Hướng dẫn cách quản lý cấp phát đồ dùng văn phòng trên Excel

Hầu hết những ai làm trong bộ phận hành chính – nhân sự đều gặp phải yêu cầu quản lý cấp phát đồ dùng văn phòng. Tuy nhiên công việc này không có sẵn phần mềm quản lý mà hầu hết chúng ta phải tự quản lý trên Excel. Vậy làm thế nào để thực hiện công việc này một cách hiệu quả? Trong bài viết này Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý cấp phát đồ dùng văn phòng trên Excel, hay nói cách khác là nắm được các yêu cầu của công việc này, cách tổ chức và quản lý trên Excel bằng sơ đồ. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé:

1. Tạo Sheet danh mục đồ dùng cần quản lý

Khi làm việc trên Excel, chúng ta cần phải có riêng 1 phần để quản lý các danh sách, danh mục. Việc quản lý theo danh mục sẽ giúp chúng ta tổ chức 1 cách có hệ thống, vừa giúp tránh nhầm lẫn khi quản lý các đối tượng, vừa dễ dàng khi xây dựng các báo cáo.

Trong danh mục đối tượng cần theo dõi ở công việc quản lý cấp phát đồ dùng thường bao gồm:

• Danh mục hàng hóa, đồ dùng, danh sách thiết bị cần quản lý.
• Danh mục nhà cung cấp: nếu công việc yêu cầu về nhập hàng từ một số nhà cung cấp thì cần có thông tin về nhà cung cấp để có thể sử dụng khi cần.
• Danh mục bộ phận, phòng ban: Nơi sẽ được cấp phát, sử dụng đồ dùng. Các bộ phận này cần có 1 danh sách cụ thể để phục vụ công việc theo dõi, quản lý, báo cáo.

2. Tạo các Sheet Nhập / Xuất đồ dùng

Mỗi khi nhập mới đồ dùng hoặc xuất đồ dùng cho các bộ phận đều cần có 1 sheet để ghi lại các thông tin có liên quan. Việc này nên ghi riêng ra các Sheet:

• Sheet Nhập đồ dùng: nhập từ nhà cung cấp
• Sheet Xuất đồ dùng: Xuất cho các bộ phận sử dụng

Khi một nghiệp vụ phát sinh sẽ liên quan tới các Phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng. Việc Nhập – xuất đồ dùng cần có chứng từ, giấy tờ cụ thể để quản lý. Mỗi giấy tờ này sẽ được ghi lại các thông tin vào các Sheet bảng kê nhập, bảng kê xuất.

3. Tạo Sheet Báo hỏng / Sử dụng hết

Mỗi khi bộ phận đã dùng hết hoặc dùng tới khi đồ dùng bị hỏng thì đều phải được ghi nhận trong Bảng kê báo hỏng, hết. Việc này cũng cần lập chứng từ, giấy tờ ghi nhận các thông tin đó bằng Phiếu báo.

Trên Phiếu báo phải ghi rõ được chi tiết bộ phận nào sử dụng, hàng hóa, đồ dùng nào báo hỏng/hết, thời gian ghi nhận là khi nào.

4. Lập các báo cáo

Từ các bảng danh mục và bảng kê thông tin, chúng ta có thể sử dụng các hàm, công thức trong Excel để tổng hợp lại vào các báo cáo:

• Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn đồ dùng tại kho, tại bộ phận quản lý cho từng mặt hàng, đồ dùng.
• Báo cáo nhập-hỏng tại bộ phận sử dụng, cho từng bộ phận
• Báo cáo chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn của từng mặt hàng
• Báo cáo chi tiết tình hình sử dụng đồ dùng của 1 bộ phận
• Báo cáo tổng hợp chi phí về đồ dùng, văn phòng phẩm trong năm cho toàn đơn vị.

Dựa vào các báo cáo đó bộ phận hành chính – nhân sự sẽ lập kế hoạch nhập hàng cho kỳ tiếp theo, năm tiếp theo.

Đồng thời ban giám đốc, bộ phận cấp trên sẽ nắm được tình hình một cách rõ ràng, chính xác để có các kế hoạch về tài chính cho công việc này một cách hợp lý. Đây là yếu tố rất quan trọng để giúp cho cấp trên đánh giá hiệu quả của công việc của bộ phận hành chính – nhân sự.

Trong các bài viết tiếp theo, Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết hơn về cách lập các sheet, cách xây dựng công thức để lên báo cáo cho công việc này.

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu tới các bạn khóa học Hành chính nhân sự Online từ A đến Z. Đây là khóa học rất hữu ích cho các bạn trong công việc hành chính – nhân sự, bởi khóa học sẽ giúp bạn nắm được kiến thức một cách có hệ thống, tự tay xây dựng công cụ quản lý công việc trên excel và rất nhiều điều bổ ích khác. Chi tiết xem tại: