làm việc của nhân viên căn cứ vào thời gian vào làm của nhân viên đó. Để hiểu thêm về cách vận dụng các hàm Excel vào trong lĩnh vực hành chính nhân tự bạn có thể tham khảo các bài viết.

 Tổng hợp các kỹ năng Excel dành cho hành chính nhân sự

Một số cách tính tuổi của nhân viên trong nhân sự

Hướng dẫn cách xác định ngày sinh nhật của nhân viên bằng hàm excel