Hướng dẫn cách in sổ sách chứng từ cuối năm và cách sắp xếp chứng từ kế toán

Sắp tới thời gian phải nộp báo cáo tài chính cuối năm, công việc kế toán hẳn là rất bận rộn. Vậy làm thế nào để giúp chúng ta làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu cách in sổ sách chứng từ cuối năm và cách sắp xếp chứng từ kế toán nhé.

Lưu chứng từ

Lưu tòa bộ chứng từ, sổ sách, báo cáo dưới dạng file mềm trong ổ máy tính, để dùng rất nhiều khi cần.

In chứng từ

Chúng ta phải in ra giấy những bảng kê, báo cáo, tờ khai sau:

• Nhập xuất tồn
• Khấu hao TSCĐ
• Phân bổ CCDC
• Tờ khai báo cáo thuế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn…các loại báo cáo đã nộp. Lưu ý với quyết toán thuế TNCN không tải lại trên trang nhantokhai được (bản các bạn đả nộp thành công), nên khi làm QT TNCN xong các bạn lưu ý in luôn ra để lưu, và lưu tại bản mềm trong máy tính.
• Bảng kê mua vào, bán ra kẹp vào tờ khai thuế GTGT
• Bảng Lương

In sổ sách kế toán

Sổ in theo hình thức NKC gồm có:

• Sổ nhật ký chung
• Sổ nhật ký chi tiền
• Số nhật ký thu tiền
• Sổ tiền gửi ngân hàng
• Sổ quỹ tiền mặt
• Sổ nhật ký bán hàng
• Sổ nhật ký mua hàng
• Sổ chi tiết công nợ phải thu
• Sổ chi tiết công nợ phải trả
• Sổ chi tiết tạm ứng, chi tiết phải thu/phải trả khác.
• Sổ chi tiết vay/mượn khác.
• Sổ chi tiết ngân hàng
• Sổ cái các tài khoản
• Sổ theo dõi TSCĐ, CCDC

Sắp xếp chứng từ

Để phục vụ cho công tác thanh tra kiểm tra nên sắp xếp sổ sách chứng từ theo loại:

• Sắp xếp theo loại: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, chứng từ ngân hàng, hóa đơn mua vào, bán ra, phiếu hạch toán kế toán, Tờ khai báo cáo theo từng loại, quyết toán tình hình nộp BHXH, Các chứng từ nộp NSNN, hợp đồng…
• Nếu có hoạt động xuất nhập khẩu thì sắp xếp theo tờ khai nhập, xuất và chứng từ kèm theo mỗi tờ khai.

Bộ hồ sơ xuất / nhập khẩu gồm có:

• Hợp đồng thương mại (Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:

Trường hợp xuất hàng vào khu chế xuất, xuất khẩu tại chỗ… những trường hợp được xem như xuất khẩu (trong lãnh thổ nước Việt Nam) thì bộ hồ sơ xuất khẩu còn có hóa đơn GTGT/ hóa đơn bán hàng, ngoài ra có thể có:

• Tín dụng thư (L/C)
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate).

Những lưu ý

• Hóa đơn đầu ra, đầu vào nên xếp theo thứ tự bảng kê mua vào, bán ra đã khai trên tờ khai hàng tháng/ hàng quý.
• Khi tách hóa đơn mua vào nhớ lật mặt sau hóa đơn ghi chú số phiếu chi, phiếu nhập vào. Tiện nhất( nếu DN có máy photocopy) là dùng bảng photo hóa đơn kẹp vào phiếu chi, phiếu nhập, chứng từ ngân hàng. Bảng chính tách ra để xếp riêng theo tờ khai thuế.
• Khi lập phiếu thu chi, nhập, xuất trong phần nội dung ghi chú thu, chi, nhập xuất theo hóa đơn số mấy, ngày…
• Lập bảng kê hóa đơn mua vào trên 20 triệu bằng cách trích lọc từ bảng kê mua vào và thêm cột ngày thanh toán và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Lập bảng kê hàng xuất nhập khẩu.