Các hàm và công cụ Excel thường dùng trong quản lý cấp phát đồ dùng văn phòng

Trong bài viết Hướng dẫn cách quản lý cấp phát đồ dùng văn phòng trên Excel thì Học Excel Online đã giới thiệu tới các bạn cách xây dựng sơ đồ mô tả công việc quản lý cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm. Việc đó giúp các bạn có cái nhìn tổng quan và có hệ thống về những công việc cần phải làm khi thực hiện quản lý cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm trên file Excel. Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu về các hàm, công cụ Excel thường dùng trong công việc này nhé.

1. Quản lý nhập dữ liệu với công cụ Data Validation

Việc lập các danh sách đồ dùng, văn phòng phẩm, danh sách nhà cung cấp, danh sách bộ phận sử dụng nhằm mục đích:

• Quản lý theo hệ thống, tránh trùng lặp, sai sót.
• Tránh sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, ghi sổ
• Lập báo cáo theo đúng các đối tượng

Như vậy một trong những yêu cầu quan trọng là phải hạn chế, tránh sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, ghi sổ. Để làm được điều đó thì chúng ta áp dụng công cụ Data Validation để quản lý việc nhập dữ liệu vào các sổ.

Ứng dụng thứ 1: Tạo danh sách chọn cho nhà cung cấp, mã hàng trong Bảng kê nhập đồ dùng, văn phòng phẩm

Khi bấm chuột chọn vị trí bất kỳ trong cột Nhà cung cấp đều có 1 thông báo về điều kiện nhập dữ liệu, kèm theo tại vị trí đó có 1 nút mũi tên hướng xuống (Dropdown List) để chọn theo danh sách nhà cung cấp. Danh sách đó được lấy tương ứng theo Sheet Danh mục Nhà cung cấp.

Tham khảo: Tạo data validation với name động trong Excel với hàm Offset và counta

Ứng dụng thứ 2: Thiết lập điều kiện chỉ nhập dữ liệu dạng ngày tháng trong cột Ngày (cột C)

Khi nhập sai dữ liệu không phải là dạng ngày thì lập tức có thông báo lỗi nhập dữ liệu

Xem thêm: Cách thiết lập chỉ nhập dữ liệu dạng ngày tháng trong ô trên Excel

Tham khảo: Cách phân biệt dạng dữ liệu trong Excel với nhóm hàm IsNumber, IsNonText, IsText

2. Sử dụng hàm Vlookup để tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu

Hàm Vlookup là hàm tham chiếu khá phổ biến trong Excel. Khi chúng ta chọn 1 mã hàng theo danh sách chọn tạo bởi Data Validation, chúng ta cũng muốn ghi nhận tên mặt hàng đó, đơn vị tính. Nhưng thông tin này được tham chiếu dựa vào mã hàng được chọn.

Do đó để tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu thì cột Tên hàng và Đơn vị tính sẽ sử dụng hàm Vlookup để lấy nội dung, chúng ta không cần nhập trực tiếp vào cột này

Tham khảo: Hàm vlookup trong Excel và các ứng dụng nâng cao thường gặp

Trong công thức ở trên có kết hợp thêm hàm IF, hàm ISBLANK để kiểm tra dữ liệu ở ô F3: nếu là ô trống thì sẽ trả ngay về kết quả là rỗng để tránh bị lỗi không có đối tượng tìm kiếm trong hàm Vlookup.

3. Sử dụng Format Cells một cách hợp lý

Việc trình bày trên Excel khá quan trọng. Trình bày một cách khoa học, cẩn thận sẽ giúp bạn quản lý tốt dữ liệu. Có 2 điểm cần lưu ý khi trình bày dữ liệu:

• Định dạng kẻ khung, tô màu, căn lề: Phân biệt rõ phần tiêu đề của bảng tính với các vùng dữ liệu trong bảng. Những loại dữ liệu nào thì căn lề trái, dữ liệu nào căn lề phải, căn giữa cần được thống nhất ngay từ đầu để tránh dữ liệu trình bày lộn xộn, dễ nhầm lẫn.
• Định dạng đúng loại dữ liệu. Dữ liệu trong mỗi cột là dạng dữ liệu gì: Text, Số hay ngày tháng. Phải thống nhất về dạng dữ liệu, định dạng chuẩn cho loại dữ liệu đó từ trước, thống nhất trong cả cột đó.

Do vậy cần phải sử dụng tốt công cụ Format Cells của Excel để quản lý dữ liệu cho tốt.

Ví dụ:

Cột Ngày (cột C) là dữ liệu ngày tháng thì định dạng Format Cells/Number/Custome => Type là dd/mm/yyyy

Cột I, J, K là dữ liệu dạng số thì định dạng Format Cells/Number/Number => có dấu ngăn cách phần nghìn, có thể không dùng số thập phân.

Như vậy qua bài viết này chúng ta đã nắm được những hàm và công cụ cơ bản, thường được sử dụng trong việc quản lý cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm tại bộ phận hành chính nhân sự rồi. Trong bài tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về cách lập các báo cáo trong công việc này.

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu tới các bạn khóa học Hành chính nhân sự Online từ A đến Z. Đây là khóa học rất hữu ích cho các bạn trong công việc hành chính – nhân sự, bởi khóa học sẽ giúp bạn nắm được kiến thức một cách có hệ thống, tự tay xây dựng công cụ quản lý công việc trên excel và rất nhiều điều bổ ích khác. Chi tiết xem tại: