Những lưu ý về Chứng từ kế toán

Mỗi ngày, một đơn vị tiếp nhận rất nhiều hoạt động kinh tế, tài chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phải được ghi nhận, phản ánh và phải có căn cứ để chứng thực, ghi sổ và lưu trữ để kiểm tra. Các nghiệp vụ này sẽ được thể hiện thông qua các chứng từ kế toán.

Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ giới thiệu tới các bạn những thông tin tổng quan về Chứng từ kế toán và những lưu ý khi sử dụng Chứng từ kế toán.

Khái niệm

Điều 4, Khoản 7 của Luật kế toán định nghĩa Chứng từ kế toán như sau: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”

Các bạn có thể hiểu đơn giản hơn: Chứng từ kế toán là bằng chứng của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng văn bản. Chứng từ là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán.

Như vậy, các bạn cần tập trung vào 02 đặc điểm lớn vê Chứng từ:

• Là bằng chứng của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
• Ở dạng văn bản

Điều kiện

Kế toán chỉ tiến hành ghi sổ kế toán khi các chứng từ có đầy đủ 03 điều kiện sau: Hợp pháp, hợp lệ, hợp lý. 

• Hợp pháp: chứng từ đó được nhà nước cho phép lưu hành
  VD: Hóa đơn ghi các mặt hàng bị cấm, hoặc mặt hàng không có trong giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, …
• Hợp lệ: chứng từ có đầy đủ các thông tin phù hợp với các thông lệ của nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức, …
  VD về hóa đơn không hợp lệ: Hóa đơn không ghi rõ thông tin của người mua, người bán, không đầy đủ chữ ký của những người liên quan, …
• Hợp lý: chứng từ phải phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
  VD về hóa đơn không hợp lý: Doanh nghiệp không có xe ô tô nhưng có các chứng từ về xăng, dầu, hoặc doanh nghiệp có xe sử dụng xăng nhưng lại có hóa đơn về dầu, …

Lưu ý

– Nếu chứng từ chưa đầy đủ 03 điều kiện trên, cần các bộ phận liên quan bổ sung để chứng từ đầy đủ 03 điều kiện này.

Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:

– Nếu không thể đảm bảo đầy đủ 03 điều kiện trên, mà bắt buộc phải ghi sổ thì sau khi ghi sổ, các bạn phải loại vào chỉ tiêu B4 – Chi phí không được trừ trong tờ khai kế toán thuế TNDN.

Bạn có thể tham khảo bài viết khác cùng chủ đề để hiểu tổng quát các nội dung trong Kế toán:

– Những điều cần lưu ý khi ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

—

Chúc các bạn học tốt cùng Học Excel Online!