Hướng dẫn định khoản kế toán cơ bản trong kế toán

Định khoản kế toán là cách xác định ghi chép số tiền của các Nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào bên Nợ và bên Có của các tài khoản kế toán liên quan.

Xem nhanh

Nguyên tắc định khoản kế toán

Để định khoản được các nghiệp vụ kế toán, chúng ta cần nắm rõ những nguyên tắc sau đây:

– Một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ảnh hưởng ít nhất tới 02 tài khoản kế toán
– Luôn có ít nhất 01 tài khoản ghi Nợ và 01 tài khoản ghi Có
– Các tài khoản dùng để định khoản phải nằm trong danh mục tài khoản thuộc chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng
– Tổng số tiền bê Nợ = Tổng số tiền bên Có

Hướng dẫn cách định khoản kế toán cơ bản

– Bên Nợ ghi trước, bên Có ghi sau
– Căn cứ vào xu hướng biến động của tài khoản (biến động tăng hay giảm) để xác định ghi Nợ hay Có tài khoản đó
– Ghi Nợ ở bên trái, ghi Có ở bên phải
– Tổng số tiền bên Nợ = Tổng số tiền bên Có

Quy trình định khoản kế toán cơ bản

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
– Cần xác định nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đó ảnh hưởng tới những đối tượng kế toán nào
Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan
– Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng
– Tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là tài khoản nào
Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản
– Xác định loại tài khoản (tài khoản đầu mấy?)
– Xu hướng biến động của từng tài khoản (tăng hay giảm)
Bước 4: Định khoản
– Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có
– Ghi số tiền tương ứng

Hình ảnh minh họa Quy trình định khoản kế toán

Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng: 1.000.000 đồng

Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
Xác định được 02 tài khoản kế toán:
– Tiền mặt
– Tiền gửi ngân hàng
Bước 2: Xác định tài khoản liên quan
– Chế độ kế toán đơn vị sử dụng: Thông tư 133/2016/TT-BTC
– Tài khoản kế toán liên quan tới nghiệp vụ: Tài khoản Tiền mặt (tiền VNĐ): 1111 và Tiền gửi ngân hàng (tiền VNĐ): 1121
Bước 3: Xu hướng biến động
– Tài khoản 1111: giảm 1.000.000 đồng
– Tài khoản 1121: tăng 1.000.000 đồng
Bước 4: Định khoản
Tài khoản 1121 tăng lên 1.000.000 đồng => Ghi Nợ tài khoản 1121, số tiền 1.000.000 đồng
Tài khoản 1111 giảm đi 1.000.000 đồng => Ghi Có tài khoản 1111, số tiền 1.000.000 đồng

=> Cuối cùng chúng ta có định khoản sau:

Nợ TK 1121: 1.000.000đ

Có TK 1111: 1.000.000đ

Ví dụ 2: Mua hàng hóa nhập kho chưa thanh toán, tổng số tiền là 110.000.000 đồng (đã bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%)

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
Xác định được 03 tài khoản kế toán:
– Hàng hóa
– Phải trả người bán
– Thuế GTGT đầu vào
Bước 2: Xác định tài khoản liên quan
– Chế độ kế toán đơn vị sử dụng: Thông tư 133/2016/TT-BTC
– Tài khoản kế toán liên quan tới nghiệp vụ: Tài khoản hàng hóa: 156, tài khoản phải trả người bán: 331, Thuế GTGT đầu vào: 1331
Bước 3: Xu hướng biến động
– Tài khoản 156: tăng 100.000.000 đồng
– Tài khoản 1331: tăng 10.000.000 đồng
– Tài khoản 331: tăng 110.000.000 đồng
Bước 4: Định khoản
Tài khoản 156 tăng lên 100.000.000 đồng => Ghi Nợ tài khoản 156, số tiền 100.000.000 đồng
Tài khoản 1331 tăng lên 10.000.000 đồng => Ghi Nợ tài khoản 1331, số tiền 10.000.000 đồng
Tài khoản 331 tăng lên 110.000.000 đồng => Ghi Có tài khoản 331, số tiền 110.000.000 đồng