Tìm hiểu về công việc của kế toán công nợ

1. Tại sao lại phát sinh công nợ

Có nhiều nguyên nhân để dẫn tới việc phát sinh công nợ trong công việc, có thể kể ra một vài nguyên nhân như:

  • Nguyên nhân cơ bản thường gặp: không đủ tiền trả ngay khi mua hàng nên có thể chịu nợ để vẫn có thể lấy được hàng ngay, một thời gian sau mới trả tiền => Rút gọn thủ tục, quy trình để thuận tiện hơn
  • Trong một vài trường hợp người bán mong muốn bán được hàng nên cho phép người mua có thể chưa cần trả tiền ngay vẫn được lấy hàng => Thúc đẩy việc kinh doanh của người bán
  • Người mua không cần có tiền vẫn có thể lấy được hàng => Sau khi hoàn tất việc thương mại mới phải trả tiền => Cần ít vốn hơn thực tế mà vẫn hoạt động được => Có lợi hơn cho người mua
  • Lãi suất của việc nợ tiền có thể thấp hơn lãi suất huy động từ các kênh khác nhờ vào uy tín của bên mua => Có lợi cho người mua
  • Có tiền nhưng không trả ngay mà muốn nợ để dùng tiền đó vào việc khác nhằm thu thêm lợi ích.

Việc phát sinh công nợ có thể mang lại một số ưu điểm, lợi ích, nhưng cũng đem đến những phức tạp và tốn chi phí:

  • Có rủi ro khi không thu hồi được nợ
  • Tốn chi phí cho người quản lý, theo dõi nợ
  • Việc đòi nợ có thể gây ảnh hưởng tới tình hình hoạt động, hiệu quả kinh doanh.

2. Đối tượng theo dõi

Đối tượng chủ yếu của công nợ là:

  • Công nợ với khách hàng: Nợ phải thu – tài khoản kế toán là 131
  • Công nợ với nhà cung cấp: Nợ phải trả – tài khoản kế toán là 331
  • Nội bộ doanh nghiệp: Tạm ứng / hoàn ứng – tài khoản kế toán là 141
  • Các khoản phải thu khác – tài khoản kế toán là 138
  • Các khoản phải trả khác – tài khoản kế toán là 338
  • Nội bộ giữa chi nhánh-công ty, chi nhánh-chi nhánh. Tài khoản kế toán là 136 và 336

3. Nội dung công việc của kế toán công nợ

Lập danh sách các đối tượng cần theo dõi: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, chi nhánh…

  • Tạo mã các đối tượng
  • Thông tin liên quan đến các đối tượng: địa chỉ, số điện thoại…

Đối với từng đối tượng cụ thể cần xác định các tiêu chí theo dõi, quản lý công nợ:

  • Thời hạn của mỗi khoản nợ
  • Các hợp đồng được ký kết, chú ý về điều khoản thanh toán trong hợp đồng của từng đối tượng
  • Các đợt thanh toán. Có thể thanh toán 1 hợp đồng thành nhiều đợt nên cần theo dõi được tất cả các đợt thanh toán

Công việc cần làm khi theo dõi công nợ:

  • Khi phát sinh hợp đồng mua bán, cần ghi nhận các thông tin trong hợp đồng để theo dõi: mã đối tượng, tổng số tiền, các đợt thanh toán, thời hạn và số tiền của từng đợt (nếu có), lãi suất quá hạn (nếu có) => Lưu giữ và bảo quản hợp đồng để tiện cho việc tra cứu, kiểm tra khi cần thiết.
  • Theo dõi số tiền được thanh toán của khách hàng, số tiền trả cho nhà cung cấp, số hoàn ứng… căn cứ vào các chứng từ: phiếu hoàn ứng, phiếu thu, giấy báo có… để theo dõi việc thanh toán công nợ => Lưu giữ chứng từ làm căn cứ đối chiếu
  • Ghi sổ theo dõi công nợ (hoặc sổ nhật ký chung), định khoản các nghiệp vụ phát sinh => Làm cơ sở để lập các báo cáo, đối chiếu công nợ với các bên.
  • Theo dõi, phân chia công nợ thành các kỳ hạn, bậc nợ. tính lãi trả chậm với các trường hợp quá hạn trả, thống kê các khoản nợ xấu, khó đòi
  • Lập biên bản đối chiếu công nợ khi có yêu cầu hoặc vào cuối mỗi kỳ kế toán. Thường lập tối thiểu là 2 bản và có xác nhận của các bên, mỗi bên lưu ít nhất 01 bản làm căn cứ kiểm tra và thanh toán nợ.
  • Lập các báo cáo tổng hợp cho tất cả các đối tượng để có thể kiểm soát và đánh giá tình hình công nợ, giá trị công nợ => Phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ, đánh giá tình hình công nợ trên một nhóm đối tượng, nhóm nợ cũng như kế hoạch tài chính của công ty.
  • Lập các báo cáo chi tiết cho từng đối tượng cụ thể để làm cơ sở đối chiếu công nợ và đánh giá tình hình công nợ với từng đối tượng cụ thể.

4. Kết luận, đánh giá

Vai trò của kế toán công nợ ngày càng quan trọng trong các doanh nghiệp, vì hầu hết trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có công nợ.

Tính chất công việc của kế toán công nợ liên quan trực tiếp đến tiền trong doanh nghiệp, ảnh hưởng rất lớn tới việc đưa ra các quyết định kinh doanh, quyết định quản trị của giám đốc doanh nghiệp. Do đó việc quản lý tốt công nợ sẽ đem lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp.

Đặc điểm công nợ của mỗi doanh nghiệp lại khác nhau, nhu cầu theo dõi công nợ cũng khác nhau, do đó đòi hỏi người quản lý công nợ phải có kỹ năng tốt, có thể tự xây dựng công cụ quản lý đặc trưng riêng cho mình để phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Vì vậy Excel là công cụ tốt nhất và phù hợp nhất cho công việc này, vì nó vừa đáp ứng được nhu cầu phổ biến, vừa đáp ứng nhu cầu tùy biến tương ứng theo đặc điểm doanh nghiệp và trình độ của người sử dụng.

Nhằm đáp ứng nhu cầu về quản lý công nợ trên Excel, Học Excel Online sẽ ra mắt các bạn khóa học

KCN101 – Ứng dụng Excel và VBA vào quản lý công nợ

Khóa học sẽ giúp các bạn có thể có cái nhìn tổng quát về quy trình quản lý công nợ, các kiến thức và kỹ năng excel, VBA để giúp chuẩn hóa quy trình trên excel, từ đó có thể vận dụng vào thực tế trong doanh nghiệp để tùy biến theo nhu cầu sử dụng.

Các bạn có thể tìm hiểu thông tin chi tiết khóa học tại https://hocexcel.online/